關于高職院校學生檔案管理工作的思考

摘 要：學生檔案是對學生在校期間的情況進行反映的真實記錄， 它是人事檔案的一個組成部分，為了能夠充分的對高職院校的學生檔案在教育以及就業等方面的作用得以發揮，就要對其管理工作得到有效的改善。本文就當下的高職院校的學生檔案在管理中的問題進行分析，并結合實際就如何做好高職院校的學生檔案工作給出相應的應對策略，希望能夠對此領域的發展有所裨益。

關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-07-00-01

引言

隨著我國的教育改革不斷的深入，在高職院校的發展當中對于學生的檔案管理工作顯得尤為的重要，學生檔案是管理學生的一個基礎，想要在學生的管理以及實現其科學化和規范化就要從學生檔案管理開始進行，與此同時對于學生的檔案管理也是對高職學校對其管理水平的一個重要衡量標準。

一、高職院校學生檔案管理的基本概述

（一）學生檔案的基本涵義及其特征

隨著教育的不斷發展，對于高職院校的學生檔案的管理也愈來愈重要，從以往的紙質的學生檔案到現代的電子檔案，在管理上能夠很好的適應當前的社會發展，所謂的學生檔案是指在學校生活的過程中，對學生的一些在校的經歷和學習以及德才能力方面的真實記錄反映，通過文字或者是圖像聲音等形式進行存儲起來以備查考的歷史記錄[1]。對于高職院校的學生檔案的特征有著多方面，主要表現在檔案的多樣性和應用性、周期性和廣泛性、共存性和綜合性、分散性和動態性，這些特征在高職院校的學生管理過程中有著顯著的體現。

（二）學生檔案的的價值意義分析

高職院校在學生檔案管理上進行有效科學的管理有著其重要的價值意義，首先在教學中的價值意義是能夠為教師提供完善且科學的學生的測試資料，能夠使得老師更加準確的對學生有一個了解從而有針對性的實施教育，這樣能夠做到真正的因材施教，從而把教學質量得到有效的提高。同時在學校的科研方面也有著其價值意義，它能夠對于教學的改革起到推動性的作用，能夠為科研工作提供真實的資料，方便于指導實踐教學工作。而在學生自身方面也有著重要的價值意義，根據檔案的測試信息能夠使得學生更加準確的了解自身的一些不足，從而有針對性的加以提高，在自我意識上也能夠得以有效的提高。

二、當下高職院校學生檔案的管理現狀分析

經過對當下高職院校的學生檔案管理工作現狀進行了解分析，筆者其中出現的一些問題進行了歸納總結。首先就是對于高職院校的學生檔案在管理沒有達到規范化，隨著教育制度的改革不斷的深入，而高職院校的學生檔案管理工作卻缺乏完善的管理制度，有的院校雖然在管理制度上有著規定，但是嚴格執行的力度還比較弱，在對學生的檔案進行管理的時間主要是在入學和畢業這一階段，沒有把學生檔案的真正價值得到充分的發揮[2]。另外就是對于學生的檔案內容缺乏個性化，從實際意義來說學生的檔案是對學生在校期間的學習狀況以及思想政治等方面進行真實記錄的一個比較充分的信息依據，還有就是能夠推薦學生就業的一個重要的憑證，但是在現實中對于學生的檔案內容基本是學生招生錄取的材料以及入學的登記表，而真正能夠反映學生的情況的內容卻沒有得到記錄。

三、針對高職院校學生檔案管理問題的應對策略探究

（一）健全學生檔案管理制度

根據以上對于高職院校的學生檔案管理中出現的問題，筆者進行了深入的探析，對于以上的問題原因主要是由于制度的不健全或者是管理的不到位，還有就是對于學生檔案的管理人員在自身的專業素養方面還有待進一步的提高。首先在要對于高職院校的學生檔案的管理制度上加以健全，要把責任明確到位，法制化是當下的檔案管理的一種歷史性的戰略轉移，同時也是社會發展的一個趨勢，對于當下的高職院校的學生檔案的管理制度問題要對規范化的檔案管理制度加以健全，統一建檔的標準，把歸檔的內容以及范圍要得以明確，對于檔案的建設要得到足夠的重視，根據統一建檔的相關標準，要能夠使得學生的檔案材料要齊全，對于其中的內容項目要能夠有所保證，確保每個學生的檔案都不遺漏[3]。

同時還要把檔案的利用價值得到有效的提高，對于學生檔案歸檔的內容要能夠對檔案的全面性以及個體性得到兼顧，既要在常規性的一些內容上得到保障還要在學生的特長以及知識技能方面有著真實的反映，對于學生的社會實踐等方面的內容都要納入到學生檔案的內容中去，在就業的時候能夠給用人單位一個比較全面的真實信息。對于檔案的管理制度要能夠實現多渠道多樣化的方式，利用現代化的技術來進行對檔案進行管理，從而有助于提高工作的效率，也能夠和當今的社會發展相契合。

（二）提高學生檔案管理人員的專業素質

在信息化技術不斷發展的今天，一些先進的技術已經在高職院校的學生檔案中得到了應用，這就需要學生檔案的管理人員要能夠加強自身的專業素養的培養，適應當前的社會發展，更好的把學生檔案管理工作做到更好，管理人員要在思想上先要得到解放更新觀念，要把以學生為本的思想觀念得到樹立，另外就是要高職院校的學生檔案管理人員在自身得到道德水平上要得到加強并提高，從而更好的為學生服務[4]。在學生檔案的工作評價方面管理人員要能夠以客觀公正的心態去對待，在檔案的管理知識方面要得到有效的提高，要能夠和最新的檔案管理方式相同步發展，如此才能夠最大化的給學生的檔案管理工作帶來新的動力。

四、結語

高職院校的檔案管理工作對于其自身的管理水平的提高有著重要的作用，隨著新的技術的發展，在應用新技術的過程中要在保密工作上得到重視，對于學生的檔案管理是一項比較繁瑣的工作，只有認真的對待才能夠把這一工作做好，這也是高職學院發展的需要。

參考文獻：

[1]王曉.師范類高等專科院校學生檔案管理工作探析——以晉中師范高等專科學校為例[J].黑龍江檔案，2013，（04）

[2]王文娟.基于高職院校學生檔案管理存在的問題以及應對策略的分析[J].辦公室業務，2013，（09）

[3]李麗華，劉軼.以人為本 按照科學發展觀要求規范和充實高校學生的檔案管理[J].湖北師范學院學報（自然科學版），2012，（02）

[4]李萍.淺議新形勢下中職校學生檔案的管理[J].黑龍江科技信息，2011，（03）