房屋權屬檔案管理的數字化設想

摘要：本文旨在通過房產檔案管理中的數字化工作的實用性、安全性、真實性出發，探索該管理工作的數字化發展方向，并從數字管理的弊端出發，得出科學管理房屋權屬檔案工作的合理化路徑

關鍵詞：數字化管理；查閱；開放式管理

房地產又叫不動產，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產檔案是房地產管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房地產權屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同歷史時期所形成的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。

所謂房產檔案數字化，就是指在房產檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

為了更好地分析房屋權屬檔案的數字化工作，本文擬從數字化管理的原則、具體實施以及對數字化管理的思考三個方面加以闡釋。

1.數字化管理的原則

1.1實用性原則

所謂實用，是指在數字化管理過程中，應采用性能穩定、與現有房產運行系統相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足房產檔案館（室）現有業務和未來發展的需求。實用性原則的本質要求乃在于新建系統能夠長久穩定地運行、使用。

1.2安全性原則

安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的房產檔案信息外漏或必要的房產檔案信息毀損，使房產權利人因此而遭受合法權益損失的，檔案館要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上，由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統的更新換代可能產生電子文件存儲的數據結構是否兼容及其數據結構轉換等問題。電子檔案本身又具有不穩定性的特點口。為此，必須采取一系列的措施，使系統無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產檔案的散失、泄密。

1.3真實性原則

真實是電子檔案的基本要求。在數字化管理過程中，如果未及時發現并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產權屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾，并可能導致檔案管理部門承擔民事、行政責任。因此，在實踐中，必須貫徹真實性原則，從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求.建立權、責、利相結合的制度，避免產生失真檔案。

2.數字化管理的具體實施

2.1數據庫選擇

建立產權數字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統工程。為此，對于房產權屬電子檔案數據庫建設，應盡量采用最為先進的存貯系統。針對產權電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統，以保持當前電子數據庫的光盤復本。光盤備份，恢復系統采用智能化調度機制，可實現定時、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態的檔案不同。產權檔案隨時因房產權屬的改變而發生增量變化，應構建一個動態的電子檔案系統。通過在數字化檔案館系統中內置權屬檔案異動的動態更新機制，可為房產測繪應用和房產管理應用提供相應的系統接口，在線跟蹤房產的權屬變化（轉讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態更新電子檔案的狀態和內容，保證了電子檔案與房產權屬現狀的嚴格同步和一致。

2.2人員培訓

人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數據庫技術，對員工進行培訓；二是數字化管理的職責劃分，即分清誰是權屬檔案微機數字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應的工作內容、責任后果。

2.3錄入、掃描及備份

對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質檔案轉化為數字化檔案的生產運行程序。

第一道工作程序：房屋權屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態度，熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產權檔案內容的真實性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋權屬檔案資料掃描。房屋權屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房屋權屬檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。

第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權屬檔案資料每一個信息歷經錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變為電子檔案的最后一道關鍵環節。檢查人員要對房屋權屬檔案中每—個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。

第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。此時的房屋權屬檔案已經是傳統的紙質檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質檔案時，要更多地關注其整體存在。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態度。每天房屋權屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性.為數據丟失后的補救工作打好堅實的基礎。

2.4開放性管理

所謂開放性管理，是指按照法律法規的規定，以公開方式對房產信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內容：一是權利人對房產信息的公開查閱。根據建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規定，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢。”但是，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權限范用內查閱，未經特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產信息，為此，《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規定。二是權利人對房產信息的變更。變更與查閱的性質不同，其直接涉及了當事人的權利義務內容，因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，并要求當事人提供相關的原始憑證，否則，由于房產檔案管理部門的疏漏而對權利人造成的損害，房產部門要承擔賠償責任。

3.數字化管理的思考

房屋權屬檔案的數字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發現數字化管理的諸多弊端。與傳統紙質檔案的真實性、穩定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是加強培訓，提高檔案工作人員的素質并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責任追究制度。二是加強電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復系統，以保持當前電子數據庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。盡管瑕不掩瑜，數字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數字化管理的同時，對傳統的紙質檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補短，將紙壓檔案與電子檔案管理結合起束，共同為房產事業服務。

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