電力企業文書檔案管理原則解析

楊艷梅

摘 要：隨著市場化進一步推進，我國企業面臨機遇的同時，更多的是殘酷的競爭。如何在競爭中站穩腳跟，這對企業內部的有效管理提出了更高的要求。而電力企業作為能源型企業，是國家的支柱企業，文書檔案管理作為企業管理的關鍵環節之一，成為我們研究電力企業如何高效進行企業管理的重點。

關鍵詞：電力企業;文書檔案管理;管理原則

我國電力行業對文書檔案的管理還在摸索階段，要想通過文書檔案的有效管理促進電力企業的運營，必須清楚管理的基本原則和如何高效的利用這些原則達到管理目的。文章從文書檔案的涵義、其對電力企業的意義、管理中應堅持什么原則這三個方面入手，并就檔案管理人員如何正確運用此原則進行指導，確保電力企業有效的利用文書檔案進行企業管理，希望對電力企業管理者有所幫助。

一、文書檔案的涵義

文書檔案或管理性檔案，是將具有保存與備查價值的原始資料文件有規律的留存下來形成的文件組合，它一般是國家機關、企事業單位、社會團體或其他社會組織等在行政管理等工作活動中形成的文件檔案。

二、對電力企業發展的意義

文書檔案是企業管理重要的一環，是推動企業運行的重要資源，對于企業發展有著至關重要的作用。而電力企業的文書檔案因其特殊的行業性質，使得它在電力企業的作用更加突出，企業可以通過文書檔案分析自身的問題、調整企業運營、傳達上級決策、準確定位目標、方便職工協調溝通，還在對檔案的不斷更新中了解企業的發展及吸收更多的經驗教訓，促進企業更穩更快的前進。

三、對其管理原則的分析

（一）規范化原則

文書檔案在概念、管理原則、管理制度、歸檔標準等要規范化，因為企業眾多，如果沒有統一的標準，就會讓執行者和使用者頭痛。其中主要涉及：檔案收集、整理、審核、鑒定、統計的標準;專業術語詞匯的標準;代碼代號標準;編著、收錄標準等，這些都要進行詳細的規定，而且要求企業規范執行。

規范化就要求檔案的建立人員要熟知檔案建立的各種制度、知識與原則，嚴格遵守規定，每一步都進行規范處理，形成較強的職業素養，這樣既方便統一管理，又可以讓管理者快速的查詢到所需的信息，提高企業管理效率。

（二）保密化原則

文書檔案除了日常的企業信息外，還有一些涉及企業內部的保密信息，特別是電力企業，對于檔案的保密管理更加的重要，這不僅保障了企業的利益，還確保國家能源信息的安全得以維護。根據國家規定，按照機密程度文書可分為絕密、機密、秘密及內部文件4種，而電力企業中絕密和機密文件較少，只包括一定的秘密文件（涉及國家一般秘密）和大量內部文件（僅限內部使用，不必對外公開），所以保密原則一定要嚴格執行。

而面對日益發達的通訊搜索技術，信息的隱秘性逐漸消失，這對于檔案的保密工作帶來了考驗，這就要求我們的執行人員要認識到保密工作的重要性、增強責任意識，并將責任劃分落實到人，對主要涉密人員嚴格要求，責任與處罰都要明確。當然，要掌握好保密的度，我們的最終目的是使用檔案，所以不能因為保密而將檔案封閉化，這樣就失去了建立檔案的目的。

（三）科學化原則

由于現代技術的發展，文書檔案的形式也產生了變化，由過去的紙質文件演變為現在的紙質、電子、感光介質（如影片、照片、膠片等）、磁介質（磁帶錄音與錄像、磁盤等）文件，這就要求我們的檔案管理也要科學化、現代化，運用信息化網絡和技術進行檔案的建立、存儲、更新、管理、編排、統計，既減輕管理人員工作負擔，也方便隨時隨地快速搜索，無紙化操作還可以節約成本。

科學信息化的管理雖然減少了工作人員錄入、編排、統計工作的任務量，但與此同時，對其電腦的操作技能、熟練掌握科學軟件、科學管理檔案等提出了要求，因此，檔案管理人員要不斷吸收、更新先進的科學管理知識，學習電腦操作流程;相應的，對于使用者也提出同樣的要求，這樣才能有效快捷的發揮科技在管理中的作用。

（四）有效利用原則

文書檔案對于企業有著多重作用，它記載著企業的重大活動、為企業生產經營提供依據、為職工的宣傳教育提供真實素材、為企業領導與管理者提供決策指導，同時它還具有歷史性、政治性、行業推動性，是企業一筆非常寶貴的財富，必須將其有效利用，發揮它最大的效用。

有效利用原則就要求檔案從業者和使用者都要清楚文書檔案建立的目的，了解電力企業文書檔案的設置，懂得檔案查詢的方法和技巧，學會利用合理利用文書檔案，上面的三個原則都是為最后一項原則服務的，因為我們建立檔案的目的就是供企業管理者使用的。

四、結語

綜上所述，文書檔案管理的四項基本原則對企業管理有著非常重要的作用。電力企業作為更加特殊的企業，它的管理和發展不僅關系到本行業，還關系到國家的穩定，而我國電力企業的文書檔案管理仍處于探索嘗試階段，面臨很多問題和困境，但只要以基本原則為基礎，不斷的完善下去，將它的積極作用發揮出來是指日可待的。

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