淺析醫院檔案管理現代化

摘 要：隨著時代的發展，醫院檔案管理現代化成為必然的趨勢，而醫院要實現檔案管理的現代化，應把握四個環節，即網絡化管理、完善的檔案管理制度、人才現代化和收集利用相結合。

關鍵詞：醫院檔案；趨勢

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。醫院的體制改革導致檔案材料的大量增加， 檔案的內容結構、門類、覆蓋面也變得多樣化、復雜化， 這給醫院檔案管理工作帶來新的挑戰。從醫學檔案管理工作的現狀來看， 現有的檔案保護條件和管理手段還存在很多問題。如果沒有掌握和使用先進的檔案保護、修復等技術， 在檔案載體越來越容易受到損害、環境污染越來越不利于檔案保存的條件下， 是不能有效地保管好檔案， 使它們長期保存下去的。因此，醫院檔案管理的現代化勢在必行。

所謂檔案管理的現代化就是運用先進的科學技術、管理方法和管理手段，對醫院產生和各種載體的檔案實行系統、全面的管理，并為醫院的各項活動及社會提供優質快捷的服務，為醫院領導的決策提供重要的依據，為醫院檔案的利用創造社會效益和經濟效益。醫院檔案管理現代化應把握以下幾個環節。

一、網絡化管理是醫院檔案管理現代化的主要途徑

目前，醫院都建有計算機信息網絡中心，實現計算機網絡管理，并進入醫療社會保障信息網絡系統。

首先，應選擇開發適合醫院的軟件。計算機軟件開發是一項系統工程，目前，市場上各類檔案管理軟件種類繁多，各有特點，因此，首先要選擇經過國家鑒定的正規軟件，在此基礎上可與廠家合作實施二次研發，建立適合醫院檔案管理的軟件系統，既能滿足醫院檔案室的工作的需要，又可與醫院行政辦公系統相銜接。實現文件形成、報送、接收、分類編目、整理裝訂、數據著錄、提供利用等全過程的計算機管理，為檔案管理的標準化、自動化、網絡化打下基礎。

其次，利用計算機輔助檔案管理。在傳統檔案管理工作的基礎上，先使檔案目錄信息數字化，建立檔案目錄數據庫；再使檔案全文信息數字化，建立檔案目錄數據庫；再使檔案全文信息數據化，可采用掃描錄入方式，使全院各科室基本上利用計算機進行現行文件和檔案管理一體化的工作平臺。綜合檔案室負責管理和保存的檔案為全院查找利用檔案基本上借助電腦即可進行，不僅極大地方便了工作，同時也大大提高了工作效率。

再次，建立局域網。引進和運用通訊技術建立微波傳輸系統，可以先與醫院的辦公自動化系統連接，為各科室提供檔案查詢服務，根據現有條件可采用虛擬主機或主機托管的方式運行，逐步將室藏的檔案資料，包括文檔、圖書、圖片、聲像等各類信息資料上網，實現網上瀏覽、傳遞、交流信息，實現醫院系統的檔案信息資源共享。

最后，電子檔案管理。電子文件的誕生，標志檔案工作進入新的時代。辦公自動化、文檔一體化管理，要求重新設置管理的工作流程，最佳方式是每當文件形成時，便考慮到與檔案工作的銜接和長久保管檔案的需要。此外，電子檔案代替紙制檔案需要繼續發展。

二、完善的檔案管理制度是醫院檔案管理現代化的保證

目前，各種軟件在不同的部門都有廣泛的應用，形成了各種新的載體檔案，如果不制定統一的檔案管理標準，勢必產生新的載體檔案管理的空白和流失。檔案現代化管理與常規管理有很大區別，手段、方法都完全不同，用常規的管理制度無法規范新的運行機制，因此，需要研制適應性強的，切實可行的管理制度，諸如光盤、磁盤購入登記，輸入信息目錄的編制，輸入密碼的編制與存放，存儲信息的利用規則等。

