高校人事檔案管理的問題及對策

邢旭亮，封 頔

（牡丹江醫(yī)學(xué)院，黑龍江牡丹江157011）

高校人事檔案管理的問題及對策

邢旭亮，封 頔

（牡丹江醫(yī)學(xué)院，黑龍江牡丹江157011）

高校人事檔案管理是高校人力資源管理中的重要組成部分，其存在有著重要的意義。而作為當(dāng)下大多數(shù)學(xué)校采用的人事檔案管理模式，在新的環(huán)境和形勢下機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。高校人事檔案管理應(yīng)加強(qiáng)管理科學(xué)化和管理信息化。

高校人事檔案；集中管理模式；信息化

一、高校人事檔案管理的必要性

（一）人員身份的象征

高校人事檔案記載了高校教職人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、科研水平、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容，是一名教職人員身份的證明和素質(zhì)的體現(xiàn)。作為對歷史的真實(shí)記錄，通過檔案，能夠清楚地了解一名教師的過去。當(dāng)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及同事無法對一名教師給予完整評價(jià)的時(shí)候，檔案變成了一個(gè)重要的依據(jù)。

（二）高校人力資源工作的根本

高校人事檔案在高校人力資源管理中也起到重要作用，為高校的各項(xiàng)工作提供了人才的基礎(chǔ)信息保障，無論是人事部門對人員的錄用、辭退，教學(xué)部門對人員的考勤記錄，財(cái)務(wù)部門對人員的薪資管理，都離不開最基本的檔案。現(xiàn)代高校為了能夠知人善任，會(huì)全方位地考察一個(gè)人的綜合素質(zhì)，檔案中記錄的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷都將派上用場。可以說，檔案是高校人才管理的最根本依據(jù)。

（三）各類原始檔案的重要組成

不管是何種類的人事檔案，都在大的宏觀環(huán)境下為黨和國家在人事管理方面起到了記錄的作用，人事檔案在組織人事工作實(shí)踐過程中產(chǎn)生，但又服務(wù)于組織人事工作。作為各類人事檔案的重要組成部分之一，高校人事檔案還對其他類別檔案在管理和使用等方面起到了重要的反饋?zhàn)饔谩?/p>

二、高校人事檔案管理的模式

（一）集中管理模式

即檔案實(shí)體與檔案信息均由學(xué)校的一個(gè)部門進(jìn)行集中管理，一般是高校的人事部門、檔案館（室）等。檔案的管理工作平時(shí)均由集中管理檔案的部門負(fù)責(zé)，檔案的出入、增減均由專人負(fù)責(zé)，當(dāng)各部門或個(gè)人需要對檔案進(jìn)行查閱、復(fù)制等工作時(shí)，到專門的存檔部門登記使用。這種模式是當(dāng)今高校大多采用的管理方式。

（二）分散管理模式

即檔案實(shí)體與檔案信息由多個(gè)部門分管，自成體系，自我發(fā)展。檔案的管理工作平時(shí)由各部門單獨(dú)完成，此工作一般由教學(xué)人員兼顧，無專人負(fù)責(zé)。當(dāng)需要全面的人事檔案信息時(shí)，各部門進(jìn)行匯總。這種模式屬于傳統(tǒng)高校采取的管理模式。

我國的高校人事檔案管理工作無論是哪種模式都存在著優(yōu)點(diǎn)和弊端，例如，分散管理模式有著各部門之間檔案信息聯(lián)系不緊密、人員缺乏專業(yè)性等問題，卻也有著條塊分明、均衡發(fā)展等長處。

三、高校人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏靈活性

人事檔案集中到學(xué)校的一個(gè)部門管理，造成了檔案利用率的降低，需要涉及到與自己檔案相關(guān)的問題，都必須一次次地反復(fù)到檔案室進(jìn)行查閱，拖延了其他工作的進(jìn)展，使總體效率值降低。

