辦公自動化技術在圖書館管理中的應用

寧勇

[摘 要]利用辦公自動化進行管理，可以針對圖書館內的固定資產管理、文件管理和網絡管理等繁雜的工作事務進行轉變，讓其變得更為輕松。基于此，本文針對圖書館管理工作中如何提高工作效率，來應對當前高速發展的社會需求進行分析。

[關鍵詞]辦公自動化技術；圖書館管理工作；應用與發展

對于辦公自動化技術的發展，是基于網絡技術的發展為基礎而進行推進的一種新型辦公管理形式。這個辦公概念主要是以計算機、通信、行為科學相結合的產物。可以通過個人辦公設備，利用網絡進行支持，而進行工作管理的一種綜合性信息控制系統。圖書館的管理工作中，引入辦公自動化形式，可以利用好現代化的信息技術和科學管理手段，對繁雜圖書館的辦公事務進行轉化，可以有效地提升管理工作的效率與質量，同時也能實現管理水平的提升。

一、辦公自動化的基本概念以及發展趨勢

利用自動化辦公系統，可以實現綜合性數據庫系統，提供出相應的信息，可以通過計算機執行決策程序，并且做出相應的決定。辦公自動化的搭建，可以增強圖書館辦公的快捷性與方便性。當前許多圖書館都在不斷的進行擴大，隨著圖書館的藏書以及信息的不斷增加，信息的查詢與部門之間的交流越來越不方便。通過辦公自動化，可以幫助圖書館提升館內的工作效率。隨著辦公自動化技術的不斷發展，有助于圖書館管理人員實現繁雜事務信息化、決策高度現代化以及信息咨詢智能化等。整個自動化辦公流程，是基于網絡，通過計算機與自動化辦公軟件等高科技手段，讓整個圖書館管理工作環境得到極大的改善，提高了辦公的效率。與此同時，還能通過辦公自動化實現讀者與圖書館之間的溝通，促進了圖書館成為知識需求者學習搜索資料的首要選擇。自動化辦公的發展，可以實現館內收發文件、會議管理、簡報管理、領導辦公、日程安排、資源管理、會議室管理、配車管理、設施管理、值班管理、個人通訊錄、訂票管理、網上瀏覽、公共信息等功能。同時還可以利用自動化辦公，通過下達圖書館管理人員的決策，以及所確定的工作核心。也能讓管理人員及時掌握到圖書館管理工作中的工作流程與工作進度。對于后期的工作決策分析提供了相當重要的輔助。圖書館辦公自動化的發展趨勢應該更多的體現出協同辦公自動化方面的功能。

二、辦公自動化技術在圖書館管理的應用

1.應用辦公自動化技術管理館內固定資產

對于圖書館館內固定資產的管理工作，是圖書館管理工作中的一個重要的工作環節。在傳統的固定資產管理工作中，大多都是采用卡片或者是紙質的形式進行填單式管理。這樣的管理形式，很容易造成遺失與損失。從而造成在管理工作中進度較慢，查找困難的問題。基于此，利用自動化辦公軟件中的Access來進行管理，建立起一個小型的數據庫。利用運行速度快、資源點用小的特點，來提升固定資產的管理工作。同時，Access數據庫還具有與Excel兼容的特性，可以簡單地實現兩者之間的轉換。通過利用Access數據庫讓固定資產的管理變得更為簡單。通過Access數據庫的操作，可以很方便地針對原始數據進行更改、刪除。對于圖書館的固定資產的管理，需要進行及時的上報工作。如果上級管理部門的數據庫是SQL數據庫，Access數據庫也同樣支持SQL語句。增強了軟件的通用性與方便性，也增強了多個部門之間的數據交流。利用自動化辦公系統通過網絡進行文件傳遞與交互信息，提高了固定資產信息的時效性與精確性。

2.應用辦公自動化技術管理館內文件

在自動化辦公技術出現前，傳統的圖書館的文件都是紙質文件，隨著檔案文件的增加，不容易對所需文件進行查找與存放。自從自動化辦公技術的出現，檔案文件利用計算機進行制作，并能及時傳達到所需部門，提供給部門之間進行下載與填寫，并可以再利用辦公系統進行上傳與電子文檔的歸檔。通過把原始紙質文件進行電子化，利用超級鏈接工具制作出辦公文件目錄。通過自動化辦公技術，實現通過這個目錄可以直接打開檔案文件，促進了館內文件的管理工作，讓文件管理工作變得更加方便，從實質上提高了文件管理的工作效率與文件使用率。

3.利用網絡提高圖書館管理工作效率，增強與讀者交流

計算網絡技術經歷了多年的發展，已經可以很好實現圖書館讀者利用不同的形式與圖書館工作人員進行良好的交流溝通。利用自動辦公系統中的電子郵箱，每一個工作人員，都可以通過電子郵件進行交流與溝通。同時也為圖書館讀者提供了一個途徑，可以設立一個管理人員的長期有效郵箱，利用網絡讓讀者給予圖書館提出相應的管理建議，這不僅可以有效地改進圖書館的管理工作，還能接近讀者與圖書館工作人員之間的距離。此外，還可以在圖書館的網站上，預設一個留言簿，只要讀者通過注冊，就可以在這個留言簿上進行討論、或者提出需求。網站管理員需要依照這些留言進行回答。通過這樣的形式，還可以針對讀者進行大數據的收集，分析圖書館讀者的用戶群，通過這些數據可以有效地掌握讀者的借閱規律與需求，更好的為讀者提供更好的借閱服務。

三、結語

總而言之，圖書館辦公自動化技術的應用，是圖書館管理工作的必經之路，也是圖書館管理工作的大勢所趨。在今后的工作中，需要克服困難勇于探索，就能實現圖書館辦公自動化系統的建設，辦公自動化技術在圖書館中的應用與時俱進。

參考文獻：

[1]葛雅芳.辦公自動化的應用與發展[J].北京市總工會職工大學學報，2001，（04）：115-116..

[2]張翼燕.國家工程技術圖書館自動化系統調研[J].現代圖書情報技術，2005，（07）：152-153.