論檔案管理工作內容與模式的轉變

【摘 要】互聯網技術不斷發展，整個社會入信息化時代。知識經濟時代的到來，對檔案管理工作的要求也不斷提高，結合信息化這一背景，對檔案管理工作提出了新的要求。這一系列變化就使的整個檔案管理工作內容與模式發生一系列變化。而只有正確認識這一系列變化，才能從實質上做好檔案管理工作。本文擬從檔案管理工作的內容與模式轉變要求出發，結合新要求為檔案管理工作提出新的發展建議。

【關鍵詞】檔案管理；工作內容；模式轉變

互聯網計算機技術、多媒體技術不斷豐富普及，整個檔案管理工作的信息化、數字化程度不斷提升。如何有效利用互聯網技術和電子信息技術檔案管理工作，就成為現階段檔案管理工作新的發展方向和更高要求。而通過檔案管理的信息化和數字化工作，能夠快速高效的完成整個檔案管理工作。整個檔案管理工作也更加迅速、準確。在互聯網信息化時代，傳統檔案管理方式已經無法適應新的檔案管理工作要求。檔案管理無論從內容，還是模式都朝著信息化、數字化方向轉變，這一切都是檔案管理新的發展方向，也是本文研究的重點。

1.檔案管理工作內容轉變分析

1.1檔案的收集工作分析

以前，檔案主要為紙質檔案。檔案管理人員一般都只負責收集最終檔案，同時對檔案進行合理歸檔。而這一過程，往往缺乏對過程和內容的了解。而在新的信息化時代，人們可以通過信息化技術將整個檔案的創建過程都記錄下來。同時，檔案資料收集不僅局限于紙質檔案，還包括電子檔案。

1.2檔案的保存工作及過程分析

傳統意義上的檔案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負責。而現階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。檔案保存工作是一項極其復雜的管理過程，傳統意義上的檔案管理往往由于數量復雜，丟失現象嚴重。而通過信息化建設和管理，通過對電子檔案進行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩定。

1.3檔案管理工作的新變化分析

傳統檔案管理主要側重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設備有了一定要求，電子設備都有一定使用周期和問題，一旦設備出現故障問題，都對檔案管理數據產生直接影響，嚴重情況下會導致整個檔案數據全部丟失。這就需要我們在進行檔案管理工作中，充分做好數據保護與備份、更新工作。傳統檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態問題，因此要做好檔案資料的訪問權限和訪問跟蹤工作。檔案管理系統一旦遭受病毒入侵，整個系統的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數據庫和服務器維護工作。

2.檔案管理工作模式的具體轉變分析

在以往檔案管理工作中，檔案一般都通過秘密等級進行管理。只要對實體檔案進行有效管理，就能確保檔案管理的安全。而信息化背景下的檔案管理工作，則需要主要對電子檔案的秘密性做好管理和安全預防。傳統檔案管理過程中，借閱時首先要辦理相關借閱手續，當借閱人對檔案資料有一定需求時，還會將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離這一局面。而在電子化信息時代，通過電子檔案信息系統維護和管理，不僅能夠有效節省管理人員，同時優化管理過程和管理體系。而電子檔案管理過程中，速度和效率都有較為明顯的改變，更高檔案利用率更強，而管理工作的效率也進一步加強。

現階段，檔案管理工作，不僅需要對檔案管理內容進行優化，還需要有效提升檔案自身利用率。而對檔案的充分利用，則是新時期檔案管理的創新和突破。新時期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應的管理體系，只用通過簡單的信息檢索，就能有效查詢整個檔案內容，整個過程不僅所需時間短，而且不需要進行人工分類，通過信息技術手段就能完成。

在信息技術時代，檔案管理工作的內容由于時代變化和發展而發生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調整、改革、完善和創新、優化結構，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案資料發揮應有的作用，體現應有價值。而檔案管理工作模式的具體轉變也是現階段檔案管理工作的客觀要求。

3.檔案管理工作內容及模式轉變下的具體措施分析

3.1緊密結合發展機遇，推動電子化、信息化管理模式

隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動，各單位在推動發展檔案管理工作進程中，要結合具體需求和信息化發展要求，改變傳統檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。

3.2變革管理理念，改變傳統檔案管理工作思路

隨著信息化程度的不斷提升， 檔案管理工作的要求不斷提升，內容也逐漸復雜，而想要對這一系列檔案資料進行高效管理，就需要轉變傳統檔案管理理念。由于檔案管理工作長期以來，內容復雜，且管理方法單調枯燥，因此，大多數檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個檔案管理工作思維多傾向于被動思維。這實質上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學化開展檔案管理工作就需要培養管理者創新的管理工作意識和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。

3.3積極完善檔案管理機制，不斷改革創新，檔案管理與發展相適應

信息化時代，檔案資料和內容也呈現幾何倍增長的趨勢。如何在這一形勢和背景下做好檔案管理工作就值得我們不斷探索、研究。同時，不斷增長的需求，也對檔案管理提出了新的更高要求，因此，只有不斷完善檔案管理機制，豐富檔案管理形式，加快創新形式，豐富改革內容，從而使得整個檔案管理工作與發展相適應。此外，檔案管理內容和模式的轉變，也需要我們改革工作思路，培養符合現階段檔案管理事業所需人才，將檔案管理與人才培養工作緊密結合。

4.結語

想要有效提升檔案管理水平及利用效率，就需要堅持完善多項管理制度，建立規范化管理體系。同時，要重視對人才的培養力度，結合社會發展需求，在不斷變革和完善過程中，豐富發展檔案管理工作基本要求，從而滿足時代發展變化。

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