檔案管理現代化探析

摘 要：隨著計算機技術的飛速發展，檔案管理已經基本擺脫傳統紙質管理模式，朝著先進現代化的數字管理模式發展。檔案管理現代化是社會發展和檔案管理事業發展的必然要求，是追求高效率的必然結果。本文就檔案管理現代化的必然性、檔案管理現代化所存在的問題和檔案管理現代化的進一步舉措進行了分析探討，希望對檔案管理現代化建設提供一些思路。

關鍵詞：檔案；現代化；管理

前言：檔案管理現代化是指運用成熟的新技術、先進的思想和設施對檔案工作進行高效率管理，以充分發揮其經濟效益和社會效益。檔案管理現代化主要借助計算機及其網絡技術，對電子文檔進行整理歸類，以方便查找和儲存，1983年人們就開始利用計算機進行檔案管理的研制工作，發展到現在也未能完全成熟。

1.檔案現代化管理的必然性

1.1檔案管理現代化是檔案發展的必然要求

隨著時間推移和社會發展，檔案的數量越來越多，需要歸檔的范圍也越來越廣，這就增加了傳統紙質管理的難度，所以必須創新管理體系。隨著科學技術進步，現代信息處理技術日臻完善，可以嘗試運用到檔案的現代化管理，提高信息的處理能力，儲存能力和利用能力。信息處理能力主要是指計算機可以高效的對信息進行分類、計算、移動和各種統計分析處理，其速度是人的上百倍甚至上萬倍，大大提高信心的處理能力，節省時間和人力；軟盤、光盤、優盤、硬盤的發展見證了信息儲存能力的飛速提升，現在市場上隨處可見幾T的硬盤，這就為信息的集約現代化管理提供了有效途徑，節省大量紙質材料的儲存場地。計算機可以快速搜尋所需信息，能夠實現準確定位，提高信息的利用能力。

1.2檔案管理現代化是社會發展的必然要求

首先，檔案主要記載一些重要的歷史資料，其中包括人文、社科、技術等各個方面，代表一個時代先進文化的發展水平，是一個民族發展歷程的縮影，是一個國家的瑰寶，整理檔案是造福于后代的大事。再次，檔案信息可以供現代人查閱，敗者為鑒，勝者為經，為社會的發展提供思路，更有效利用社會資源，提高人們生活水平。

2.檔案現代化管理存在的問題

2.1檔案管理標準化程度較低

檔案管理標準化是現代化管理的必然要求，我國自從上世紀八十年代就開始制定檔案管理標準化文件，但由于地區的差異性和檔案管理工作的復雜性，制定的標準化體系沒有得到貫徹實施。各地檔案館主要根據自己的經濟發展水平和消費能力選擇不同管理系統和機器類型，對于新的標準管理體系，工作人員都不愿更新，甚至排斥別的單位研制的高級系統，研發過程做了很多重復單一工作，導致各地檔案館所使用的管理系統參差不齊，最終呈現出各自為政、各成一體的分散局面。如果這樣一直發展下去，勢必造成檔案管理水平的停滯，影響檔案管理現代化水平的提高。

2.2檔案管理資金投入不足

由于資金問題，許多檔案館（特別是基層檔案館），無力引進先進的管理系統和硬件，只能使用傳統的人力搜索或者已經淘汰的設備進行管理，效率低下，已經嚴重制約我國檔案管理現代化水平的提高。

2.3檔案管理專業人才缺乏

人才是推動科技進步的驅動力，檔案管理人才可以分為以下幾種：檔案管理輔助人才、檔案管理專業人才和檔案管理高級專業人才。檔案管理高級專業人才不僅需要高深的專業造詣，還得懂管理，具有較好的溝通和協調能力，能夠制定檔案現代化管理的措施，控制檔案管理向著科學化發展。檔案管理專業人才需要做好檔案的編制等工作順利協調進展，積極開發新程序新設備，促進檔案管理工作的進展。而我國檔案管理人員的素質不高，缺乏檔案管理專業人才和檔案管理高級專業人才，導致許多好的建議得不到采納，好的方法得不到實施，嚴重阻礙了檔案管理現代化的發展進程。

3.檔案現代化管理的舉措

3.1加強對檔案管理標準化的建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的前提，沒有標準，各種檔案數據的傳遞交換和檔案資料的分享都不可能實現。各單位有自己的獨特性，一般不愿重換系統再次錄入數據，所以要做好各單位的思想工作，放長眼光，一次標準化可以帶來長期持久的效益。標準化的制定和實施絕非一件易事，需要各部門的團結協作和共同努力。

3.2加大檔案管理現代化的投入

首先，領導要加強對檔案管理工作的關注，支持檔案管理現代化的發展，加大加大檔案管理現代化的投入，將檔案管理建設納入工作考核項目之一。做好年初投入預算，購置必備的檔案管理硬件設備和軟件系統，配備消防設備、監控器等輔助設施，做好檔案館的保護工作，切實保護好檔案安全。

3.3加強專業人才培養

檔案管理的現代化需要一批優秀的專業人才，這就需要高校加快檔案管理專業人才的培養，塑造一批具有專業知識的高素質人才。除此之外，還應當加強單位內部人員的培訓，定期學習理論知識和交流經驗，提高員工的計算機水平。

總結：

隨著我國檔案管理水平的發展，管理現代化水平越來越高，不僅要建立檔案管理標準化、加大檔案管理投入和加強專業人才培養，還可以借鑒國外的發展經驗，取其之長，彌己之短。充分利用現代化計算機技術和現代化管理經驗，提高我國的檔案管理現代化水平。

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