（二）缺乏動(dòng)態(tài)性

人事檔案是一名教師一生的簡歷縮放，人的一生沒有到達(dá)終點(diǎn)，那么他的檔案也就一直處在變化當(dāng)中，而檔案管理部門一般并不是人事檔案的直接形成機(jī)構(gòu)，在信息的來源和形成方面受到其他各個(gè)部門的制約，如果其他部門不能做到人事信息的配合工作，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，那么勢必造成個(gè)人人事檔案內(nèi)容的缺失，對當(dāng)事人造成巨大影響。

（三）缺乏安全性

把大量的檔案集中存放在一處，這本身就是極大的風(fēng)險(xiǎn)，特別是現(xiàn)代的高校檔案大多還以紙質(zhì)的媒介存在，需要檔案管理人員自身提高安全意識(shí)，檔案室的位置、溫度、斷電情況等都要特別注意。

（四）缺乏公開性

高校檔案管理工作一直都具有很強(qiáng)的保密性，即使是管理檔案的專門工作人員也都要簽訂嚴(yán)格的保密協(xié)議。但是現(xiàn)代社會(huì)越來越強(qiáng)調(diào)對公民知情權(quán)的重視，教師對自己人事檔案內(nèi)容的知情，對自己人事檔案被使用情況的知情，都迫在眉睫。高校人事檔案集中管理部門要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，逐步揭去檔案神秘的面紗。

（五）缺乏規(guī)范性

集中統(tǒng)一管理的檔案，由于受歷史條件的限制，許多材料采用的紙張規(guī)格不統(tǒng)一、裝訂不整齊、書寫不規(guī)范等問題屢見不鮮。因此，對高校人事檔案的規(guī)范化研究勢在必行，為檔案室提供嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，統(tǒng)一的檔案整理辦法，整齊的書寫內(nèi)容要求，已成為亟需解決的問題。

（六）缺乏專業(yè)性

人事檔案固然扮演著極其重要的作用，但它在高校中還只是處于從屬的服務(wù)地位，受重視的程度可想而知，從人力、資金等各方面都受到極大的局限性，無法發(fā)揮出它本身應(yīng)有的價(jià)值。特別是從事檔案管理工作的人員大多都不是科班出身，在管理意識(shí)和自身綜合素質(zhì)方面還存在較大差距。

四、高校人事檔案管理存在問題的對策

（一）管理科學(xué)化

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)。各高校應(yīng)加大對檔案管理工作的宣傳，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)及教職員工的檔案意識(shí)，使他們能充分認(rèn)識(shí)到檔案是國家和學(xué)校的重要財(cái)富，積極配合檔案工作的開展；適當(dāng)加大對檔案工作的投入，保障日常開銷，增加一定的儀器設(shè)備。

2.規(guī)范檔案管理。對集中管理的檔案，根據(jù)上級組織部門的相關(guān)制度和要求規(guī)范化管理。對于歷史遺留問題進(jìn)行處理，根據(jù)最新要求規(guī)范檔案盒、紙張規(guī)格、書寫要求、材料分類等。檔案材料的收集和整理是人事檔案工作的基礎(chǔ)，對于材料的收入轉(zhuǎn)出，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，貫徹落實(shí)簽名責(zé)任制，對收入的檔案及時(shí)歸檔，轉(zhuǎn)送的檔案及時(shí)清理，不定期對于檔案實(shí)體及其使用情況進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)。

3.健全人才管理機(jī)制。檔案的管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)，又很枯燥、繁瑣的工作，這就對檔案的管理人員提出了很高的要求，專門性的人才，且具有極強(qiáng)的耐心，細(xì)致入微，對繁瑣的工作和檔案的復(fù)雜性都能處理得當(dāng)。學(xué)校應(yīng)不定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高政治素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，緊跟網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的步伐，對電子信息文檔及網(wǎng)絡(luò)操作得當(dāng)，抱著一顆服務(wù)大眾的心，全心全意的開展檔案管理工作。

