桂林市普通高中學籍檔案管理現狀探析

劉華

摘要：

普通高中學籍檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校學籍管理規范化、科學化的重要載體。它對學校領導和教師全面了解學生的思想、品德、學習、健康、家庭等情況起著重要的參考作用。

關鍵詞：普通高中;學籍檔案;管理現狀;對策

普通高中學籍檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校學籍管理規范化、科學化的重要載體。普通高中學籍檔案主要包括：學生入學、轉學、休學、復學、跳級、獎懲和畢業等手續形成的檔案資料，它對學校領導和教師全面了解學生的思想、品德、學習、健康、家庭等情況起著重要的參考作用，與教學檔案和文書檔案一樣在學校管理中具有重要的地位和作用。筆者根據普通高中學籍檔案管理的有關規定，結合自身的學習和工作體會，就如何改進普通高中學籍檔案管理談點看法。

一、 普通高中學籍檔案的特點

（一）檔案的形成周期性長。一份普通高中學籍檔案的形成從入學登記到畢業要經過三年時間。

（二）檔案的變動性大。學籍檔案產生周期長使檔案本身不斷處于變化中，如有的可能經過休學后復學，有的可能經過補考到及格，有的可能經過處分和取消等等。

（三）檔案的私密性高。學籍檔案內容豐富，記錄了學生在校期間的各種情況，同時還包含有照片、家長信息、獎懲記錄等屬于個人隱私的事項，這些需要在一定范圍內保密，以免出現不必要的麻煩。

（四）檔案使用的頻繁性高。由于檔案形成時間長，處于不斷更新變化中，說明檔案利用率高，更加要求學校采取措施加強學生學籍檔案的管理工作。

二、桂林市普通高中學籍檔案管理工作的基本現狀

就目前桂林市普通高串學籍檔案管理工作的現狀來看，由于歷史和現實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學校的領導對學生學籍檔案管理工作認識不足，認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用。二是學籍檔案管理人員缺乏。多數學校沒有專職的學籍檔案管理人員，兼職的教學任務占據了管理人員很大一部分時間和精力。三是管理人員綜合素質不高，因為要兼顧教學工作，學校指定的管理人員多為年齡較大，教學任務不重的教師擔任，但這些教師的信息化水平普遍偏低。四是檔案收集不完整。主要表現為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多，如成績由教務處負責，獎懲由政教處負責等等。

三、做好普通高中檔案管理工作的對策

（一）加強領導，提高認識。提高學校全體教職工對學籍檔案管理工作重要性的認識，是做好學籍檔案管理工作的前提。為此，應把學籍檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，確定一名副校長分管此項工作，經常組織學籍管理人員認真學習上級有關文件精神，深入進行宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學籍檔案工作的重要意義，堅決杜絕 “說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的做法，扎扎實實地抓好學籍檔案工作。利用好教育部配套的《全國中小學學籍管理系統》，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足家長和學校的需求作為學籍管理工作的中心環節和價值趨向，以現代理念和創新思維來加強學籍檔案管理。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規范學籍檔案的歸檔要求和管理辦法，使學籍檔案工作做到有章可循，有法可依，按要求設立專職（或指定專人）負責此項工作。

（二）創造條件，規范建設。不管學校規模大小，均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律和較強業務能力的同志負責學籍檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養學籍檔案管理方面的專業人才，逐步使學校學籍檔案管理人員專業化、固定化。因此，各學校要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規章辦事，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保學籍檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

（三）轉變觀念，強化管理。隨著教育標準化建設的全面展開，普通高中學籍檔案管理工作也應更新觀念，加快發展。如何實現學籍檔案管理工作的規范化、現代化？個人認為：首先，觀念要現代化，即要樹立學校學籍檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發展學校學籍檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化。因為學籍檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高工作效率，確保工作質量的重要條件，尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性。

（四）規范整理，達標上等。學校學籍檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月收集、整理、歸檔。在整理過程中，應著重收集本學校形成的學籍資料，上級針對本單位制發的文件材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據不同年級、班級，分類別分別整理歸檔。同時，要根據教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創造條件，使每一所學校的學籍檔案管理工作達標上等。

總之，改進和加強普通高中學籍檔案管理工作，有利于學校對每一位在校學生的學習、生活情況的正確評估，有利于學校實施科學管理。事實證明，把學校學籍檔案管理工作做好、管好、用好，必定能發揮不可替代的作用。

（作者單位：廣西桂林市廣播電視大學，廣西 桂林 541002）