論房地產開發企業內部檔案的檔號編制方法

【摘要】房地產開發企業內部檔案包含經營管理檔案及基建檔案，采用有效的檔號編制方法有利于檔案的存放和查閱。

【關鍵詞】房地產開發企業；經營管理檔案；基建檔案；檔號

房地產開發企業內部檔案主要分為企業經營管理檔案及基建檔案兩大類。企業經營管理檔案是指企業在企管運營、行政、人力資源、財務管理活動中形成的歷史的原始記錄；基建檔案是指建設工程從醞釀、決策到建成使用的全過程中直接形成的應歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的文件材料。

企業經營管理類檔案整理可參考文書檔案的整理方法；基建類檔案的整理可參考科技檔案的整理方法。因為這兩類檔案包含內容的性質不同，在檔號的編制上給企業檔案管理人員造成一定程度的困擾。

文書檔案的檔號編制一般采用“全宗號—(目錄號)—年度—保管期限—案卷號”；科技檔案檔號編制一般采用“全宗號—大類代號—項目代號—案卷號”。文書檔案檔號對“年度、保管期限”有所強調，說明此類檔案可以從年度、保管期限上進行區分；科技檔案檔號不強調“年度、保管期限”，說明此類檔案反映的內容時間跨度長，保管期限無明顯的區分。

房地產開發企業的檔案管理人員面對這兩類完全不同的檔案，如何有效地編制檔號，既能保證檔號具有“唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性”，又能保證一個公司內部檔案的檔號具有“統一性”？

我認為：應從以下幾方面考慮：