淺論ISO9000 質量管理體系在數據管理中的應用

汪 洋，徐 佳

（南京市國土資源信息中心，江蘇 南京 210008）

0 引言

隨著南京市國土資源信息中心（以下稱“中心”）信息化程度的不斷提升，信息系統已成為各部門的生產作業系統，在這個規模龐大、結構復雜的系統中運行著大量的數據，這些數據質量的高低直接決定系統運行的效率和成敗。樹立“質量第一”的觀念，引入現代質量管理方法，全面加強數據質量管理，已是迫在眉睫。

中心于2002 年2 月開展建立并實施質量管理體系，并與2009 年7 月份設置了數據管理科，將數據管理納入了質量管理體系中，建立并完善了《數據管理程序》《保密管理程序》《數據上網入庫手冊》與《計算機及網絡數據安全管理規定》，明確了數據管理科的職責和工作程序，建立了基于PDCA 循環法的數據管理機制，實現了數據的及時上網入庫、層層監控、定時備份、安全提供、嚴格管理，逐漸減少工作中對信息數據的不認真和隨意性，保證了中心數據的安全性與高質量，為中心數據管理的科學化、現代化奠定了基礎。

1 建立《數據管理程序》明確職責

中心通過建立《數據管理程序》明確了職責分工。下一步是需要厘清數據輸入/輸出管理流程（見圖1）。各科室按程序規定采集、錄入、檢查、入庫各類信息數據，數據管理科通過一定技術手段對收集、采集的數據進行有效的加工、管理與控制，以確保提供的數據符合內部與外部的使用要求。因此，中心的數據管理是以各類國土資源數據為核心，依托成熟的存儲、數據庫、GIS、網絡等技術，按照統一標準，建立的具有信息管理、分析、查詢、統計及服務的一體化數據管理體系。它可為國土資源政務管理信息系統提供管理及運行平臺，為信息服務系統的信息提取提供數據源支持。

2 基于PDCA 循環的數據管理機制

2.1 PDCA 循環的內涵

PDCA 循環是現代質量改進的基本方法。PDCA 是英文Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）、Action（總結或處理）的縮寫，它的含義是質量管理工作要按照設定的計劃，予以執行，再檢查結果，將成功的方案納入標準，將不成功的方案留待下一個循環去解決。它最早由美國質量管理專家戴明（Deming）提出，故又稱“戴明循環”。

圖1 數據輸入/輸出管理流程

就數據管理而言，P 意味著分析數據現狀確定數據管理目標、制定計劃，確定采取的具體措施及方法；D 意味著按預定的計劃、目標、措施及分工實實在在地執行，努力實現；C 意味著通過檢驗手段與統計方法把實施結果與計劃的預期目的相比較，檢查計劃的執行情況和實施效果；A 意味著根據檢查的結果，總結成功的經驗和失敗的教訓，并采取措施將其規范化，納入有關的數據標準與制度，鞏固已有成績，同時防止不良結果的再發生以及提出該循環尚未解決的問題和新產生的問題，并將其轉入下一輪PDCA 循環中去，為下一輪循環計劃提供資料。具體特點如下：

一是“大環套小環，小環保大環，推動大循環”。數據管理科根據年度任務分解及每個月工作安排，建立PDCA 循環，層層循環，大環是小環的母體和依據，小環是大環的分解和保證。內部的小環都圍繞著數據管理的總目標，各項工作有機的聯系在一起，彼此協同，相互促進。

二是不斷前進，不斷提高。PDCA 循環就像爬樓梯一樣，一個循環運轉結束，數據的質量就會提高一步，然后再制定下一個循環，再運轉、再提高，不斷前進，不斷提高。

三是管理方法的形象化。下一步是需要厘清PDCA 循環示意圖（見圖2）。PDCA 循環是科學管理方法的形象化，針對數據管理中出現或可能出現的問題，用這種螺旋上升的循環系統對本科室內部控制進行研究和設計，加強數據質量管理能力。

