淺談如何加強企業會計檔案管理

摘 要：會計檔案管理是企業檔案的重要組成部分，它是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，會計檔案是企業經濟活動的記錄和反映。會計檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好會計檔案，是使企業經營管理、有序、高效運行的有效保證。本文筆者主要就如何加強企業會計檔案管理工作的進行了深入的探討，以期能起到拋磚引玉的作用，為相關課題的研究提供一些參考與借鑒。

關鍵詞：企業；會計檔案管理；突出問題；措施

一、引言

所謂會計檔案就是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映本企業經濟業務發生情況的重要史料和證據，也是企業在生產經營活動的重要依據。會計檔案還可以為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

二、企業會計檔案管理的一般特征

一般而言，企業會計檔案管理均具有這樣三個特征，即：整體性、專業性和連續性。1）整體性是指企事業單位在一個會計年度里產生的會計憑證、賬冊和報表等具有密不可分的關聯，是一個不可分割的整體，從而成為會計檔案管理的重要基礎；2）專業性是指會計檔案通過會計核算這種特有的專業手段完成，以數字記錄和反應本企業經濟活動，會計憑證、賬冊和報表有特定的格式及項目，檔案的裝訂和保管也有相應的專業要求；3）連續性體現在一項經濟活動從業務發生到結束，可以利用會計核算的方式，連續不斷對會計對象進行完整的記錄、反映和監督。

三、加強企業會計檔案管理的重要意義

首先，會計檔案管理是經濟管理的重要組成部分，全面反映經濟活動的歷史面貌，為本企業單位制定發展戰略提供可靠的財務信息；其次，會計檔案是證明經濟企業合法經營的憑據，也是監督企業經濟活動的有效手段和工具；第三，良好的會計檔案管理有助于成本控制，特別是在會計電算化背景下，可以進行大量的數據分析和趨勢研判，為企業壓縮成本、編制預算提供依據；最后，企業會計檔案管理有助于國家相關職能部門更好的了解國民經濟的運行情況，可為國家相關宏觀經濟政策的決策提供一些參考依據。由此可見，加強企業會計檔案管理的具有非常重要意義。

四、當前企業會計檔案管理中所存在的突出問題

（一）會計檔案立卷不完備

有些企業會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些企業的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。

（二）會計檔案保管較薄弱

有些企業的會計檔案未按要求移交企業檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些企業沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些企業雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些企業由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別企業由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會計檔案銷毀不規范

會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

五、加強企業會計檔案管理的有效措施

（一）健全會計檔案立卷工作

裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

（二）強化會計檔案的保管工作

對存放的手工會計檔案，要及時認真細致地清理修整、妥善保管歸檔。會計電算化軟件系統、程序及存儲在磁性介質上的會計數據、資料，均應視同檔案及時整理、保存并妥善保管歸檔。為查找方便，應按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會計檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有備份，存放在兩處不同的建筑物內。采用磁性介質存貯的電算化會計檔案，要定期進行檢查、復制備份，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。

（三）規范會計檔案資料鑒定銷毀工作

《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財務部門，積極做好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，相關人員簽字確定并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

（四）提升會計檔案的監管力度

結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

六、結語

綜上所述，基于現實工作中會計檔案管理存在的問題和不足，應從健全會計檔案立卷工作、強化會計檔案的保管工作、規范會計檔案資料鑒定銷毀工作、提升會計檔案的監管力度等方面著手，切實加強會計檔案管理工作，從而提高財務管理水平，更好地為企業的建設與發展服務。

參考文獻：

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作者簡介：李小玲（1972.7-），女，河南人，大專，助理館員，現就職于陜西煤炭建設公司，研究方向：煤炭企業檔案管理。