論企業檔案精細化管理

摘 要：精細化管理是細節觀念的理論化、系統化、實踐化，是細節觀念在管理領域的升華。它使細節觀念充分深刻地融入到管理之中，使細節觀念充分、深入地在管理實踐中發揮作用。時代需要精細化管理，精細化管理也非常適應當今的需要。本文筆者以檔案管理為視角，首先指出企業檔案精細化管理的重要作用，然后分析當前企業檔案精細化管理的制約因素，最后重點闡述了推動企業檔案精細化管理的若干措施。

關鍵詞：企業；檔案管理精細化；作用；制約因素；措施

一、引言

隨著當前改革有序的推動和管理理念的不斷成熟，檔案的利用價值越來越顯示出其重大作用。檔案的作用、價值和地位是隨著現代制度的建立和對檔案認識的不斷深化而逐漸提高的?，F代化的檔案管理制度已成為促進社會和諧發展不可缺少的因素。進入新世紀以來，隨著市場經濟體制趨向完善，知識經濟和信息經濟的快速發展，各單位迫切需要按照現代科學管理要求，創建和諧單位，急需在加強檔案管理規范化建設的基礎上推進檔案管理創新。但是，目前大多數企業的檔案管理仍停留在“傳統型”或“初創型”階段，檔案管理現狀明顯滯后于現代管理要求。因此，進行檔案管理創新發展對促進社會和諧發展具有重要的作用。

二、企業檔案精細化管理的重要作用

企業檔案精細化管理的作用主要表現在：一是可為企業提供先進的科技信息和管理動態?，F代社會是信息社會，科技發展步伐快，知識更新的周期短，檔案管理通過開發檔案信息資源，以圖書、雜志、情報資料、電子郵件等形式，為企業及時提供最新科技動態和先進的經營管理理念。二是圍繞企業資產和資金管理、質量管理、成本管理、技術創新、市場營銷、民主管理等方面，為企業經營管理提供積極服務。檔案作為企業的一面鏡子，代表著企業不同時期的經營管理水平，幫助企業不斷去粗取精，去偽存真。借助檔案，通過對企業經營管理各個方面和環節工作的不斷總結、反思，探索出符合企業實際的先進經營管理模式。

三、企業檔案精細化管理的制約因素

（一）管理理念滯后

部分領導對檔案工作的認識仍停留在陳舊的觀念上，認為檔案管理工作只不過是文件資料的搜集、整理、保存和查閱，是一項簡單的管理業務輔助性工作，不創造經濟價值，忽視檔案管理在生產經濟活動中的重要地位和作用，更沒有把它上升到現代科學管理和信息化管理的要求來認識，因此沒有將它擺到重要的管理位置上。

（二）管理模式滯后

檔案管理體系跟不上發展的需要，沒有隨著企業規模的擴張、經營層面的增加而相應建立檔案管理網絡，僅依靠檔案工作人員“孤軍作戰”。甚至有的職工把有關圖書資料、文件資料、技術設計圖紙等私自保管，從而造成檔案不全，檔案資料散失的現象，嚴重影響了檔案的完整、安全及檔案信息資源的利用作用。

（三）人才隊伍薄弱

大部分企業沒有配備專職檔案工作人員，是由其他管理人員兼職，對于規模很小的單位為精簡人員，可以兼職，但問題在于專職、兼職的文化程度和專業知識落后，有的未經專業培訓，缺乏檔案管理專業知識，更缺乏對計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，并有相當一部分檔案工作人員不熱忱于本職工作。

四、推動企業檔案精細化管理的若干措施

（一）檔案管理理念要向精細化轉變

要推進檔案管理精細化，關鍵取決于更新理念。應充分認識到檔案工作在市場經濟體制趨于完善、知識經濟和信息經濟快速發展的新形勢下的重要地位和作用。促使領導把檔案工作納入現代管理創新的重點內容來抓，并加強檔案工作人員、各級經營管理人員對檔案管理重要性的教育，使之形成共識，充分利用和發揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為組織發展和提高經營管理水平服務。

（二）以信息化推動企業檔案管理精細化

檔案管理電子化是檔案管理工作實現信息資源共享，為經濟建設提供有效服務的主攻方向，是現代企業精細化管理的發展方向之一，也是檔案事業發展的必然趨勢和戰略選擇。企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且更推動企業檔案精細化管理的進程。

與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，因傳統觀念，往往忽視了電子文件的歸檔。由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔。我認為，推動電子文件歸檔工作應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

實現檔案管理電子化，可以解決目前紙質檔案管理中的標準不統一、內容不齊全，整理質量不高、規格不統一等問題；解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了檔案的歸檔率和完整率；解決了多年來一直處于封閉式的傳統檔案管理局面，提高了檔案的利用價值，可以最大限度地實現檔案信息的共享，提高檔案的綜合利用效率。

（三）強化檔案精細化人才隊伍建設

檔案工作在企業管理中受到全方位的牽制，過程控制也受到多方面的制約，一項工作的開展需要各部門和人員的支持配合，如果每個部門和員工都能做到管理到位、責任明確，過程控制和檢查監督事事、件件順利實現閉環，檔案工作也就能順理成章地達到精細化管理的要求。由此，可見人才隊伍是檔案精細化管理的關鍵所在。因此，我們一方面要加強相關專業人才的引進，另一方面要對現有從業人員進行相關知識的培訓，以培養出一批能夠符合企業檔案精細化管理的要求的專業人才隊伍。

五、結語

總之，根據檔案管理精細化發展的要求，一方面，我們要將企業檔案管理理念向精細化轉變，另一方面，我們要以信息化來推動企業檔案管理精細化，同時也要強化企業檔案精細化人才隊伍建設，只有這樣才能更好地推進企業檔案管理的精細化和創新化發展。

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作者簡介：高宏（1966.1-），女，陜西人，大專，館員，現就職于陜西煤炭建設公司， 研究方向：煤炭企業檔案管理。