淺談合同閉環管理

王久忠

淺談合同閉環管理

王久忠

在合同閉環管理中，合同關閉環節的設定有其必要性和特殊性，具體實踐中需根據不同的合同條件加以確定。合同關閉審查完畢標識著該合同已進入歸檔狀態，實現合同閉環管理。

合同管理；合同關閉；合同閉環

合同閉環管理是對合同準備、簽訂、履行、終止、關閉合同的全生命周期管理。本文結合合同管理經驗，在如何做好合同關閉管理這方面進行探討，重點就合同關閉與閉環管理中的有關問題進行闡述。

一、合同閉環管理的基本特征

合同關閉管理是合同實現閉環管理的最后一環，合同閉環管理的基本特征有：

第一，全過程管理。合同閉環管理是對合同準備、簽訂、履行、終止、關閉合同的全生命周期管理。通常情況下，一份正常履行的合同，它都需要經過這樣的生命周期，并非針對其中某個環節的管理。

第二，階段性。合同閉環管理只有在合同主體雙方權利義務終止后，履行了合同關閉所須進行的各項審查、清查、評價工作后才進入合同閉環管理狀態。

第三，系統性。合同閉環管理是一個系統工程，它不僅包括前期的準備與訂立（主要包括供應商承包商的選擇，盡職調查、合同起草、合同談判、合同訂立等），還包括中期的合同履行，以及后期的合同終止、合同關閉。凡合同條款內容所涉的各部門都須加入合同管理的事務中。

二、合同閉環管理的必要性及判斷標準

不實行閉環管理不利于維護公司權益。合同成立生效后，合同主體雙方進入履行狀態。通常我們合同履行都是由各個業務員或經辦人在具體跟蹤運作，在這過程中，業務員或經辦人會出具或持有一些書面文件和憑證。由于業務人員工作內容繁雜，如果公司沒有剛性要求合同終止后必須進行合同關閉，合同原件及附件諸多資料必須歸檔保存等規定，業務人員很可能會將這些原件資料散落他處或遺失。當后期合同履行發生變化，如合同變更、合同解除時雙方產生爭議，業務員無法提供相應原件資料，使公司處于不利局面。

合同進入閉環管理的時間節點與合同關閉是一致的，因此我們只需確定合同關閉的標準。根據合同終止原因的不同，合同關閉的標準也不盡相同。《合同法》第九十一條之規定，有下列情形之一的，合同的權利義務終止：（一）債務已經按照約定履行；（二）合同解除；（三）債務相互抵銷；（四）債務人依法將標的物提存；（五）債權人免除債務；（六）債權債務同歸于一人；（七）法律規定或者當事人約定終止的其他情形。

一般而言，絕大部分合同終止都是因為當事人雙方全面履行，合同權利義務均告消滅，合同及時關閉。結合我們實際合同管理的現狀，我們認為對于因完全履行致使合同關閉的標準主要分兩類：一類，以合同中約定的有效期為準。合同的有效期截止，合同的權利義務均告終止，合同關閉。這種情況多發生在年度合同或框架協議中。如物資采購領域每年都會訂立相應的采購框架合同，一旦框架協議的有效期截止，該協議就不能與下一年度產品訂單結合用作財務部門付款的依據。另一類，以合同中的權利義務履行完畢為標準。但是如何把握“權利義務履行完畢”的具體適用尺度，我們認為應當根據不同合同類別加以確定。通常情況下主要有這樣幾種情況：1.工程設計、施工、安裝、監理、承攬類合同。當合同相對方已完成施工作業、土建工程、設備安裝、電器儀表安裝等工作后，承包方正式提出驗收申請，經委托方驗收合格并辦理完全部付款。這類合同通常都有質保期和質保金條款，在未付質保金或未逾質保期的情況下，該合同均不能辦理關閉。2.買賣合同。當合同項下的貨物已完成驗收、入庫并簽署相應憑證的，視為已經驗收交付，買方辦理全部付款的，合同關閉。3.勞務、培訓、知識產權類合同。當合同項下的服務、培訓事項完成，技術成果交付使用，受托方予以接受并付款的，合同關閉。

特殊情況下，因合同成立后合同生效或履行的客觀情況發生變化，或因法律的規定，出現合同不能履行或履行已成為不必要時，合同進入關閉狀態。如合同因解除、抵消、提存、債務免除、同歸致使權利義務終止，合同關閉。根據《合同法》中關于合同解除、債務抵消、提存、同歸等規定，結合合同管理實踐，我們認為可以從四個類別加以把握：1.附生效條件的合同。當合同成立后因合同所附生效條件不成就，致使合同不發生效力時，合同進入關閉狀態。2.合同解除。當合同履行過程中發生合同法定解除情形或者雙方協議解除合同，該合同即進入關閉狀態。3.可撤銷合同和無效合同。當合同被依法認定無效或被撤銷的，該合同為進入關閉狀態。4.合同生效須遵循法律法規的特殊規定的。根據《合同法》四十四條第二款之規定，法律、行政法規規定應當辦理批準、登記等手續方能生效的合同，依照其規定。如這類合同未被批準或登記，該合同視為進入關閉狀態。如中外合資經營企業訂立的技術轉讓協議。

三、合同閉環管理的內容

合同閉環管理是對合同準備、簽訂、履行、終止、關閉合同的全過程管理。因合同閉環的最后環節是合同關閉，故本文在此僅對合同關閉管理的內容加以闡述。

（一）對合同實際履行內容的審查

合同履行完畢后，我們要對該合同的實際履行情況進行審查，實踐中我們以書面審查為準，不進行現場核查，通常我們重點審查以下幾個方面：

1.審查合同合法性。比如中外合資經營企業訂立的技術轉讓協議。合同主體雙方已經按照合同約定履行結束，合同關閉審查時發現該合同未向審批部門報批，換言之，即合同尚未生效卻已經履行完畢。

