工程檔案管理要點淺析

摘 要：蘇通大橋的檔案管理出發，對工程建設中檔案資料的搜集、管理、利用等方面進行初步探討，提出檔案管理的幾個要點。

關鍵詞：工程；檔案；管理

位于江蘇省南通和蘇州（常熟）之間，橫跨長江的蘇通大橋建設工期五年。作為一項創造四項世界之最的大型復雜工程，從立項、審批、設計到建設運營，形成了大量的檔案資料，做好這些資料的收集與整理，對促進工程建設，保障大橋工程運行與管理，具有極其重要的意義。從管理中總結出以下四個要點：

一、領導的高度重視是搞好工程檔案管理工作的前提條件

檔案管理是項目建設管理必不可少的環節和手段，項目檔案的質量是項目質量的重要組成部分，檔案管理的水平反映了項目建設的水平。領導對檔案管理的關心和重視是順利開展檔案工作以及落實各項具體措施所必不可少的首要條件。一流的工程要有一流的檔案工作，就要求管理者具有先進的管理理念，充分認識到檔案工作的必要性和重要性，充分發揮領導的作用，提出要求，明確職責，配置工作資源，研究解決實際問題。

江蘇省蘇通大橋建設指揮部（以下簡稱指揮部）充分重視檔案工作，在建設初期就成立了檔案管理工作領導小組，由指揮部現場正副總指揮任正副組長，各處室和接線指揮部負責人為領導小組成員。領導小組負責對蘇通大橋建設項目的檔案工作進行統一領導、統一管理與組織協調。指揮部將檔案工作納入領導崗位職責范圍，納入了綜合處的業務工作范圍，成為年度工作計劃與工作總結中一個重要組成部分。指揮部領導經常檢查指導檔案工作，組織召開檔案工作交流會，有效地解決檔案工作面臨的各項實際問題，根據檔案工作的進展情況，保障檔案工作的各項經費開支。

二、檔案人員的綜合素質是搞好工程檔案管理工作的有力保障

在領導高度重視的前提下，檔案人員業務水平的高低，直接決定著檔案管理工作的好壞。隨著知識經濟時代的來臨，信息產業飛速發展，知識和信息已經成為社會發展的首要資源，檔案的價值及其管理顯得尤為重要，正如江澤民所指出的：“檔案工作是各項事業發展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的。”檔案工作人員必須具有高度的檔案意識，運用科學的管理方法使檔案管理日趨完善，達到最優化，這要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。

檔案人員要改變過去一些老體制下你移交我接收、你不交我不管的狀態，樹立堅定的事業心，以積極、主動、開拓創新的工作姿態投入到工作中去，并對那些輕視檔案工作的人、對阻礙檔案工作開展的現象作耐心的宣傳說服工作。

工程項目的檔案人員需要熟知項目建設的流程、施工工藝、對招投標、合同、設計階段等方面也要要有一定的認知，有與外方合作的項目，檔案人員還要有一定的外語基礎，這樣才能更科學的管理和利用檔案資源。

計算機的飛速發展給各個行業注入了新的力量，為檔案管理帶來了新的平臺和載體，檔案人員應當及時掌握計算機和互聯網技術，以使自己有能力對高科技條件下產生的信息進行搜集、加工、整理，不斷提高檔案的現代化水平。

三、健全完善的制度是實現工程檔案科學規范管理的基礎

建立一套系統、科學、規范、全面的檔案工作制度并切實貫徹執行，才能真正實現檔案的科學管理和有效利用，進而實現檔案部門乃至整個企業的平穩有序發展。

指揮部綜合檔案室在貫徹國家和省檔案局各項檔案管理制度的基礎上，結合工程實際，制定了全方位的檔案管理制度和辦法，最重要的是編制了詳盡的蘇通大橋工程項目竣工文件編制辦法，和臨時工程竣工文件編制辦法，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量。建立健全一整套檔案管理制度，做到各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范、高效地開展檔案工作奠定了良好的基礎。

四、文件材料的完整收集是保證工程檔案質量的關鍵所在

文件材料的收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環節；收集工作是檔案集中統一管理的重要內容和一項首要的具體措施；收集工作質量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作，因此文件材料收集完整全面是保證檔案質量的關鍵所在。

在工程建設的過程中，我們發現，文件材料的收集工作會遇到各種各樣的困難，比如，為了工作方便，工程部門在建設過程中往往會將經常用到的一些文件材料留在自己的部門，時間久了，容易造成文件的損壞和缺失，再如有些具有保存價值的文件材料在使用者看來使用過了就沒有利用的價值，成了廢紙，但是對檔案來說，卻是必不可少的關鍵性文件，此時，就會由于文件材料收集的不及時，帶來較大的損失。因此檔案人員應當主動的跟蹤工程的進展，定期收集文件材料，更重要的是大力宣傳檔案的重要性，讓相關管理人員、技術人員明確檔案歸檔的范圍和要求，努力做到全員參與檔案管理，人人建立強烈的檔案意識，自覺主動的保護檔案、移交檔案，這樣才能從根本上提高檔案收集的效率和效果，做到高效、完整、安全。

參考文獻：

[1]尹美京 任鳳仙：《檔案意識與檔案工作的關系之我見》 檔案學通訊 2008年03期

[2]辛英姿：《新時期對檔案工作者的素質要求》 內蒙古科技與經濟 2001年第5期。

作者簡介：金晶，現就職于江蘇蘇通大橋有限責任公司綜合部檔案室。