藝術院校藝術檔案管理探析

摘 要：藝術類高等學校的檔案管理工作既要遵循普通檔案管理的規律和工作要求，又要兼顧藝術檔案的特點。本文從藝術檔案產生存在的特點、管理的問題以及解決的思路三方面對藝術類高校藝術檔案管理進行探討。

關鍵詞：高校；藝術檔案；管理

2002年頒布的《藝術檔案管理辦法》，將藝術檔案定義為在藝術創作和演出、藝術教育和研究、文化交流以及社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。[1]藝術類高等學校是藝術檔案產生與保管的重要機構。

1 藝術檔案管理的特點

區別于普通高校，藝術類高校檔案管理工作不同于普通檔案管理，有藝術檔案的獨特性，主要體現在以下方面：

（1）藝術檔案產生的實時性。藝術檔案的產生具有特定的時間及地點，一旦錯過，很難補救。不同于紙質檔案，產生即存在，不必在產生之時實時歸檔，可以按學校檔案館（室）的要求，設定統一的歸檔時間。而藝術檔案如果在發生之時沒有記錄留存，如一場音樂會沒有實時記錄現場影音資料，事后是無法補救的。

（2）藝術檔案的表現形式具有多樣性。《高等教育檔案管理辦法》中對高校檔案的概念進行了界定，指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[2]相對于普通檔案，藝術檔案更加注重藝術的特性，偏重于藝術載體的表現形式，更多地體現為圖片檔案，如攝影作品；聲像檔案，如一場音樂會；實物檔案，如一副美術繪畫作品等。

（3）藝術檔案的歸檔范圍多元化。《高等學校檔案管理辦法》將高校檔案的歸檔范圍分為黨群、行政等十一大類。而《藝術檔案管理辦法》將藝術檔案的歸檔范圍概況為文學創作、藝術表演、美術、攝影、社會文化、藝術研究、藝術教育、文化交流、個人藝術九大類。對于藝術類高校來說，《高等學校檔案管理辦法》的分類方法雖然同樣適用于藝術檔案，但卻不能全面兼顧到所有種類藝術檔案的收集。藝術表現形式、表現載體的多樣性以及藝術教學與藝術科研的獨特性，決定了藝術類高校必須增加聲像類、實物類、人物類等檔案類別。

（4）藝術檔案的保管方式相對復雜。不同于紙質檔案，可以按“件”或者按“卷”保存，藝術檔案沒有統一的保管方式與保管規格，如繪畫類、雕塑類、藝術設計類檔案可能要以實物檔案的方式保管；音樂類、戲劇類檔案可能要以聲像檔案的方式保存，需要通過光盤等介質存放在防磁空間中。對藝術檔案的保管方式必須量身定做。

2 藝術檔案的管理問題分析

對于當前大多數藝術類高校來說，藝術檔案管理工作普遍存在以下問題：

（1）學校檔案管理部門人員的藝術專業素質有待提升。學校檔案館（室）工作人員大多以檔案或其他專業人員為主，對檔案人員的培訓也主要針對檔案理論、檔案專業技能以及學校宏觀檔案管理方面，幾乎很少有藝術類高校會注重加強對檔案人員進行藝術專業素質的培養和提升。學校各單位大多配置的是兼職檔案管理人員，很可能同時兼顧辦公室、教學秘書等多重工作職責。因此，對檔案專業乃至藝術檔案的了解更加匱乏。雖然對于學校檔案館（室）來說，主要還是履行檔案的接收與保管職能，但缺乏基本的藝術素質修養，就不能對各單位的兼職檔案員進行業務指導，從而成為門外漢。

（2）藝術檔案收集與利用率低。對于學校職能部門在工作中產生的藝術檔案，由于兼職檔案管理人員檔案專業水平高低不一，導致很多檔案不能完整地保存下來；另一方面，個人創作的藝術檔案，在多數人意識中認為屬于個人，不應該也沒有必要在學校檔案館（室）保管。收集率低自然會導致利用率低，沒有為他人提供利用與服務，反過來又影響檔案的收集率，形成惡性循環。