2.審查合同履行是否與合同約定相一致，有無未完事項或其他附隨義務。如合同履行時產品規格型號發生變化，雙方應當辦理合同變更但未辦理變更，一旦產生糾紛，無相應的書面資料做支撐，不利于后續問題的處理。

3.審查合同付款是否按照合同約定金額、比例或進程付款。質保金是否在質保期滿后支付。

4.審查合同是否正常履行。如履行過程中，相對方有無違約情形，是否有相應證據，有無未追究的違約糾紛事項。

（二）書面資料的清理

書面資料的清理應當堅持三個原則：一是堅持全面系統原則，凡合同訂立、履行過程中形成的各類書面資料均應清查梳理。二是堅持原物原件的原則，以滿足證據要求。三是堅持歸口管理原則，合同主辦單位、合同執行單位以及合同管理部門是合同資料清理的責任主體，在合同管理制度中明確各自的書面資料收集歸檔范圍。根據我們現行的合同管理制度，結合合同關閉的實際情況，我們認為書面資料的清理主要包括以下各項：1.合同文本（正本、副本）及附件，技術協議。2.補充協議、變更或解除合同協議。3.合同相對人法人授權委托書。4.合同會簽審查審批單。5.意向書、備忘錄、會議紀要、領導批示。6.現場簽證、驗收確認書、質量異議書、催款通知書。7.往來電報、電傳、傳真、電子數據交換、電子郵件。8.招投標文件、比質比價文件、詢比價文件。9.其他涉及合同的資料。

（三）合同履行后評價

合同履行后評價就是根據以上書面資料的清理，對進入關閉環節的合同進行總結、分析，形成書面意見，為今后合同相對人的選擇以及合同管理水平的提升奠定基礎。

合同履行后評價是由合同主辦單位在匯集合同執行單位意見的基礎上，對進入關閉狀態的合同進行的評價。它主要包括以下內容：1.合同履行情況的評價。主要是對合同約定和實際執行進行符合性、一致性分析，主要包括工期、質量、投資、HSE等合同目標的實現情況 ，是否發生異常履行情況，合同經辦人就合同履行中出現的特殊情況及采取的措施等所作的情況說明。2.合同信用評價。主要是對合同相對方的信用做出評價，并對相對方的信用問題提出意見，為今后合同相對人的選擇以及合同管理水平的提升積累第一手基礎資料，同時也有利于完善承包商、供應商準入制度，留下優質客戶。

四、合同閉環管理現狀及建議

盡管合同閉環管理有其必要性，但是目前的管理現狀卻不容樂觀。通過對全國多家企事業單位合同管理制度的比較研究，我們發現這些制度中對合同關閉專門制訂控制性規定和規范的僅占少數幾家。大部分企業合同管理仍側重于“重訂立、輕履行”或者“重合同訂立、履行，輕合同終止、關閉”。經分析，我們認為造成忽視合同關閉環節主要是由于：制度中沒有相應的要求，合同歷經的各部門之間職責劃分不清或互相推諉，合同經辦人合同管理意識不強等等。因此，我們提出以下幾點建議：

（一）完善合同管理制度

在合同管理制度中明確各合同主辦部門、合同執行部門、合同歸口管理部門之間的責權利，促使合同主辦單位和合同管理機構分工負責、相互協作。對于進入關閉環節的合同，由合同主辦部門經辦人員匯集合同執行部門的各項履行資料辦理合同關閉。合同歸口管理部門應當做好合同關閉工作的督促、檢查、指導等綜合管理，向相關部門提示合同遺留事項、提出風險警示等相關工作。同時合同歸口管理部門應建立合同簽訂、履行、關閉臺賬，合同閉環管理將各類合同歸入中去。

（二）建立并完善合同管理信息系統

合同閉環管理就是合同準備、合同訂立、合同履行、合同變更、合同關閉全生命周期的管理。如果建立合同管理信息系統，合同經辦人從合同準備到合同審批、合同簽署、合同項下付款的申請和審批、合同的關閉、合同的歸檔等環節都能在系統中實現。如果合同管理信息系統能與其他關聯系統（如ERP系統）緊密銜接，實現數據的相互交換和共享，則更有利于合同管理部門動態監控合同。

（三）建立合同經辦人全程負責制

合同經辦人是各合同主辦部門負責承辦具體合同的人員。從合同準備開始，經辦人就一直介入操辦具體合同事項，合同是否訂立，相對人履行情況如何、是否需要辦理合同變更、合同可否終止等等事項，合同經辦人是了然于胸。盡管經辦人對上述事項都很清楚，如果他怠于行使職責或者疏于大意，該辦理變更的未變更，該履行合同關閉程序的不愿意去完成，致使該合同一直處于未關閉狀態，一旦有風險發生，無法提供各項證據資料原件，互相推諉，使公司處于被動局面。為強化經辦人的主人翁意識，我們認為建立經辦人全程負責制可以讓合同經辦人主動辦理合同關閉，有利于合同管理部門順利開展合同閉環管理。

（四）加強合同經辦人的專業培訓

合同經辦人是最初促使合同產生的主體，合同相對人的選擇，合同是否正常履行，合同是否辦理關閉均取決于合同經辦人的初審和判斷，因此我們認為，合同經辦人能否與時俱進、規范操作離不開合同管理知識的專業培訓，管理者應當定期聘請專家授課，講述現代管理理念和合同管理體系，為持續提升合同閉環管理開辟新局面。

王久忠，金陵石化法律事務室干部。

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1008-4428（2015）06-95-03