科研單位如何開展好檔案數字化建設

摘 要：科研單位要把檔案數字化建設作為工作重點，搞好規劃與論證，搞好協作與配合，提供優質高效服務，提高全員檔案素質，既滿足科研單位現實發展的需求，又有利于單位長遠規劃的決策。

關鍵詞：科研單位；檔案；數字化；建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 18-0000-01

檔案數字化建設，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統，并圍繞該系統建立起電子檔案的檢索系統，構成一個檔案計算機存儲、傳輸、檢索、查詢、復制、利用的良性運轉體系。本文就科研單位如何開展好檔案數字化建設談幾點觀點。

一、立足本單位工作實際，搞好規劃與論證

檔案數字化建設的目標是是建立數字化檔案信息，將檔案資源通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。檔案數字化建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，需要投入很大的資金。科研單位要把檔案數字化建設作為工作重點，多渠道爭取支持，有計劃、有步驟的開展數字化建設，逐步探索出一條具有地方特色、符合發展實際的數字化建設之路。在數據庫設計以外，數字化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對數據庫的類別、與科研單位數字化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的保存等確立明確的標準，使檔案的收集、保存、使用應從數字化的角度獲得制度保障。因此，在數字化實施過程中，科研單位在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在數字化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，避免盲目上馬，盡可能避免資源的浪費。

二、爭取主管領導的支持，搞好協作與配合

檔案數字化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的檔案部門來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與單位相關部門的溝通、協調與配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。

一是要加強學習和培訓，積極貫徹落實檔案法律法規的相關知識，認識到檔案數字化是提高檔案管理質量的關鍵和保證。二是努力爭取單位領導和各職能部門的重視與配合，通過檔案數字化利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使檔案數字化參與者、檔案利用者逐步認識到檔案的唯一性和必要性，檔案管理正逐步由檔案內部管理向信息化、市場化、社會化管理轉變的意識，才能變被動為主動，提高檔案數字化水平。近幾年，檔案數字化建設在短短幾年的時間里有了快速發展，開展了電子檔案目錄和電子檔案接收工作，具備了信息存儲、應用及管理功能，數字化建設已步入規模化、網絡化發展軌道。數字化建設在短短幾年的時間里之所以取得如此成績，除了始終堅持積極、穩妥、不畏困難的工作作風外，一個重要的原因就是堅持協作的原則。

三、樹立特色信息意識，提供優質高效服務

數字化對檔案的利用帶來了一場深刻的革命，在客觀上要求科研單位必須轉變觀念，樹立特色信息意識，只有立足電子檔案的特性，轉變檔案管理的理念和要求，才能提供優質高效的服務。檔案數字化建設不僅在量，更在于質，在檔案數字化建設中，科研單位應該根據部門的需求，樹立特色信息意識。需要對科研檔案進行詳細的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、使用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎。

一是要對重要檔案目錄進行數字化處理，這是檔案數字化的基本工作。因為檔案數字化就是在檔案信息管理系統中采取目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據，以目錄數據為檢索入口，從而實現圖文信息的瀏覽；二是要有選擇地對重要檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。三是根據單位工作的需求，將重要信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優質、高效的服務。

四、積極開展教育和培訓，提高全員檔案素質

由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。檔案數字化建設是一項長期、全面而又具體的工作，數字化的實現不僅僅是檔案部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有人員的積極參與配合，全員檔案素質的提高對檔案工作數字化建設的質量起著關鍵的作用。隨著檔案內容的數字化存儲，對于閱讀檔案的人員權限必須具有明確的劃分。對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應從授權的角度予以規范。在必要的情況下，管理人員應通過檔案文件加密、文件防寫、網絡監控等措施確保檔案的安全，一旦發現問題，也能追根溯源。在實踐工作，一方面要積極引入懂計算機的專業人才，另一面要為檔案人員提供培訓、交流和學習的機會，通過與教育機構的通力合作，培養通曉檔案和信息技術的綜合人才，為檔案數字化建設不斷充實人才力量。因此，提高全員檔案素質是目前科研單位檔案數字化建設的重中之重。

科研單位開展檔案數字化建設，既滿足了科研單位現實發展的需求，又有利于單位長遠規劃的決策。科研單位只有克服困難，迎頭趕上，大力開展檔案數字化建設，才能適應社會和時代發展的需要，更好地為科研事業科學發展服務。

參考文獻：

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