（3）藝術檔案保管方式混亂。一方面是由于藝術檔案表現形式和載體多樣化，在保管時需要區分不同的存放介質，進行分類保管。要購置適用于存放藝術檔案的檔案設備。例如，防磁柜、實物廚。但對于尺寸規格無法統一的藝術檔案來說，實物廚也并非能夠容納各種尺寸的檔案，如有些大尺寸的美術作品檔案只能堆放在庫房的角落里，完全無法達到檔案保管的要求；另一方面，由于目前藝術類高校對于藝術檔案的管理缺乏有效的體制與模式，使得館（室）存檔案數量相對較少，檔案工作人員對藝術檔案收集、保管也缺乏足夠的重視，導致了其保管方式也相對滯后。

3 藝術檔案管理思路探討

對于藝術類高校來說，檔案管理工作在遵循普通高校檔案管理體制的基礎上，如何兼顧藝術檔案的管理是亟待解決的突出問題。本文從其收集與保管兩方面提出幾點解決思路：

首先，要理順藝術檔案收集的線索。由于藝術檔案產生的實時性，區別于普通檔案，在收集藝術檔案時，不能“等、靠、要”，不能集中收集，而應建立一套完整的收集立檔體系。對于藝術類高校來說，藝術教學與實踐活動、美術繪畫作品、藝術設計作品、戲劇表演、音樂作品等藝術檔案的產生非常復雜多樣。因此，必須理順檔案產生的線索，才會事半功倍。線索一，根據學校要聞和重大事件，整理其中產生的藝術檔案；線索二，根據校內藝術實踐周歷，全面掌握教學實踐中產生的藝術檔案；線索三，根據重點人物的教學、實踐活動安排，掌握期間產生的藝術檔案。通過多條線索全面了解學校各層面藝術檔案可能產生的事件，奠定了檔案收集的基礎。

其次，檔案管理人員要進行實時收檔。通常情況下，學校的檔案管理人員習慣于按照普通檔案的收集思路，定點定時的收集檔案，特別是在當前大多數高校已經實現了部門預立卷的情況下，檔案館（室）人員收集檔案的能動性與參與性大大降低。對于實時產生的藝術檔案來說，等到年終統一收集，勢必會降低檔案的收集率，造成檔案的流失。另一方面，只是從宏觀、總體上把握檔案的產生事件，也不能夠深入了解檔案產生的數量、類型、存儲方式等，這就要求學校檔案人員主動參與到檔案產生的環境中，深入了解檔案產生的過程，從而對檔案的收集、保管做出更精確的要求。

再次，要調動檔案網絡管理體系的參與性。僅僅發揮學校檔案管理者的主動參與性還不夠，學校檔案館（室）人員人數、精力有限，不可能對學校各個層面產生的藝術檔案了如指掌。因此，必須調動檔案網絡管理體系中校內各單位兼職檔案人員的參與性。從檔案產生的第一線人員手中得到收集線索，會大大提高收集的覆蓋率、準確率。

最后，要注意藝術檔案立卷保管的類別性與關聯性。藝術檔案表現形式的差異導致了保管方式的不同。例如，音樂類、戲劇表演類、舞蹈類檔案大多采用聲像的保存形式，而美術和設計類檔案大多采用實物的保存形式，但是從每一件藝術檔案的產生來看，又不僅僅是單一的檔案本身，可能還需要對附屬檔案進行保存。例如，對于一場音樂演唱會來說，除了演出的聲像資料外，還要保存演唱會的宣傳材料，如海報、通訊稿；演唱會的制作過程，如參與演出的人員名單、節目單；演唱會的影響力材料，如獲獎文件、證書等等。那么對于這場演唱會來說，產生的檔案包含了聲像類、實物類以及文字類，對檔案的保管提出了更高要求。聲像檔案要注意防磁，實物檔案與文字檔案類別不同，保管方式與存放位置也就不同，必須要通過“互見卡”等方式，將同一事件發生的存放在不同位置的檔案關聯起來，從而保證檔案保管的完整性。

對于藝術類高校來說，更為重要的是從宏觀理論層面，探求一種兼顧普通檔案與藝術檔案雙重管理的行之有效的管理模式與管理網絡，為社會文化的發展保留歷史。

參考文獻：

[1] 文化部、國家檔案局第21號令.藝術檔案管理辦法[Z].

2002年2月1日實施.

[2] 教育部、國家檔案局第27號令.高等學校檔案管理辦法[Z].2008年9月1日實施.

作者簡介：李莎（1981—），女，山東青島人，碩士，山東藝術學院講師。