初探企業(yè)物資采購驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

李東錦

摘要：眾所周知，物資是企業(yè)賴以生存的基礎，而物資的采購和物資驗收是企業(yè)在生產(chǎn)運行的過程中必不可少的環(huán)節(jié)。物資的采購直接關系到企業(yè)的經(jīng)濟效益，物資的驗收作為物資采購的重要環(huán)節(jié)，則直接影響企業(yè)的企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品質量。本文通過對企業(yè)運行過程中在采購和驗收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制中暴露出的缺點和不足進行初步探討，提出幾點初步的解決措施。

關鍵詞：物資采購 驗收 內(nèi)部控制

企業(yè)的物資采購和驗收直接關系著產(chǎn)品的成本和質量，間接影響企業(yè)的形象和信譽，故加強企業(yè)在物資采購和驗收這一舉足輕重的環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制就成了企業(yè)發(fā)展過程中迫在眉睫的工作。

一、基本概述

（一）企業(yè)內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護企業(yè)自身利益、以保證企業(yè)的經(jīng)濟效益和實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展為目地、根據(jù)企業(yè)自身情況而制定的管理措施，用于約束和激勵企業(yè)內(nèi)部的工作人員（包括管理層人員），以實現(xiàn)企業(yè)的順利運轉。

（二）企業(yè)的物資采購及驗收

企物資采購及企業(yè)的采購人員根據(jù)企業(yè)的需求和企業(yè)預算的成本，通過對企業(yè)內(nèi)部情況的鑒定以及對外部市場的調查，進行比質比價，以爭取最低成本購進最優(yōu)物資為目標，對企業(yè)生產(chǎn)所需原材料進行購買的過程。而物資驗收作為物資采購的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)對所購進物資質量的進一步確定，關系著企業(yè)生產(chǎn)所需原材料的好壞，直接影響企業(yè)生產(chǎn)的正常進行與否。

二、企業(yè)物資管理的現(xiàn)狀

物資的采購和驗收作為企業(yè)生產(chǎn)的前期準備工作，是各項工作得以順利進行的基礎。由此可見物資采購人員及物資驗收人員可謂身兼重任，他們不但承擔著物資采購的任務，還關系著企業(yè)及企業(yè)員工的切身利益。以下是對我國企業(yè)在物資管理上的一些不足進行的初步探討：

（一）采購方案不合理

合理的采購方案是采購工作得以正常進行的前提和基礎，而一項合理的采購方案應該根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)要求而制定，將產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、型號以及初步估價等通過表格或其他能讓人一目了然的形式表現(xiàn)出來。采購時沒有根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計劃做出準確的判斷，導致原材料購置不合理。原材料購置過多過少都會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成影響，原材料購置過多會導致原材料閑置或浪費，導致原材料占企業(yè)運行資金的比重超過預期范圍，影響企業(yè)的資金周轉，原材料購置過少則容易造成生產(chǎn)被迫暫停；所購置的原材料沒有嚴格符合生產(chǎn)要求，造成原材料的浪費以及生產(chǎn)資金的損失。

（二）供應商選擇的不合理

供應商作為企業(yè)生產(chǎn)所需原材料的提供者，其所輸出的商品直接關系到生產(chǎn)企業(yè)的利益問題，是采購小組采購的過程中較為關鍵的因素，因此供應商的選擇是采購方案完成后采購人員需要重點考慮的一個問題。企業(yè)在采購的過程中對供應商信息了解得不夠全面，沒有事先對供應商的信息進行調查；對原材料的了解不全面，沒有主動對原材料進行市場調查，只是對供應商提供的信息進行簡單的確認，導致采購難以達到“以最低價格購置最優(yōu)原料”的目的；選擇的供應商誠信度不夠，專鉆企業(yè)采購空子，導致企業(yè)采購的原材料在質量上或數(shù)量上達不到生產(chǎn)計劃的要求。

（三）合同不夠嚴密

合同簽訂是在供應商與采購人員經(jīng)過一系列的市場調查之后，雙方通過溝通交流進行比價、議價后達成共識的表現(xiàn)形式。合同是交易雙方在法律程序上的一種自我保護形式，但物資的交易協(xié)議其實對雙方來說都是一把雙刃劍。采購合同不嚴密，容易導致合同信息的錯漏，交貨時間、交貨地點、付款條件以及售后服務等在合同中沒有得到細致或明確的表達，勢必對企業(yè)的經(jīng)濟效益造成一定的威脅。

（四）物資的驗收力度不大

物資的驗收作為物資采購的最后一個環(huán)節(jié)，也是采購作業(yè)的最重要的環(huán)節(jié)。驗收流程的不嚴密，是導致驗收環(huán)節(jié)出錯的重要因素；驗收人員的專業(yè)水平不夠或對原材料的了解程度不夠，對所購進的原材料的質量無法判斷，導致驗收到還存在著假貨或劣質品進入生產(chǎn)線，對企業(yè)的生產(chǎn)造成嚴重影響；驗收人員對貨品的清點力度不夠，導致原材料的數(shù)量滿足不了生產(chǎn)需求，造成成產(chǎn)的非正常原因暫停。

（五）采購驗收的監(jiān)督機制不嚴密

企業(yè)的監(jiān)督機制是企業(yè)為保護自身發(fā)展而對內(nèi)部人員設立的一種約束，若企業(yè)的監(jiān)督機制不嚴密，造成采購人員和驗收人員有機可乘。采購和驗收人員的整個物資采購的執(zhí)行員，掌握著物資采購的主動權，如果采購和驗收人員與供應商相互勾結，狼狽為奸，在采購價格、貨品質量或交易合同上動手腳，將會導致物品質量、數(shù)量達不到生產(chǎn)要求，對企業(yè)資金造成嚴重浪費，對企業(yè)的正常運轉造成嚴重的影響。

