淺析高校教學(xué)秘書的角色定位與素質(zhì)要求

王思穎 鄧成俊

摘 要：本文對現(xiàn)階段高等院校的教學(xué)秘書進行了角色定位，指出教學(xué)秘書不但要扮演好基層管理者以及具體執(zhí)行者的角色，還必須要做好服務(wù)者以及協(xié)調(diào)者的工作。文章結(jié)合自己的實際工作經(jīng)驗，對現(xiàn)階段高校教學(xué)秘書的主要素質(zhì)要求進行了總結(jié)，提出目前高校教學(xué)秘書必須要擁有良好的心理素質(zhì)和工作責(zé)任感，不斷培養(yǎng)自己的溝通協(xié)調(diào)能力，并掌握現(xiàn)代化管理技巧，提高自己的創(chuàng)新能力。

關(guān)鍵字：高校 教學(xué)秘書 角色定位 素質(zhì)要求

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）10（a）-0143-01

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)教務(wù)管理隊伍中的關(guān)鍵主體，通常需要對高校不同院系的日常教學(xué)事務(wù)負責(zé)，并開展常規(guī)檔案管理工作，因此，教學(xué)秘書必須要充分發(fā)揮其在教學(xué)管理系統(tǒng)中的積極作用，為高校的持續(xù)健康發(fā)展提供推動力。教學(xué)秘書要想更好地完成各種教學(xué)管理工作，就必須要具備端正的工作態(tài)度，擁有良好的職業(yè)道德，不斷培養(yǎng)自身的綜合素質(zhì)，提高自己的綜合管理能力。

1 高校教學(xué)秘書的角色定位

1.1 基層管理者和具體執(zhí)行者

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中扮演著基層管理者和實際執(zhí)行者的角色，需要為各個院系的領(lǐng)導(dǎo)提供各種幫助和服務(wù)，協(xié)助他們進行日常瑣碎教學(xué)管理事務(wù)的處理，維護學(xué)校的秩序，保證教學(xué)管理工作的順利開展。教學(xué)管理工作具有十分突出的瑣碎性和復(fù)雜性，不但包括各種教學(xué)計劃制定工作，還包括任務(wù)設(shè)計、課程編排、教材預(yù)定、學(xué)籍管理等學(xué)生工作，教學(xué)秘書必須要在工作過程中深入基層，對各種教學(xué)工作進行常規(guī)檢查，監(jiān)督控制教學(xué)工作質(zhì)量，將學(xué)校各項規(guī)章制度進行貫徹執(zhí)行。

1.2 服務(wù)者角色和協(xié)調(diào)者角色

在高等院校的教學(xué)工作和日常管理工作中，教學(xué)秘書負責(zé)進行各種具體管理事項，其工作內(nèi)容涉及面十分廣闊，服務(wù)對象不但包括學(xué)校師生們，還包括各個院系的領(lǐng)導(dǎo)，因此，教學(xué)秘書必須要在教學(xué)管理過程中扮演好綜合服務(wù)者的角色。教學(xué)秘書在實施管理服務(wù)工作時，應(yīng)該加強與各科教師的溝通，強化與校內(nèi)學(xué)生之間的交流，以便了解他們的真實想法，明白他們的真正需要，提供更加具有針對性的服務(wù)[1]。

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中不但要負責(zé)對教務(wù)處發(fā)出的通知進行上傳下達，還要當(dāng)好各個教學(xué)院長的參謀，協(xié)助他們根據(jù)學(xué)校教學(xué)管理制度中的標準開展各種日常管理工作。這就要求教學(xué)秘書學(xué)會與教學(xué)院長以及各個院系主任進行巧妙溝通，有效協(xié)調(diào)院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、家長等之間的關(guān)系，營造一個健康有序、和諧發(fā)展的校園環(huán)境。教學(xué)秘書只有扮演好協(xié)調(diào)溝通者的角色，才能為學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)提供保障，提高教學(xué)管理工作的有效性。

2 高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

2.1 良好的心理素質(zhì)和工作責(zé)任感

高校教學(xué)秘書要想順利完成自己的本職工作，為廣大師生提供有效幫助和服務(wù)，首先必須要擁有穩(wěn)定的心理素質(zhì)，在工作過程中不斷培養(yǎng)自己的耐心，提高自己的思想政治素質(zhì)。教學(xué)秘書必須要在開展學(xué)校工作時將校內(nèi)師生以及學(xué)生家長作為自己的主要服務(wù)對象，用熱情大方的態(tài)度、高質(zhì)量高水準的工作為他們提供幫助和服務(wù)。對于教學(xué)秘書這一職位來說，善解人意、顧全大局等品質(zhì)十分重要，同時，教學(xué)秘書還應(yīng)該要具備較強的抗打擊能力和抗壓能力，能夠承受多方面的考驗和壓力，并用開闊的胸襟面對各種瑣碎問題，有條不紊地將問題解決。

