檔案收集整理是管理好檔案的前提保障

摘 要：檔案收集工作是檔案管理工作的源頭，它決定了檔案機構對公眾的服務能力，本文從提高檔案意識、健全檔案管理體制、完善檔案收集制度的角度，探討如何開展檔案收集及確保檔案材料完整的方法。

關鍵詞：檔案收集方法；檔案意識；管理檔案

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案資料收集工作的基本要求就是“全和真”，即力求全面，刻求真實，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導現(xiàn)實工作，又能為查考歷史提供重要依據(jù)。

如何做好檔案收集工作這一歷史責任，筆者通過檔案工作的實踐體會，結合實際工作就檔案收集工作談幾點體會：

1.提高檔案意識，樹立檔案觀念

檔案意識淡薄是檔案收集工作中的大敵。有些人因為缺泛檔案意識，認為檔案工作不是主要部門，在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，致使部分在本單位生產(chǎn)活動過程中形成的具有查考價值的文件資料沒有歸檔，造成檔案流失，直接影響到今后的檔案利用，具體有以下幾個方面；①本單位領導和有關人員外出參加各種會議帶回的有關資料、一些人員的科研成果、合理化建議、出席各種學術研討的論文、圖片等，不愿或不及時移交檔案室；②有些上（下）級機關及外單位直接寄送給領導人“親啟”文件或直接寄給所屬業(yè)務對口部門和有關人員的文件材料，各部門往往會留在本部門或個人手中的而未向收發(fā)員和檔案室移交，既使有的移交了也是留復印件，而未留原件，失去了檔案的原始性；③城網(wǎng)資料設備如三證的收集不全，就往往是設備資料開箱時未及時移交和保管不善而流失，造成日后查考無利用價值。

因此，我們通過學習檔案法規(guī)，大力宣傳檔案知識和組織全員參加檔案知識競賽等形成，增強企業(yè)檔案法制觀念和意識，進一步提高全員檔案意識，增強廣大干部職工學法、知法、守法、依法辦事的自覺性，努力實現(xiàn)從檔案法制到檔案法治的轉變。

2.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡作用

要結合單位自身的管理體制，組織機構的設置、檔案材料的形成建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡體系，從而做到從上而下，層層有人負責、形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理員應與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，負責做好本部門文件資料的收集、整理和移交工作，這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

3.建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時間；制定電網(wǎng)建設項目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責任落實等制度，明確各項工作的負責人，責任部門和考核標準，列入月度和年度績效考核。

4.積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案員應根據(jù)檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

5.提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術提供遠程服務，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，使利用者感受方便，為單位的安全生產(chǎn)提供服務。

6.制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準

當前科學理性的發(fā)展對檔案從業(yè)者的職業(yè)活動與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動與職業(yè)行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時會說明違反這些規(guī)定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動中外，還應當關注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業(yè)的建設中，職業(yè)的價值要在與社會的交往過程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價值，并能自覺遵守各項規(guī)章制度，正是在這個時候，檔案職業(yè)道德規(guī)范才能更好的落實。

檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案收集和管理工作再上新臺階。