醫院檔案現代化管理不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容，分類、編號等，各個項目都要求標準化，符合各項標準的規定。檔案管理標準化就是現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，貫穿檔案管理的各個環節、各個步驟和各個方面，從收集、整理到最后歸檔、利用，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。要符合檔案的各項標準，內容、分類、編號及案卷目錄等各個項目都要求標準化，符合關于各標準的規定。這就要求有關部門盡快統一各類檔案的管理標準。因此，在認真貫徹《檔案法》的基礎上， 醫院應上級的有關規定、標準， 作為工作的依據， 根據檔案目標管理的需要， 結合本院實際情況定出具體規定， 重新制定出全院檔案實行集中統一管理的《實施細則》， 明確職責， 完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理制度， 使檔案工作各環節的運行有章可循，這是使檔案得以規范化管理的根本所在。

三、人才現代化是醫院檔案管理現代化的關鍵

在檔案管理過程中，管理人員始終是最重要的。檔案管理人員的素質直接影響到檔案的管理水平。檔案人員的素質包括知識和業務素質。由于檔案工作范圍廣，涉及專業多，檔案工作者不僅要有較高的檔案專業知識，而且還要有相關專業的基礎知識，要具備較強的計算機操作能力。檔案人員要重視知識上的更新，要與時俱進，大膽探索，善于在實踐中進行創新，使檔案工作在創新中得到發展和提高。醫院要重視檔案人員素質的提高和繼續教育，將檔案管理納入醫院目標管理考核中，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展，醫院檔案人員在掌握檔案專業相關知識的同時，應系統學習現代化管理知識，使其通過強化訓練，改變傳統的被動角色，主動出擊探求新知識和新技術。因為檔案管理工作現代化不單是設備、技術的現代化，更重要的是人的思想觀念和業務水平的提高，這是醫院檔案管理工作現代化的深層次目標。

四、收集利用相結合是醫院檔案管理現代化的主要內容

首先，擴大信息來源，創新管理內容。醫院要改變檔案管理各自為政的傳統觀念，要設立專門機構和配備專職人員，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的齊全完整，使醫院的歷史能在檔案中得到全面反映。例如，文書檔案以機關職能部門為主， 其中包括黨群工作、行政管理、醫療、護理、預防保健、基本建設、設備儀器和會計管理。業務管理以臨床科室為主體， 包括內科、外科、婦產科、兒科等。科技檔案以科研教學為主。各部門應明確兼管檔案工作的負責人， 形成較完整的醫院檔案工作網絡， 讓他們收集和接收所在部門管理范圍內具有保存的價值的檔案資料， 并做初步的檔案整理工作。醫院檔案的真實、準確，直接影響醫院本身的形象和聲譽，檔案記載的內容直接關系檔案利用的效果。醫院檔案本身具有專業性，更不容有虛假成分，否則對利用檔案者來說會產生不良后果和影響。因此，必須及時準確地收集和整理各類信息，以免因時間長而被遺漏造成損失。同時，檔案收集要放開眼光，由封閉式收集走向開放式收集，盡快納入醫院網絡信息系統，擴大信息來源，豐富自己的檔案管理經驗。而且，隨著醫學事業的不斷發展， 醫學檔案工作的橫向交流將更為廣泛。各醫療單位、醫學院所的檔案工作也會在檔案學術交流與合作中取長補短， 逐步完善。

其次，做好檔案的開發利用，實現信息資源共享。醫院檔案管理的最終目的就是利用，挖掘其潛在的經濟價值和社會價值，轉化為現實的經濟效益和社會效益。因此，醫院檔案部門要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，為醫院各項工作，特別是為醫療、教學、科研服務。編制多種檢索工具是提高管理水平和開發利用檔案信息的重要手段。開展編研工作為臨床、科研、領導決策提供主動服務，收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗，找出教訓，提高檔案的利用率。另外，醫院檔案要適應新形勢的要求，適應日益增長的社會需要，努力拓展服務領域，擺脫單純的業務觀點，為醫院人員、患者及社會公眾服務，要多角度、多層次地為整個社會服務。

總之，醫院檔案信息實行計算機管理勢在必行，如何更好地開發和運用還需領導、醫院檔案信息工作者和技術人員的共同努力和探索，使其日臻完善，發揮應有的作用。