另一方面，教學(xué)秘書扮演著高校管理服務(wù)人員的角色，對該職位來說，工作態(tài)度以及工作責(zé)任感具有十分重要的意義。由于教學(xué)秘書每天要面對的問題相對比較瑣碎和復(fù)雜，要想對問題進行條理性分析和解決，就必須要具備認真工作的態(tài)度，擁有高度的工作責(zé)任感。另外，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理基層的工作人員，需要為學(xué)校指揮中心提供參謀，其工作態(tài)度是否端正，工作效果是否顯著，直接影響著高校日常管理工作和教學(xué)工作的開展。教學(xué)秘書必須要明確自己的職責(zé)，要明白自己所處職位正如高校教學(xué)管理機器中的啟動鍵螺絲，必須要發(fā)揮好承上啟下的作用，對各方因素進行有效調(diào)節(jié)，保證學(xué)校工作的正常進行。

2.2 溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書在高校教學(xué)過程中占據(jù)樞紐地位，在很多時候需要跟教務(wù)處、各個學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、各種任課教師以及校內(nèi)學(xué)生進行溝通和交流，教學(xué)秘書是貫徹執(zhí)行高校各類溝通協(xié)調(diào)事項的主要人員。教學(xué)秘書工作內(nèi)容復(fù)雜，涵蓋的范圍相對較廣，不但要給各個院系的分管領(lǐng)導(dǎo)提供有效幫助和服務(wù)，協(xié)助他們完成各項管理工作，還必須要對教務(wù)處、各個院系、校內(nèi)師生等校內(nèi)主體進行科學(xué)協(xié)調(diào)，保證他們關(guān)系和諧，推動學(xué)校工作的穩(wěn)定、有序開展[2]。因此，教學(xué)秘書應(yīng)該要根據(jù)本校具體實際狀況，結(jié)合全校師生員工的意見和建議，對學(xué)校教務(wù)處制定的各種規(guī)章制度開展有利宣傳，切實將規(guī)章制度中所要表達的教學(xué)管理目的及精神傳達到每一個教師和學(xué)生心中。另外，教學(xué)秘書還應(yīng)該深入校園師生中，加強與老師和學(xué)生的溝通交流，收集廣大師生對于學(xué)校管理工作和教學(xué)工作的意見和建議，將其整理成為書面文件，上交學(xué)校相關(guān)管理部門，將調(diào)查得到的信息及時反饋給院系領(lǐng)導(dǎo)或者教務(wù)處，發(fā)揮良好的溝通協(xié)調(diào)作用。通過有效的溝通協(xié)調(diào)工作，教學(xué)秘書能夠緩解學(xué)校不同部門以及不同員工之間的矛盾，減少誤會，進而促進學(xué)校教學(xué)管理工作效率以及質(zhì)量的有效提高。

2.3 現(xiàn)代化管理技巧以及良好的創(chuàng)新能力

現(xiàn)階段，大部分高等院校的教學(xué)管理工作都是通過運用教務(wù)管理系統(tǒng)或者其他計算機應(yīng)用軟件來完成的，因此，教學(xué)秘書必須要掌握各種現(xiàn)代化信息軟件以及辦公設(shè)備的具體使用方法，熟練操作相關(guān)設(shè)備和軟件，以便更好地利用信息化技術(shù)進行信息收集，對各類數(shù)據(jù)進行處理，并優(yōu)化高校教學(xué)檔案的管理工作。其次，教學(xué)秘書還應(yīng)該要真正了解教務(wù)管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用過程，通過使用高校教務(wù)管理系統(tǒng)，完成各種教學(xué)計劃管理工作，并將其應(yīng)用在學(xué)生成績管理、學(xué)籍管理、課程設(shè)置、課程安排以及學(xué)生網(wǎng)上選課和教學(xué)評價等工作。教學(xué)秘書只有充分掌握各種網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，才能實現(xiàn)對高校各項工作的現(xiàn)代化管理，促進管理效率和質(zhì)量的提高[3]。

隨著高校工作內(nèi)容的不斷復(fù)雜化，很多學(xué)校開展進行各種工作方式改革，傳統(tǒng)的教學(xué)方法和管理思維已經(jīng)很難適應(yīng)新的發(fā)展形勢，教學(xué)秘書必須要學(xué)會與時俱進，不斷培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，積極推進高校教學(xué)管理改革工作，樹立新的教學(xué)管理理念，挖掘各種新型管理方式，充分利用這些新型思路和方法，及時將問題解決。

3 結(jié)語

教學(xué)秘書作為現(xiàn)代高等院校的神經(jīng)中樞，不但扮演著基層管理者和具體執(zhí)行者的角色，同時還扮演著服務(wù)者的角色和協(xié)調(diào)者的角色。我們必須要在對教學(xué)秘書進行準確角色定位的基礎(chǔ)上，明確他們應(yīng)該具備的各種素質(zhì)，以便促進高校教學(xué)管理工作效率和質(zhì)量的同步提高。

參考文獻

[1] 陳海紅.論高校教學(xué)秘書的角色沖突與心理調(diào)適[J].中國電力教育，2011，14（19）：87-88.

[2] 艾嬌.論新時期高校教學(xué)秘書的角色定位及工作職責(zé)[J].科教文匯（上旬刊）， 2011，14（2）：54-55.

[3] 王靜.淺談高校教學(xué)秘書的工作特點與素質(zhì)提升策略[J].新課程研究（中旬刊），2011，8（8）：147-148.