淺談油田企業采購資金控制的方法

摘 要：物資供應管理作為油田企業管理中的重要組成部分，直接影響著油田企業的安全生產及經濟效益。而在物資供應管理的各環節中，采購資金管理則是其重中之重。適宜的采購資金控制方式，不僅可以提高資金的使用效率，降低直接與間接結算成本，減少資金使用成本，而且可以避免或降低結算風險的發生。

關鍵詞：采購資金控制；管理和監督；結算成本

采購資金控制是運用科學的資金管理理論和方法，做好采購資金控制的計劃，制定合理的控制策略，保障資金安全，加快資金周轉，減少資金占用，降低采購成本。

一、加強采購計劃管理，避免采購資金浪費

長期以來，油田企業物資供應部門的職責是滿足生產物資需求，生產單位提出需要什么，供應部門就采購什么；倉庫缺什么，就采購什么進行補充，總是擔心供不上就是失職。在這種情況下，供應部門總是被動的。現如今，油田物資供應部門一改過去“你提報什么物資計劃，我就組織采購什么物資”的傳統供應思路，從加強對物資計劃源頭的控制著手，認真對生產單位提報的物資計劃進行審核把關，通過深入基層一線、深入生產現場，掌握的物資消耗特點與規律，并與生產單位管理人員進行溝通和協調等方式方法，對生產單位提報的物資計劃進行科學合理的篩選和控制，真正熟悉生產單位需要什么、需要多少。摸清了生產單位的實際需求，變被動為主動。同時，對生產單位的物資計劃認真分析后進行有效地平衡利庫，倉庫之間物資調劑使用，最終形成實際需要采購的物資計劃。這樣既滿足了生產單位的物資需求，又消除了生產單位滋生二級“小倉庫”的條件；既能充分地利用有限的采購資金進行集中有效地采購，又能有效地解決采購物資“超儲積壓”、占用儲備資金等不良現象。

二、規范物資采購行為，合理運用采購資金

（一）建立和完善物資采購制度，從制度上保證物資采購行為的規范化、程序化。物資采購環節很多很復雜，油田物資供應部門經過多年的實踐與探索，基本形成了一套比較規范和合理的制度體系與管理流程。在堅持“一切按制度辦事、一切用制度管人”管理理念的指引下，圍繞權力制衡、陽光操作、薄弱環節和精細化管理，重點抓好招標采購、比價采購和集體議價采購等工作。堅持“能招盡招”的原則，著重在規范招標流程上下功夫，并做好標底價測算、公正合理地邀標、供應商考評和招標結果的執行與評判，以及堅持技術標和商務標分離等具體工作。對不具備招標條件的，嚴格按制度規定的程序進行比價、集體議價。無論是招標采購，還是比價和集體議價采購，只要科學合理地運用，都是節約采購資金的關鍵所在。因此，必須用制度加以規范，使之產生巨大的經濟效益。

（二）加強價格管理，抓好性價比最優化基礎上的物資采購。價格管理是物資采購資金合理運用的關鍵環節，價格的高低直接關系到采購資金合理需求及運營成本。同時，物資價格管理又是企業實現物資消耗成本最小化、經濟效益最大化的重要保證。在加強價格管理的過程中，要充分發揮集團規模采購優勢，全方位掌握市場價格信息，全面提高采購價格的監管能力。一是建立全方位立體化的價格管理機制，增強全員價格管理意識；二是建立健全價格評判、監督和檢查機制，不定期對招標、比價、集體議價的結果進行檢查，對存在的問題進行追查，加大問責力度；三是充分利用供應商資源進行價格管理，有意識地引導供應商參與競爭，提高采購價格的合理性；四是積極推行和完善電子商務，利用網絡信息化手段，實現價格管理與市場行情合理對接，逐步提高采購管理的高效率和透明化。

三、加強采購資金管理，規范結算和付款流程

油田物資供應部門經過多年的實踐與探索，在物資采購結算和采購資金支付等方面，不斷進行總結和完善，簡潔、高效、透明的采購結算體系已基本形成，實現了供需雙方合作共贏的良好局面。

（一）充分利用信息化手段促進物資采購結算及時、準確、高效。

經過采購業務流程再造，實現物資計劃、采購、結算三項職能分離。面對年采購額二百多億元的規模、月結算上萬份的單據，僅靠手工操作難以及時準確地完成，必須借助信息化手段。采購員只要登錄配送系統網站便可查詢有無送貨單及送貨后產生的物資收條，并可在第一時間內通知供應商根據物資收條按規定開具增值稅專用發票。

（二）科學、合理地使用采購資金，明確資金使用的職責權限和管理原則，制定嚴格的采購資金支付流程。

1、建立集中統籌的采購資金管理制度。油田企業所屬單位較多，資金必須集中統一管理、分級下撥使用。作為企業資金的主要流向之一，采購資金更要建立嚴格的集中管理、統籌支付的管理制度。通過建立月度預算制度，物資供應部門根據月度資金需求，將當月采購資金需求計劃上報集團公司，集團公司經過審核匯總后形成總預算，每月分批次嚴格按資金預算撥付采購資金，限額控制使用。集中統籌的采購資金管理，能夠把有限的資金進行合理的調度、分配，充分發揮資金的使用效益。

2、利用信息系統編制采購資金支付計劃，減少人工操作帶來的誤差。油田企業的供應商繁多，各家供應商的貨款金額從幾萬元到幾千萬元不等，面對每月上千家供應商的貨款支付計劃，不借助于信息系統，很難編制出一份準確合理的采購資金支付計劃。為此，通過物資采購結算和會計核算處理信息系統一體化操作，信息系統付款程序將根據采購物資財務結算入賬金額、合同約定的付款方式和付款期限，自動編制生成每月采購資金支付計劃，無需人工編制，大大減少人工操作帶來的誤差。

3、規范預付款采購行為，防范預付資金風險。對因生產急用物資或合同約定確需預付的款項，必須由業務部門向財務部門提供購銷合同并辦理借款手續，詳細注明借款用途及沖銷結算時間，經公司領導審批后到財務部門辦理預付款支付手續。為防范預付資金風險，必須建立預付款清理考核責任制，明確“誰經辦、誰負責”的原則，嚴格按規定期限進行清理，確保每一筆采購資金能夠安全合理地使用。