圖2 PDCA 循環示意

2.2 數據管理中的PDCA 循環

數據質量管理活動的運轉，離不開管理循環的轉動。PDCA循環法要求在對數據進行整理維護、再加工、備份、統計分析活動中都要事先對實現目標采取的措施有所策劃，策劃制定之后，定期對開展的活動進行監測檢查，通過檢查找出問題和原因進行處理，最終將經驗和教訓制定成標準和制度。

2.2.1 精心策劃，確定數據管理的工作目標

數據管理的策劃就是確定數據管理過程中各項任務的目標、準則、程序、方法和組織，并以文件形式對策劃的具體內容明確規定，使之成為數據管理員工作的指南。根據數據科的職責，前期策劃應以幾個方面為基礎：

一是確定管理目標。（1）數據檢查與匯交：制定相應數據標準，規范作業程序，確保數據不丟失，數據間邏輯的一致性，范圍、格式的正確性，內容的完整性；建立相應管理制度，規定作業員的數據使用權限與期限，確保數據上網、入庫、回網的及時性。（2）數據組織與存儲：形成完整的數據組織和存儲框架；建立與組織好便于管理與檢索的數據目錄；定期對數據進行整合與過濾；制定數據生命周期管理策略，實現數據存儲管理效率。（3）數據運行與維護：建立管理制度規范運行各類軟件程序及業務流程；有效開展運行監控與維護、故障診斷排除、數據備份與恢復、歸檔與檢索，確保中心數據庫正常運轉，使系統、數據庫在災難發生時能快速進行原系統恢復，確保數據的安全；建立數據定期整理與再加工方案，對每項整理維護內容設定相應的整理頻率（按年、按月、按季度、實時）、更新范圍（全市、區、街道）。（4）數據提供與服務：建立數據服務管理辦法，確定數據服務內容、提供數據等級、提供數據范圍、方式、措施等內容；對用戶進行審核，根據用戶權限對數據進行提供；嚴格按照國家法律法規及中心的要求對外進行數據提供服務。（5）數據的安全性：形成安全策略、管理制度、操作規程等購成的全面的信息安全管理制度體制；建立相應的密碼使用管理規定和保密管理規定；設定數據的密級及訪問權限。

二是明確數據管理人員職責及權限。具有滿足各種要求的能力、良好的職業道德和恪盡職守的工作人員是完成數據管理目標的重要條件。因此，應明確規定數據管理人員的職責和權限，以便于各盡其職、各負其責。根據人員能力、特長進行合理的職責和權限分配，讓每個成員各盡所能的發揮作用。

三是確定各項工作要求規定。自數據管理科成立以來，為更好完成工作目標，先后制定完善了《圖件拷貝上網管理規定》《數據上網入庫手冊》《數據安全管理規定》《數據備份規定》《南京市大比例尺地形圖數據標準》《權屬圖整理方案》《坐標轉換方案》《消除地形圖重疊區方案》等一系列作業方案及規定。可見，無論哪項工作開展前，都應根據目標制定相應作業要求及規定，并針對作業過程中出現的新問題、新情況，不斷補充、完善。

2.2.2 組織實施，完成各項數據管理任務

策劃只有得到順利的實施才能發揮其統領全局的作用，而在每項計劃任務實施前，都應明確5 項內容。一是過程所需的資源。根據任務內容，確定所需的資源是否齊全，資源能否合理有效的加以利用，并以安全性、時間、經濟、消耗作為評判利用資源合理性的基本準則。二是如何與其他部門溝通。與其他部門有效的溝通能起到事半功倍的效果，了解各個部門對數據的需求，掌握數據流的每個結點，在任務開始前征求其他部門的意見都是任務得以順利完成少反復、少調整的基礎。三是如何獲取上一步驟的反饋信息。在國土資源數據的管理中，每項任務的每個步驟與對數據的任何一個操作都可能產生深遠的影響，因此，在下一步驟的開始前需對上一步驟進行評價與監控，并得到上一步驟的反饋信息以證明操作的正確性與和理性。四是需要收集哪些數據。應主要包括以下幾類：原始數據，監控數據，反饋數據，歷史數據，參考數據，各類文檔與屬性數據等。五是需要保存哪些過程記錄。記錄是為了證明每步操作都是符合要求、方案及質量體系有效的運行。