三、加強企業(yè)物資采購驗收的內(nèi)部控制

在企業(yè)的長期發(fā)展進化過程中，已經(jīng)形成了基本的采購驗收流程和采購驗收的相關管理規(guī)定，但如果這些流程得不到完善，管理規(guī)定不夠謹慎嚴密，就會給一些不法分子鉆企業(yè)作業(yè)流程空子、鉆企業(yè)管理規(guī)定空子的機會，勢必給企業(yè)造成經(jīng)濟上的損失，導致企業(yè)管理的混亂。因此加強企業(yè)物資采購驗收的內(nèi)部控制手段，避免各種暗箱操作和相互勾搭的行為，是保證企業(yè)經(jīng)濟效益的基礎，是企業(yè)正常運轉的根本之道。

（一）加強對采購方案的控制

在采購方案制定初期，生產(chǎn)部、財務部、庫管、運營等各個部門都要連同采購部共同參與采購方案的確定，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)要求及提供的成本，通過對市場的調查結果和對企業(yè)內(nèi)部情況全面考慮，確定所需購進原材料的型號、數(shù)量及初步估價對采購方案進行初步擬定；主管部門應對擬定的采購方案進行仔細審定、查漏補缺，查定采購方案所申報的物資是否符合生產(chǎn)要求，所申報的物資數(shù)量是否滿足生產(chǎn)需求，避免物資質量不符和物資數(shù)量不恰而造成物資浪費資金損失的現(xiàn)象。

（二）準確選擇供應商

準確選擇供應商的前提是企業(yè)要有一定的供應商資源，故企業(yè)在進行采購前應該建立相應的供應商資源庫，通過擴充供應商資源庫，加大供應商之間的市場競爭，將采購物資的最大主動權掌握在企業(yè)手中；加強對供應商信息的把握程度，建立對供應商的評估系統(tǒng)，對供應商的信譽度、經(jīng)營狀況、技術程度、供應能力進行一個準確的把握；多多進行市場調查，多多借鑒同行企業(yè)的采購經(jīng)驗，多多聽取同行企業(yè)關于供應商的意見并注意核實；在企業(yè)內(nèi)部適當進行供應商信息的公開，公正合理地淘汰一些不利于企業(yè)長期經(jīng)營發(fā)展的供應商。endprint

（三）加強對交易合同的把握度

物資采購人員在與供應商進行采購協(xié)議商討的過程中應注意在不違反國家法律法規(guī)的前提下最大程度地為企業(yè)贏得最高的利于和最高的主動權，確保所定的合同或協(xié)議具有法律意義且符合企業(yè)的運行發(fā)展；在簽訂采購協(xié)議或合同前應該仔細審查有關內(nèi)容，對交貨時間、地點、貨運方式、付款條件及售后服務等內(nèi)容進行仔細確認；對違背協(xié)議后雙方應承擔的責任和義務進行明確的規(guī)定；如果條件允許，應該聘請專業(yè)的法律人員或法律顧問對參與采購合同或協(xié)議的簽訂，通過專業(yè)的律師對采購合同進行仔細審閱，在最大程度上保護公司的基本利益。

（四）加強對物資驗收的控制

在驗收的過程中，較為容易導致驗收結果不符合生產(chǎn)要求的原因是驗收人員沒有對采購物資進行驗收而直接入庫，導致缺斤少兩及假貨劣質品殘存等現(xiàn)象的發(fā)生，制定嚴密的物資驗收流程，是避免驗收環(huán)節(jié)出錯的有效方式；加強驗收人員的專業(yè)水品，提高驗收人員對購進原材料的認識程度，提升驗收人員對原材料質量的把握度，有利于劣質品和假貨的檢出，而不至于讓企業(yè)承擔本不應承擔的經(jīng)濟損失；加大驗收人員對原材料的清點力度，對盤盈和盤虧等問題都要細追其中的原因并做好相應的記錄，若是由于驗收人員失誤而造成盤虧則要講責任追究到底，在最大程度上避免原材料在數(shù)量上限制生產(chǎn)計劃的順利進行。

（五）制定嚴密的監(jiān)督機制

不斷完善企業(yè)的監(jiān)督機制，制成嚴密的、健全的企業(yè)監(jiān)督體系，利用監(jiān)督體系，對企業(yè)員工形成一種內(nèi)在的約束作用和激勵作用。加強對采購及驗收人員的職業(yè)考評，全面提高采購及驗收人員的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，避免各種暗箱操作和勾搭行為的發(fā)生，對于因個人私利而做出損害企業(yè)利益的行為要給予深究并對其做出相應的懲罰以警示后人；建立績效評比制度，通過績效評比對企業(yè)員工進行獎勵，以提高員工的工作積極性，促進企業(yè)的又好又快發(fā)展。

總之，隨著企業(yè)在我國經(jīng)濟的發(fā)展中的地位提升，提高企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展速度和經(jīng)濟發(fā)展水平是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的新潮流。物資采購與驗收環(huán)節(jié)作為企業(yè)生產(chǎn)的基本條件，在企業(yè)的生存和發(fā)展中演繹著越來越重要的角色，加強企業(yè)在采購和驗收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的一項工作。通過內(nèi)部控制制定與企業(yè)長期發(fā)展相適應的戰(zhàn)略策劃和具有高度可實施性的管理制度，完善物資采購和驗收的相關流程，完善針對企業(yè)員工的各項獎懲方案，提高企業(yè)員工的職業(yè)道德素質，提高企業(yè)員工的專業(yè)素養(yǎng)，促進員工間的相互協(xié)調、相互監(jiān)督。加強企業(yè)在物資采購和驗收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，有利于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟利益的最大化，提升的市場競爭力。

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