基于信息技術(shù)時(shí)代背景下的檔案管理策略分析

摘 要：隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)普遍運(yùn)用于各行各業(yè)，檔案管理的信息資源管理起來(lái)比較繁瑣，將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，可以大大提高檔案管理的質(zhì)量以及效率。本文主要分析了信息技術(shù)時(shí)代背景下檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了保證檔案管理有效實(shí)行的策略，希望檔案管理能夠與信息化技術(shù)相適應(yīng)，保證檔案的管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)時(shí)代；檔案管理；問(wèn)題；策略

引言：檔案指一種信息資源，主要記錄國(guó)家、組織或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的文字、聲像、圖表等的文件。隨著我國(guó)逐漸向信息化時(shí)代發(fā)展，信息化技術(shù)也逐漸運(yùn)用到檔案管理中。傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿(mǎn)足現(xiàn)在社會(huì)的要求，這就需要檔案部門(mén)的工作人員將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，提高檔案管理的質(zhì)量，向大眾提供開(kāi)放性的信息服務(wù)，積極面對(duì)各種困難和挑戰(zhàn)，保證檔案信息資源能夠共享，因此需要不斷提高檔案管理的信息化技術(shù)。

1.信息技術(shù)時(shí)代背景下檔案管理存在的問(wèn)題

1.1檔案管理制度存在缺陷

目前，檔案管理中存在著許多嚴(yán)重阻礙了檔案工作順利進(jìn)行的問(wèn)題，其主要的原因是沒(méi)有建立完善的檔案管理制度，并且檔案部門(mén)的工作人員沒(méi)有將檔案管理工作落到實(shí)處，對(duì)檔案的管理不重視，使檔案信息質(zhì)量不能滿(mǎn)足要求。如檔案的標(biāo)題和標(biāo)號(hào)書(shū)寫(xiě)混亂，有些檔案里沒(méi)有目錄，主要是因?yàn)闆](méi)有指定明確的規(guī)范制度，導(dǎo)致管理不到位。另外，檔案管理缺乏創(chuàng)新性和服務(wù)性，管理機(jī)制沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，并且檔案管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，造成檔案管理混亂。

1.2檔案管理不符合實(shí)際社會(huì)的發(fā)展

檔案的管理要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，保證信息管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，提高管理質(zhì)量，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，造成檔案管理和實(shí)際社會(huì)的發(fā)展存在一定的偏差，如檔案盒長(zhǎng)年不更換，導(dǎo)致過(guò)于陳舊；沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理、分類(lèi)、裝訂。另外，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)檔案設(shè)備的投資較少，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備比較落后。如好多檔案室里沒(méi)有配備各種先進(jìn)的設(shè)備：如密集架、防盜監(jiān)控裝置、空調(diào)、加濕器等，長(zhǎng)時(shí)間下去會(huì)使檔案紙張老化、字跡褪色、變黃，有的甚至?xí)x(chóng)蛀，造成檔案資料的損壞。

1.3檔案管理的信息化技術(shù)水平有待提高

當(dāng)今的時(shí)代是信息化的時(shí)代，檔案的管理更需要信息化技術(shù)，但是檔案管理的信息化水平不高。首先，檔案館里所用的計(jì)算機(jī)技術(shù)不高，好多還是運(yùn)用傳統(tǒng)的手工管理檔案，有些雖然運(yùn)用了計(jì)算機(jī)，但是只是簡(jiǎn)單的將檔案的目錄輸入計(jì)算機(jī)中，在日后的管理中很少用到。其次，部分的檔案館雖然建立了局域網(wǎng)，但是卻沒(méi)有建立相關(guān)的檔案網(wǎng)站，使查找起來(lái)不方便。第三，檔案信息管理系統(tǒng)沒(méi)有得到有效的推廣，沒(méi)有建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.4 檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能水平不高

檔案管理所需要檔案人員的信息化水平越來(lái)越高，但是現(xiàn)階段，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)管理水平相對(duì)比較低。首先，檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，實(shí)際鍛煉的機(jī)會(huì)也比較少，阻礙了檔案管理的進(jìn)度。其次，信息化程度不斷提高，檔案管理人員卻還是停留在原來(lái)的管理水平，沒(méi)有吸取新知識(shí)。第三，檔案管理人員工作的積極性不高，并且管理意識(shí)薄弱，嚴(yán)重印象了檔案管理的質(zhì)量。

2.信息技術(shù)時(shí)代背景下檔案管理的措施

2.1建立完善的檔案管理制度

為了能夠保障檔案管理工作的順利實(shí)施，需要建立完善的檔案管理制度。首先，要明確檔案管理部門(mén)的職能，貫徹落實(shí)檔案管理的相關(guān)法律。其次，要建立完善的檔案管理信息化網(wǎng)路，保證檔案信息日常的更新、收集和整理。第三，要不斷優(yōu)化檔案管理的設(shè)備和技能，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理能力，保證建立完善的檔案管理體系。

2.2加強(qiáng)檔案管理的信息化水平

現(xiàn)在，信息化水平的提升，要求檔案管理的技術(shù)也要不斷提高。首先，要購(gòu)買(mǎi)符合檔案管理所需的先進(jìn)的信息化管理軟件和硬件，并制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，不斷優(yōu)化檔案管理的工作模式和管理機(jī)制，使信息化檔案管理發(fā)揮最大的作用。第三，要提高信息化檔案管理的安全性和創(chuàng)新性，提高檔案信息管理的效率，保證檔案管理的多元化，第四，要提高檔案管理人員對(duì)管理軟件的應(yīng)用。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能水平

隨著信息化技術(shù)的不斷提升，檔案管理中對(duì)管理人才的素質(zhì)和技術(shù)水平的要求越來(lái)越高，這就要求檔案管理人員不斷提高自己的綜合素質(zhì)和檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能。首先，要建立一支強(qiáng)大的檔案管理團(tuán)隊(duì)，包括計(jì)算機(jī)人才、通信人才、管理人才等。其次，要定期對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，保證檔案管理團(tuán)隊(duì)的先進(jìn)性。第三，要增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷增強(qiáng)他們的管理意識(shí)，提高他們工作的積極性，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上可以看出，在信息技術(shù)時(shí)代，檔案關(guān)系到各個(gè)方面的信息，它受到廣大人民的關(guān)注，因此檔案管理要不斷運(yùn)用各種信息化技術(shù)，使其適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的需要。本文主要分析了信息技術(shù)時(shí)代檔案管理存在的弊端以及相關(guān)策略，望檔案管理部門(mén)能夠抓好檔案管理，不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，保證檔案管理的先進(jìn)性和安全性，為檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境，保證其更好的為人民服務(wù)。

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