在實施階段，應該從以下幾方面入手：（1）權責對等。分解目標，就應明確權責。有責無權，任何人都不可能真正負責；責大權小，事事需要向上級請示，事事由上級決策，最終會降低辦事績效，從而也會讓下級產生一種不必對工作完全負責的心理；有權無責其結果是拍腦袋決策、濫用職權、貪大喜功。所以，要提高數據管理效率必須做到責權一致。（2）定時定量。嚴格按照規定及方案的進度計劃規定的時間完成各項任務。如每天對數據庫進行備份、維護街坊結合圖、維護數據庫的各類“開關”、及時對數據上網入庫，每月對數據庫、文件進行檢查、整理，每季度提示數據回網、提示密碼使用期限，按規定時間完成數據的提供與再加工等。（3）監控有力。數據誤操作、誤提供，虛假數據，數據質量不符合要求等問題及突發事件時有發生，如果監控有力對問題既能容易檢查追蹤，又能讓領導準確掌握信息，果斷作出決策。如對數據庫建立“觸發器”，對文件進行增量備份，通過軟件對數據質量進行檢查等。（4）及時糾偏。密切關注策劃實施的全過程，重點對實施中出現的偏差及時作出調整。①要及時調節策劃中因事先考慮不周全而造成的不合理部分；②要對應工作對象發生了改變后需要調整的部分進行調整；③要定期量化的檢查執行偏差和完成情況。對不合理與偏差的地方應立即修正。如對數據維護的安全度，數據提供的準確率，數據備份的合格率，數據檢查的合格率進行了執行情況的檢查與量化。（5）堅決執行。策劃及目標一旦制定就要想盡辦法去實現，所以要不斷增強執行力，確保各項任務的順利完成。

2.2.3 認真監測，對數據管理的結果進行檢查

數據管理科應按策劃規定的時間及內容對數據管理的質量進行監測檢查，通過檢查策劃的執行情況，總結經驗教訓，為以后的工作奠定基礎。檢查包括：（1）是否按規定的程序工作；（2）對數據的處理、備份、上網是否及時；（3）對數據的操作是否進行記錄，記錄是否符合要求；（4）數據的檢查、數據提供是否正確；（5）數據服務是否讓顧客滿意；（6）數據的安全性是否得以保證；（7）數據的組織存儲、可用性、可靠性、完整性是否符合要求；（8）歷史數據是否得到合理有效的管理，是否便于訪問檢索。

2.2.4 努力改進，爭取數據管理工作上新臺階

此階段包括2 個步驟：鞏固已取得的成果；對這一循環未解決的問題，移到下一循環去解決。

將檢查階段發現的各種問題及各個成功的經驗加以分析、總結、保存，鞏固取得的成果，對存在的問題要及時查找源頭，移至下一個PDCA 循環中解決，這樣周而復始，可以最大限度地提高數據管理的質量。比如，數據管理人員運用新技術的能力需要加強，則在下一循環中著重加強數據管理人員對新技術的學習與培訓；數據質量存在問題，則應把出現的問題進行分類，通過改進軟件、改變檢查方式、方法作為下一循環的輸入。

3 結語

數據管理工作是一個集多種作業、多學科于一體的管理過程。因此，應該清楚地衡量自身運行狀況，通過制定科學合理的目標、計劃和管理規定，建立和健全數據質量管理體系，加強檢查和監督，不斷總結和提高，由此形成數據管理中的PDCA循環。再通過不斷的PDCA 循環，數據管理工作不斷改進，管理水平會逐步提高，最終達到增強中心總體實力的效果。

［1］馬成剛.PDCA 循環在工程質量管理中的應用［J］.中國科技信息，2007（8）.

［2］金錫萬.管理創新與應用［M］.北京：中國勞動社會保障出版社，2004.