淺析做好工程設備檔案管理的幾個關鍵環節

摘 要：工程設備檔案對工程設備管理有著極其重要的作用，目前存在的主要問題是工程設備資料收集不夠齊全、檔案管理不夠規范、力度不夠、制度不完善。關鍵環節是提高提高全體職工的檔案意識；加大工程設備資料的收集力度；建立健全工程設備檔案管理制度；為工程項目工作提供全方位服務。

關鍵詞：檔案管理；信息化；格局；思考

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 18-0000-01

工程設備檔案是指在工程建設過程中所購進和使用設備有保存價值的各種載體資料，是貫穿整個工程項目過程中工程設備的信息資料。建立健全工程設備檔案，強化工程設備檔案管理，對工程設備管理有著極其重要的作用。筆者就如何做好工程設備檔案管理談點個人見解。

一、存在的主要問題

基層工程建設單位普遍存在重視工程設備管理和使用，輕視工程設備檔案管理的現象。一些工程設備管理人員在驗收登記工程設備時只是簡單做一點記錄，卻不注重驗收登記結束后的規范存檔，設備的保養、維修等記錄殘缺不齊，工程設備資料缺失現象比較嚴重。后果是一旦遇到故障需要維修時，將缺乏第一手資料和原始的記錄依據，給工程建設單位留下了嚴重的安全隱患。概括起來主要存在以下幾方面問題。

（一）工程設備資料收集不夠齊全。工程設備購進驗收時，工程建設單位檔案部門或檔案人員不能參加開箱驗收，一些原始資料被有關使用人員隨機拿走；缺少年度或跨年度的使用維修記錄；故障排查、維修記錄等。

（二）工程設備檔案管理不夠規范。單位主管領導和檔案人員對工程設備檔案重要性缺乏足夠的思想認識，學習宣傳落實的主動性不高，檔案管理意識不清。基層工程設備檔案未能移交工程建設單位綜合檔案室管理，更談不上規范化管理，基本由工程項目人員在辦公室保管留存，工程設備登記檔案的安全性、保密性較差，工程設備檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。

（三）工程設備檔案工作力度不夠。目前工程項目普遍存在重視工程質量和進度，重視工程設備的使用，而對工程設備檔案的管理不夠重視，沒有納入全年目標任務的考核，從而導致認為對工程設備檔案管理工作可有可無。檔案管理職責沒有落實到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節。

（四）工程設備檔案管理制度不完善。缺乏有效的檔案管理辦法和管理制度，工程設備檔案應該由哪一個部門負責收集整理，哪一個部門負責保管利用；工程設備檔案管理辦法、工作規劃、工作制度由誰來制定或監督執行等等都不很明確。

二、做好工程設備檔案管理的幾個關鍵環節

工程設備檔案在工程建設中的地位和作用日益凸現，工程建設單位對工程設備檔案必須采取措施，進一步加強管理，促進工程設備檔案管理不斷健全與完善。

（一）提高提高全體職工的檔案意識。工程設備檔案涉及建設單位多個部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須提高全員檔案意識。一是要加強學習和培訓，積極貫徹落實檔案法律法規的相關知識，認識到工程設備檔案是提高公路工程管理質量的關鍵和保證。二是努力爭取單位領導和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使工程設備參與者、利用者逐步認識到工程設備檔案的唯一性和必要性，工程設備檔案管理正逐步由企業內部管理向信息化、市場化、社會化管理轉變的意識，才能變被動為主動，提高工程設備檔案管理水平。

（二）加大工程設備資料的收集力度。根據工程設備檔案管理要求，各參建部門都應配備專職檔案人員，明確各自管理職責權限，建立工程設備檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。一是加強各研究部門和單位人員的培訓力度，提高業務素質，規范各種不同種類器械資料收集藍本。二是規范使用、簽訂各類工程設備說明書、圖紙，保障工程設備檔案的合法和規范性。三是建立工程設備檔案登記臺賬，移交到工程建設單位綜合檔案室集中保管，切實解決以往分散保管工程設備資料，容易造成資料散失的問題，保證工程設備檔案的連續性、完整性、安全性，確保工程設備檔案齊全完整。

（三）建立健全工程設備檔案管理制度。建立工程設備檔案合同制、監理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需要移交的工程設備檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，有效的控制、監督、規范工程設備檔案的質量。一是嚴格制定工程設備檔案收集、整理、保管和利用制度。有關部門要明確責任范圍，確定各工作人員的業務范圍，既各司其職、各負其責，又互相支持、密切配合，以工程建設單位各業務科室劃分管理單位，及時將工程設備登記檔案信息錄入電腦管理，建立工程設備檔案數據庫。從而最大限度地提高工作效率。二是建立完善的考核制度，確保工程設備檔案管理工作有效開展。要制訂工程設備檔案規范化考核標準與辦法，將工程設備檔案管理納入日常業務考核，與工程項目主管人員和相關人員的業績獎罰掛鉤，激勵他們做好工程設備登記檔案管理工作的積極性，促進這項工作扎實有效地開展。

（四）為工程項目工作提供全方位服務。要加強對工程設備登記檔案專（兼）職人員的培養。通過短期培訓、相互觀摩交流等方式，以及不定期地進行輔導、檢查、監督，使他們盡快地熟悉和熟練工程設備登記檔案管理工作。注重開發檔案信息資源，一是工程設備檔案的利用，要改傳統的“坐等查閱”服務方式，建立新型的“快速服務、跟蹤服務、系列服務、全程服務”模式。在建立方便、快捷檢索工具的基礎上，大膽創新，在本工程建設單位系統內實現工程設備檔案資源共享。二是積極做好工程設備檔案的編研工作。利用現有工程設備資料、使用利用、維修資料等，進行科學整理歸類與分析，編制系統性的信息數據庫，為工程項目提供服務。三是開發挖掘市場信息資源。利用工程建設單位工程設備檔案的相關信息，加強系統內外的聯系，建立工程設備信息網絡，幫助工程建設單位研究人員快速應用繼續設備，提高研究工作效率。

參考文獻：

[1]章祥蓀.管理信息系統的系統理論與規劃方法[M].北京：科學出版社，2001.