加強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)外協(xié)業(yè)務(wù)管理的思考

○崔惠絨 梅東濱

（1、中國科學(xué)院光電研究院 北京 100094

2、北京市準(zhǔn)分子激光工程技術(shù)研究中心 北京 100094）

科研外協(xié)指科研院所將自己承擔(dān)的科研項(xiàng)目中的一部分設(shè)計(jì)、加工、測試等業(yè)務(wù)委托給其他有能力完成的單位。隨著我國科技事業(yè)的大力發(fā)展及國際市場多元化的激烈競爭，科研院所完全依靠自身能力已無法滿足當(dāng)前科研項(xiàng)目研發(fā)周期短、技術(shù)高精尖的新要求。因此，整合社會資源，進(jìn)行科研外協(xié)將是大勢所趨。然而縱觀眾多的科研外協(xié)單位，技術(shù)水平參差不齊，許多中小企業(yè)由于技術(shù)能力和管理水平相對比較薄弱，常常存在科研外協(xié)質(zhì)量隱患，延緩甚至阻滯整個科研工作正常開展的問題也時有發(fā)生。面對此現(xiàn)狀，如何加強(qiáng)科研外協(xié)管理，有效整合社會資源，用最短的時間周期、最低的經(jīng)濟(jì)成本，完成科研外協(xié)業(yè)務(wù)，將是科研院所現(xiàn)階段乃至未來一段時間內(nèi)亟待開展的重點(diǎn)工作之一。

一、現(xiàn)階段科研外協(xié)存在的主要問題

1、科研外協(xié)管理意識薄弱，普遍不夠重視

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，許多科研院所為了提高管理水平，已建立了比較完整的管理體系。然而由于傳統(tǒng)機(jī)制的一些固有特點(diǎn)，不少科研院所還存在著管理意識不強(qiáng)、管理工作不科學(xué)、風(fēng)險認(rèn)識不足的現(xiàn)象。科研外協(xié)發(fā)生問題時往往就事論事、表面化處理，缺少深入分析和嚴(yán)肅整改，致使同類問題反復(fù)出現(xiàn)，管理體系處于非常不良好的運(yùn)行狀態(tài)，為科研外協(xié)業(yè)務(wù)埋下了風(fēng)險隱患。同時一些科研外協(xié)業(yè)務(wù)承擔(dān)單位（以下簡稱“供應(yīng)商”）對科研外協(xié)業(yè)務(wù)的高技術(shù)要求認(rèn)識不足，對如何控制管理更是沒有較系統(tǒng)的認(rèn)識，致使科研外協(xié)過程失控，指標(biāo)和性能無從保證，很大程度上又進(jìn)一步加大了科研外協(xié)風(fēng)險隱患。

2、科研外協(xié)技術(shù)指標(biāo)不清晰，協(xié)調(diào)溝通不暢

一般而言，科研外協(xié)是由具備一定資質(zhì)的外單位供應(yīng)商承擔(dān)。實(shí)際實(shí)施中，由于受到空間距離、時間協(xié)調(diào)、人員素質(zhì)等多種主客觀因素的影響，往往出現(xiàn)雙方理解偏差，科研外協(xié)交付驗(yàn)收后才發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題，只能返工修補(bǔ)。這在很大程度上影響了科研工作進(jìn)度，無形中也增加了科研外協(xié)的經(jīng)濟(jì)成本。

一方面，由于科研工作的專業(yè)性和不確定性，在研發(fā)之初，科研人員往往也不能很精確地把控科研外協(xié)的每一個性能和技術(shù)指標(biāo)，這自然而然在很大程度上造成供應(yīng)商的理解差異。再加上科研外協(xié)的高要求和保密性，供應(yīng)商承接的只是整個系統(tǒng)很小的一部分，其在不了解整個系統(tǒng)特性的情況下，很難對科研外協(xié)進(jìn)行透徹的理解和過程分析，對風(fēng)險及難度亦認(rèn)識不足，編制的工藝文件也不夠明確、清晰，無法對科研外協(xié)業(yè)務(wù)實(shí)施全過程的管理和控制。另一方面，沒有建立有效的溝通機(jī)制，科研院所與供應(yīng)商，科研院所各部門間，供應(yīng)商各部門間的信息交流不暢。具體表現(xiàn)在供應(yīng)商與科研院所之間沒有及時溝通，理解出現(xiàn)偏差；科研院所內(nèi)各部門沒有有效協(xié)調(diào)，科研外協(xié)疏于管控；供應(yīng)商生產(chǎn)工人沒有及時將信息反饋，延誤了及時分析處理的時機(jī)等方面。