4.適度開放檔案信息。多年以來，檔案工作都實(shí)行本人回避制度，有著極強(qiáng)的保密性，輕易不為人所知。但隨著當(dāng)今社會(huì)人權(quán)的越來越被重視，作為人權(quán)重要組成部分的知情權(quán)也應(yīng)得到切實(shí)的應(yīng)用。其實(shí)檔案當(dāng)中有許多材料都是由個(gè)人填寫，如干部履歷表、入黨志愿書、自傳等等，并不是完全的神秘不為人知，作為檔案的集中管理部門更不應(yīng)該繼續(xù)遮遮掩掩。近幾年隨著王紅英、黃梅芳等干部檔案造假問題的不斷涌現(xiàn)，檔案管理更需要透明化，只一味的依靠各級組織部門的監(jiān)督是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這就給檔案管理的開放又提供了輿論環(huán)境。當(dāng)然，人事檔案中還涉及到很多敏感的隱私問題，不便于公開，所以正確的做法應(yīng)該是對于那些涉及高度個(gè)人隱私以及國家機(jī)密的問題應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的保密政策，而對于那些本人可以了解的材料，給與充分的知情權(quán)。

（二）管理信息化

現(xiàn)代社會(huì)，隨著電子技術(shù)以及信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展壯大，以報(bào)紙為代表的紙媒開始受到巨大的沖擊，許多報(bào)紙雜志開始出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)版，甚至有些網(wǎng)絡(luò)版以取代實(shí)體報(bào)紙，電子書的功能也不斷強(qiáng)大。紙張更不容易保存，時(shí)間久了紙張本身以及其上的字體都有可能損毀破舊，況且紙質(zhì)檔案的查詢收索工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于整理使用。這就不得不讓人聯(lián)想，作為紙媒一種的檔案有一天也可能會(huì)被電子信息檔案所取代。擁有大量檔案的集中管理模式恰恰能夠更好地適應(yīng)檔案的信息化管理，開展檔案管理工作。

首先，檔案的集中管理部門要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好對檔案及材料的使用記錄和統(tǒng)計(jì)。利用先進(jìn)的數(shù)碼拍攝和掃描設(shè)備，按照文件的正確順序，根據(jù)要求對檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描，將掃描出來的圖片進(jìn)行處理及修改，存入專門建立的檔案數(shù)據(jù)庫，成為高校人事檔案的資料存儲(chǔ)中心和處理中心，向著數(shù)字化檔案館的方向建設(shè)。

其次，高校人事檔案集中管理部門應(yīng)該在自己學(xué)校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基礎(chǔ)之上，建立一個(gè)以高校教職員工人事檔案信息為主的人員管理信息系統(tǒng)，效仿歐美國家，為每名員工建立電子身份地址，整合教職人員的各類信息資源，讓學(xué)校內(nèi)的各個(gè)部門都能利用網(wǎng)絡(luò)共享信息資源。在這個(gè)人事檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，能夠按照部門和個(gè)人要求的不同，對檔案信息進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等，并以相應(yīng)的表格、文檔等方式生成。當(dāng)然在這個(gè)過程當(dāng)中，人事檔案集中管理部門的人員也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)自身素質(zhì)的提高，努力學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化的管理方法，適應(yīng)不同類型的操作平臺(tái)。

總而言之，在新的形勢和政策下，占高校人事檔案管理模式大多數(shù)的集中管理模式存在著不少的問題，面臨著新型管理模式的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也有著更多的機(jī)遇發(fā)展自己，相信通過現(xiàn)代化的管理方式和技術(shù)手段，高校人事檔案集中管理模式還會(huì)往前更進(jìn)一步。

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[2] 李長江.高校人事檔案管理中的問題及對策[J].晉中學(xué)院學(xué)報(bào)，2007(4)：36-38.

[3] 劉 琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學(xué)研究，2011(5)：20-23.

[4] 朱慶華.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(12).

［責(zé)任編輯：高 瑞］

G271

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1005-913X（2015）07-0290-01

2015-06-16

邢旭亮(1987-)，男，碩士研究生，研究方向：傳播學(xué)。