用信息技術促升企業(yè)項目知識管理水平

1、項目知識管理的新需求

伴隨經(jīng)濟全球化發(fā)展的趨勢，項目也愈來愈呈現(xiàn)出大型化、復雜化等特點；項目中的知識在數(shù)量上急劇增長，在分布上更具多元性；由于競爭的加劇，企業(yè)對于傳統(tǒng)知識的載體----人才的爭奪更加激烈，如何減少對個體的依賴性也因此成為項目導向型企業(yè)面臨的一個重要問題。現(xiàn)代項目管理，已經(jīng)不再是一個人或者幾個人就可以輕松做出決定的時代。現(xiàn)代項目管理不得不面臨以下幾個問題：

-如何從其他項目吸取經(jīng)驗（甚或是教訓），采用好的方法

-如何更快能找到需要的資源和知識

-如何將項目進程中新的知識經(jīng)驗進行存儲和更新，以便于再利用。

現(xiàn)代大型項目動輒涉及數(shù)百、上千人員（這些人員可能還分布在全球各地，且都是專業(yè)技能人員），由他們產生的知識信息量在某一個項目中都有可能達到數(shù)千上萬個， 且可能相互關聯(lián)。 值得慶幸的是，現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)給我們處理大量的信息帶來了可能和便捷；項目信息系統(tǒng)可以在處理這些項目過程知識信息上面大有作為——雖然它不是萬能的。

2、信息化項目知識管理的發(fā)展及特征

項目知識管理的信息化在近來引起了國內外企業(yè)和學者的廣泛興趣，并取得了一定的研究進展。譬如，Barthes 和Tacla提出的基于WEB的項目門戶系統(tǒng)[1]，Tan等提出的基于網(wǎng)絡的集成工作流項目知識分享與再獲取方法[2]等。還有研究指出，IT信息系統(tǒng)水平與項目知識管理的水平是密切相關的，通過高水平的知識管理可以達成比較好的項目產出[3]。但同時，根據(jù)學者Mian Ajmal博士以及Petri Helo教授等的調查和研究，缺少有效的信息系統(tǒng)依然是限制項目知識管理的最主要瓶頸之一[4]。

項目信息化知識管理不是簡單的項目管理信息化。很多企業(yè)可能都采用了某種IT信息系統(tǒng)來支持項目管理，包括項目進度計劃、成本管理、圖紙管理、文件管理等等，但并不能因此被認為實現(xiàn)了信息化項目知識管理。項目知識管理應該包括兩個部分：一是如何進行項目管理；二是進行項目過程所涉及和需要的知識。Gasik研究指出，項目知識管理存在于顯著區(qū)分的四個不同層次：即個體、項目、組織和全局之中 [5]。信息化的項目知識管理應該能夠實現(xiàn)對存在于不同層次之間的知識進行集成、共享，并能夠實現(xiàn)互動，概括來說應該至少具備以下幾個特征：

1）有完備的項目過程數(shù)據(jù)庫，能記錄項目中個體所創(chuàng)建的知識性信息。

2）能夠對項目知識性信息進行檢索，并能夠實現(xiàn)共享和訪問權限控制。

3）具備專家系統(tǒng)或者項目門戶系統(tǒng)，對組織和全局知識進行管理。

4）項目過程數(shù)據(jù)庫和專家系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)能夠實現(xiàn)流通互動。

3、信息化項目知識管理的應用實踐

正如某些項目導向型企業(yè)正在做的的一樣：對每個項目設置一個或多個信息數(shù)據(jù)庫，里面按照某種企業(yè)自己設定的優(yōu)化類目（專家知識庫）對各種項目管理信息進行分類存儲，并可以進行關鍵字檢索。項目過程中產生的知識信息可以有一個合適的載體并存儲起來，甚至項目個體之間就某一問題的討論的郵件都可以存儲進來。當我們在其他項目遇到某種類似問題，可以到這些數(shù)據(jù)庫進行一下檢索——我們可以發(fā)現(xiàn)前人已經(jīng)遇到過的問題，或許他們當時解決問題的辦法我們也可以借鑒。

1）信息知識的分類。

信息知識形成以后需要分類，分類的目的是能夠實現(xiàn)結構化存儲和檢索，這對于知識的共享具有重要的意義。我們只需要把存在于個體中的方法、觀念、共識、預測等知識按一定的分類結構存入項目數(shù)據(jù)庫。

2）信息知識的分享。

當我們按照數(shù)據(jù)庫的分類模型，將我們在項目管理過程中所產生的各種知識結晶（可以是正式的決定、會議的紀要、項目計劃書；也可以是非正式的一個想法、群體討論的郵件）存入數(shù)據(jù)庫中，便可以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲和共享。不管項目人員身在何地，只要通過internet打開這個項目數(shù)據(jù)庫，就可以輕松了解與自己相關部分的情況，查閱設計圖紙并可以提出自己的見解與其他人展開討論和批注。

3）專家信息庫/項目門戶系統(tǒng)。

專家信息是企業(yè)項目管理中高層次的固化的宏觀知識形式，比如公司項目管理模式指南、基于WEB的設備信息系統(tǒng)（產品信息庫、技術信息庫等）、項目專家博客系統(tǒng)等。當我們開始一個新的項目的時候，我們可以按照公司的項目管理模式指南（模板庫）來創(chuàng)建本項目的管理數(shù)據(jù)庫，而這個指南在一定時期是被認為較好的模式而相對固定的（只能由專家進行更新）。指南是公司通過總結項目管理的實踐對自身項目管理歸納出的在一定時期使用的基本管理方法，可以在很大程度上避免因為個體知識水平的不同而引起的項目管理主要方面的主觀化和偏差的發(fā)生，并使項目成員網(wǎng)絡的交互變得簡單。

4）知識的整理和升華-價值的形成。

前文把所有的經(jīng)驗、會議紀要、決定等都稱為知識可能是不妥當?shù)模驗槠渲杏邢喈斠徊糠挚赡苁窃谔囟〞r間、環(huán)境中產生的臨時性信息，還不具備“知識”的特征。因此，需要對每個項目管理數(shù)據(jù)庫進行整理，把其中真正的精華部分進行升華，形成有價值的知識。這個過程通常可以有兩個過程來完成：第一是項目組在項目結束后的自檢，在項目結束時進行。第二是專家組定期討論，這個過程可以對不同項目管理過程中遇到較多的問題和有效的知識進行歸納和升華，其結果可以影響到項目管理模型的改善，實現(xiàn)項目管理知識的演進。項目管理是一門實踐學科，項目管理知識是需要不斷完善和發(fā)展的，必須周期性進行評估和改進，以與時俱進指導于企業(yè)的項目管理實踐。

4、信息化項目知識管理的基本流程

通過建立項目管理知識門戶以項目過程數(shù)據(jù)庫等信息化手段進行項目知識管理，可以更好的實現(xiàn)項目知識的創(chuàng)建、存儲、共享和升華全過程的信息化集成，給項目知識管理帶來極大的便利并使得復雜信息中知識的提煉和總結變得可能和更容易。將項目知識管理和信息管理有效結合以實現(xiàn)高水平的信息化項目知識管理，將是未來企業(yè)尤其是項目導向型企業(yè)發(fā)展的方向。