3、科研外協(xié)內(nèi)控制度不健全，過程監(jiān)督不到位

一方面，科研院所對供應(yīng)商的資格評審和專業(yè)能力的確認(rèn)沒有給予足夠重視，甚至一些科研院所在經(jīng)費(fèi)不足的情況下，為了盡可能降低成本，將一些管理體系不健全的民營小企業(yè)納入合格供方名錄，致使科研外協(xié)業(yè)務(wù)管理處于失控或半失控狀態(tài)。同時，大多數(shù)科研院所一旦將科研業(yè)務(wù)外協(xié)給供應(yīng)商后，很少會對其生產(chǎn)過程進(jìn)行嚴(yán)格管控，致使外協(xié)供應(yīng)商管理不規(guī)范。由于科研外協(xié)單件、小量生產(chǎn)的特性難以為供應(yīng)商帶來規(guī)模效益，因此有的供應(yīng)商為了追求利益最大化，往往采取了量化考核措施，對科研外協(xié)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、工藝、操作等沒有相應(yīng)的控制要求和規(guī)范，甚至對關(guān)重工序和特殊過程都沒有進(jìn)行控制。員工們也往往為追求眼前利益，不按工藝要求完成，在時間參數(shù)、溫度參數(shù)、應(yīng)力參數(shù)、工藝環(huán)節(jié)方面偷工減料，無法保證科研外協(xié)質(zhì)量要求。另一方面，科研院所內(nèi)部各部門職責(zé)分工的不同，也未盡到對科研外協(xié)全過程嚴(yán)格監(jiān)督管理的責(zé)任，再加上科研院所全成本核算的壓力，一些科研院所為了節(jié)約人員成本，盡力壓縮管理人員編制，致使科研外協(xié)業(yè)務(wù)管理無法有效實(shí)施，過程監(jiān)督不到位。特別是當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量問題時，只能是能修復(fù)就修復(fù)，能返工就返工，實(shí)在不行，就只好報廢，對出現(xiàn)的問題也不認(rèn)真進(jìn)行分析整改、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、采取措施等一套完善的手段，根本沒有辦法溯源，更無從改進(jìn)。

二、加強(qiáng)科研外協(xié)管理的思考

1、全員參與，增強(qiáng)管理意識

加強(qiáng)科研外協(xié)管理，首先要發(fā)揮每一位相關(guān)人員的主觀能動性。要求科研院所與供應(yīng)商全員參與，從一線職工到單位領(lǐng)導(dǎo)都要從自身做起，從小事做起，逐步增強(qiáng)管理意識。在開展科研外協(xié)業(yè)務(wù)時，不僅僅需要科研院所和供應(yīng)商雙方領(lǐng)導(dǎo)的重視，管理人員的專業(yè)管理，更需要廣大一線職工的正確認(rèn)識、全員參與，每一位員工都要樹立正確的思想意識，踏踏實(shí)實(shí)、盡職盡責(zé)做好本職工作，積極參與科研外協(xié)業(yè)務(wù)管理，確保科研外協(xié)滿足項(xiàng)目研發(fā)需求。同時，科研院所和供應(yīng)商在日常工作中也要注重科研外協(xié)業(yè)務(wù)管理的宣貫培訓(xùn)，將管理體系作為科學(xué)管理的平臺，結(jié)合單位實(shí)際情況，逐漸建立起科研外協(xié)控制標(biāo)準(zhǔn)及程序，有意識地引導(dǎo)一線職工認(rèn)真學(xué)習(xí)、深入領(lǐng)會科研外協(xié)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和控制體系文件，逐步加強(qiáng)實(shí)踐應(yīng)用，并不斷持續(xù)改進(jìn)。

2、明確需求，加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通交流

明確科研外協(xié)需求，是加強(qiáng)科研外協(xié)管理的先驅(qū)條件，科研院所提供的外協(xié)技術(shù)要求越詳細(xì)、清晰，供應(yīng)商制定的實(shí)施方案才會越合理、可行。但科學(xué)研究未知因素較多，研發(fā)之初不確定性較強(qiáng)，科研院所不可能提出非常具體的需求，而是在雙方不斷溝通、協(xié)調(diào)、探索的過程中逐步明確。

一是科研院所應(yīng)綜合考慮項(xiàng)目總體方案、研究目標(biāo)、研究內(nèi)容、發(fā)展應(yīng)用等多方面因素，對系統(tǒng)指標(biāo)參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)分解，盡可能制定詳細(xì)、完善、準(zhǔn)確的外協(xié)技術(shù)要求及驗(yàn)收準(zhǔn)則。繼而在雙方協(xié)商達(dá)成共識的基礎(chǔ)上，簽訂科研外協(xié)合同及其附加協(xié)議，詳細(xì)明確雙方的職責(zé)和考核指標(biāo)，包括技術(shù)參數(shù)、性能要求、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收準(zhǔn)則和驗(yàn)收方式等，確保科研外協(xié)順利交付。

二是雙方應(yīng)針對科研外協(xié)具體實(shí)施的全過程進(jìn)行深入溝通與協(xié)調(diào)。首先，科研院所應(yīng)協(xié)助供應(yīng)商對外協(xié)技術(shù)細(xì)節(jié)的理解，積極介入和跟蹤外協(xié)過程，了解供應(yīng)商的技術(shù)水平、工藝工裝和設(shè)備投入等情況，對供應(yīng)商反饋信息及時進(jìn)行指導(dǎo)，使其能夠?qū)ν鈪f(xié)重點(diǎn)及難點(diǎn)問題進(jìn)行識別及控制。其次，供應(yīng)商也應(yīng)逐步規(guī)范自身的信息溝通反饋機(jī)制，針對科研外協(xié)的具體特點(diǎn)，創(chuàng)建協(xié)調(diào)交流管理平臺，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通并解決問題，逐步完善自身的科研外協(xié)控制手段。最后，隨著研發(fā)工作的逐步深入，科研外協(xié)的具體需求也會有不斷的更改，科研院所與供應(yīng)商雙方應(yīng)在原型科研外協(xié)基礎(chǔ)上，通過定期或不定期召開座談會等多種形式進(jìn)行有效溝通，深入探索討論變更后的需求及其實(shí)現(xiàn)途徑，逐步明確外協(xié)具體需求，推進(jìn)科研工作。

