如何做好事業單位檔案管理工作

摘 要：檔案管理工作是事業單位整體工作的重要組成部分，事業單位做好檔案管理工作和管理水平，有利于記錄事業單位發展和變化的軌跡，有利于促進事業單位和諧健康發展。

關鍵詞：事業單位；檔案；保管；信息化

前言：檔案管理是一項具有管理性、政治性和服務性的管理工作，它不是物質財富的生產工具，而是對事業單位歷史文件的科學管理，在事業單位管理系統中尤為重要。事業單位檔案工作規范化是一項長期而艱巨的任務，要將《檔案法》、《事業單位檔案管理辦法》以及《事業單位管理條例》有機結合起來，不斷提升事業單位檔案管理工作水平。

一、提高認識，抓好檔案管理人員業務培訓

事業單位檔案作為事業單位建立和發展的伴生物，反映了我國事業單位發展、壯大的歷史，是研究總結我國社會主義市場經濟發展史、改革開放史乃至共和國史不可缺少的重要檔案資料。因而，事業單位的檔案信息資源理應成為國家檔案資源的組成部分，理應納入國家檔案資源建設范圍，事業單位檔案工作是我國檔案事業的一部分，應納入國家檔案事業宏觀管理范疇。各級檔案行政管理部門要提高認識，樹立服務經濟，就是服務經濟建設、服務大局的意識，把抓好事業單位檔案工作作為檔案行政管理部門的重要職責，列入重要議事日程，積極鼓勵支持和引導事業單位建立和開展檔案工作。

檔案管理有其內在規律和特定要求。應選用政治上可靠、作風正派、責任心強的同志從事檔案管理工作，根據單位檔案管理工作量配備檔案人員數量。不論專職還是兼職的檔案員，都要定期或不定期地進行業務培訓，不斷學習和掌握檔案管理的新知識和新技能。可采取參加檔案部門培訓班、上級機關組織的檔案管理工作交流和平時檔案工作的檢查指導等形式，通過學習培訓提高檔案管理人員業務素質。基層事業單位的檔案工作人員應該做到多專多能，只有這樣，才能適應收集、分類、編研等工作的需要。

二、做好檔案管理基礎性工作

檔案管理基礎性工作的好壞，直接關系到檔案管理質量和使用效率。做好檔案管理基礎性工作，可從四個方面來進行。

（1）檔案材料具有穩定性、永久性特點，因此，要求內容真實、項目全面、與結論相關的鏈條完整。如有缺失，想法補齊，保持檔案的完整性。

（2）注重規程，做好原始檔案的整理工作，及時進行分類、編目；建立檔案查閱登記制度，以便準確快捷地提供服務，充分發揮檔案的作用。

（3）要優化檔案保管條件，增加安全設施，做好防火、防盜、防霉變、防蟲鼠等問題發生，確保檔案安全。

（4）注重保密，根據檔案材料性質確定密級與保存期限，涉密檔案材料要在保密環境下開展檔案利用。涉密檔案銷毀，要符合監銷規定。

三、加強檔案管理信息化建設

檔案管理信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務社會為宗旨而開展的一項多學科知識交叉應用的新型工作模式。基層事業單位檔案信息化建設重點抓好以下三個方面的工作。

（1）抓好檔案信息資源數據庫建設，形成資源配置合理，特色突出，使用便捷，計算機檢索系統實用化，以此提高檔案工作的服務水平和服務能力。

（2）抓好檔案管理人員綜合素質。思想素質：要政治堅定，工作熱情，作風嚴謹，事業心強；業務素質：熟練運用信息工具，能及時捕捉、有效鑒定、加工提煉檔案信息。

（3）抓好檔案信息規化建設。努力做到檔案信息著錄規范化，檔案信息儲存規范化，檔案信息管理軟件開發技術規范化。通過加強檔案管理信息化建設，提高檔案現代化管理水平，實現檔案信息資源共享。

四、建立健全事業單位檔案管理規章制度

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性很強的工作，特別在社會主義市場經濟形勢下，管好用好檔案，對于人才使用、資源開發起著重要作用。為提高檔案的科學管理水平，應根據《檔案法》、《事業單位檔案管理辦法》及有關政策，重點圍繞收集整理、保管和利用三個關鍵環節，健全完善以下三項制度。

（1）健全完善事業單位檔案收集整理制度，為使檔案收集整理工作逐步走上規范化軌道，應制定規范的檔案整理歸檔制度， 凡屬于事業單位管理范圍的文件材料，應定期交本單位檔案管理人員集中管理，任何單位和個人都不得據為己有或拒絕歸檔。檔案管理人員在接收檔案時，應檢查有關材料是否齊全，不全的應督促有關人員交齊，并履行簽字手續。

（2）健全完善事業單位檔案保管制度。在現有制度的基礎上，不斷健全完善《事業單位檔案管理人員職責》和《保管保密制度》，嚴格按照“六防”要求保管事業單位檔案，并做好事業單位檔案管理的保密工作。嚴禁個人私自保存檔案，對利用檔案材料營私舞弊者，應視情節輕重，嚴肅處理，對違反《檔案法》和《保守秘密法》的，應依法處理。

（3）完善電子檔案管理制度。對于電子檔案保存的具體規定，可以按照《電子文件管理暫行辦法》等規章制度并參照紙質檔案相關管理制度，結合單位工作實際，建立管理制度，明確管理職責，規范業務流程，結合單位工作實際，建立電子檔案管理制度，規范業務流程。

結束語：伴隨著計算機網絡的應用，無紙化辦公產生的電子圖像、文檔等，給傳統的檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰。面對新形勢和新要求，我們要做好檔案管理工作。為了適應新形勢的發展，檔案部門應加大力度培養一批高技術、高水準的檔案人才隊伍作為檔案部門的領頭人，不斷學習和更新知識，以積極的態度應對新時期檔案事業發展。

參考文獻：

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