3、完善內(nèi)控，強(qiáng)化全過程管理

一是在開展科研外協(xié)業(yè)務(wù)之初，科研院所應(yīng)嚴(yán)格選擇合格的供應(yīng)商，加強(qiáng)外協(xié)前的審批管理。科研院所外協(xié)管理部門、質(zhì)量管理部門和科研技術(shù)部門應(yīng)依據(jù)科研外協(xié)具體要求和單位內(nèi)控程序，從合格供應(yīng)商目錄中選取并確定滿足要求的供應(yīng)商。具體地，當(dāng)科研工作需要外協(xié)時，應(yīng)綜合考慮科研項(xiàng)目研制目標(biāo)、研究內(nèi)容、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等各方面因素，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)水平及供貨業(yè)績等，考核其是否具有滿足技術(shù)要求的能力，初步確定滿足要求的供應(yīng)商。特殊情況下，若要選取合格供應(yīng)商目錄以外的臨時供應(yīng)商需按程序進(jìn)行審批，臨時供應(yīng)商除提供具有能力、質(zhì)量資質(zhì)證明的相關(guān)文件外，還應(yīng)有良好的技術(shù)服務(wù)，能確保科研外協(xié)全過程處于受控狀態(tài)。

二是在實(shí)施科研外協(xié)業(yè)務(wù)之中，科研院所應(yīng)對供應(yīng)商實(shí)施動態(tài)管理，充分發(fā)揮外協(xié)管理部門、質(zhì)量管理部門和科研技術(shù)部門的作用，加強(qiáng)科研外協(xié)過程監(jiān)督管理。具體地，科研院所應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的相互配合，如外協(xié)管理部門負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商評價與科研外協(xié)流程審核，質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商質(zhì)量保證能力的考查及科研外協(xié)過程質(zhì)量跟蹤，科研技術(shù)部門負(fù)責(zé)明確具體的技術(shù)指標(biāo)與要求等。同時科研院所還應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督管理，外協(xié)管理部門應(yīng)會同質(zhì)量管理部門、科研技術(shù)部門定期或不定期對供應(yīng)商進(jìn)行管理、質(zhì)量、技術(shù)等方面的能力檢查。

三是在交付科研外協(xié)業(yè)務(wù)之時，科研院所應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)程序嚴(yán)格組織驗(yàn)收工作。科研院所應(yīng)詳細(xì)規(guī)范科研外協(xié)驗(yàn)收制度，編制驗(yàn)收大綱，對供應(yīng)商交付的科研外協(xié)進(jìn)行全面復(fù)檢，確認(rèn)其合格后才能用于科學(xué)研發(fā)工作。首先，應(yīng)按合同要求進(jìn)行外觀、數(shù)量、文件資料（供應(yīng)商提供的使用說明、檢驗(yàn)報告、檢測數(shù)據(jù)、出廠合格證等相關(guān)證明文件）的檢查。然后，由專職的檢驗(yàn)人員按照驗(yàn)收大綱，對合同技術(shù)指標(biāo)、功能性能、規(guī)格尺寸、外觀和缺陷等內(nèi)容逐項(xiàng)檢查，做好原始記錄并存檔，經(jīng)驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格及簽字后方可辦理出入庫手續(xù)。最后，經(jīng)驗(yàn)收確屬不合格的，應(yīng)視情況做出退貨、局部返修后回用等解決方式。同時將驗(yàn)收信息反饋給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商分析原因，限期整改，杜絕此類問題再次出現(xiàn)。

三、結(jié)語

科研外協(xié)作為研發(fā)工作的重要組成部分，對科研項(xiàng)目能否順利實(shí)施起著關(guān)鍵性作用，加強(qiáng)科研外協(xié)管理對于推進(jìn)科研院所各項(xiàng)工作、促進(jìn)國家科技事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。加強(qiáng)科研外協(xié)管理工作需要科研院所和供應(yīng)商二者密切配合，只有從全員參與增強(qiáng)管理意識做起，加強(qiáng)執(zhí)行協(xié)調(diào)溝通，強(qiáng)化科研外協(xié)科學(xué)管理和過程監(jiān)督，才能使科研外協(xié)全過程處于持續(xù)受控狀態(tài)，確保科研外協(xié)滿足項(xiàng)目研發(fā)應(yīng)用需求。

[1]李先林：軍品科研外協(xié)加工管理特點(diǎn)與質(zhì)量控制措施[J].管理觀察，2014（ 7）.