淺析事業單位檔案整理工作

劉蕊

[摘 要]隨著近幾年來的科學技術的迅猛發展，事業單位對于檔案的整理工作并未引起高度的重視。而就檔案而言，它對于單位的長久、平穩的發展起著一個關鍵的影響。本文主要分析了事業單位當中的檔案工作現狀，在這個基礎之上提出其中可能存在的問題進而提出相應地改進建議，促進檔案方面的整理工作合理科學的開展。

[關鍵詞]事業單位；檔案整理；檔案工作人員

檔案對于單位而言，是事務進行有關備查的依據，因而，它在單位的運行過程當中有著十分重要的作用。當前，隨著與檔案相關的法律政策的頒布，檔案方面的整理工作邁向了一個新的臺階。故而，需要對檔案的整理工作進行一個深入的分析，促進其日后整理工作的開展更具有高效性。

1.事業單位中的檔案方面的整理工作的現狀分析

1.1文書檔案在搜集方面不夠完整，管理方面不夠規范

就事業單位來說，它在建立之初是由政府之間眾多部門配合完成的，因而，它所涉及的資料范圍也就比較廣，包括在征地方面、裝修方面、基建方面等，相比較而言，它的任務也是比較繁重的，再加上缺乏專門的檔案方面的管理人員對資料做搜集與整理的工作，進而也就導致了檔案方面的管理工作未能到達規范標準。

1.2對檔案方面的整理工作未能引起足夠的重視

一些單位普遍認為檔案方面的整理工作不具備技術含量，在這種背景條件之下，這方面的工作也就沒有引起領導以及工作人員的高度重視，往往只是有資料就做接收的工作，如果不上交相關的資料也就沒有工作人員進行管理。這些方面都是檔案方面的整理工作當前存在的較為嚴重的問題。

1.3檔案工作人員不具備專業素養

在事業單位的部門設置當中，通常都是讓秘書等職員兼職檔案方面的整理工作，因此，這方面的人員就不具備專業知識，檔案方面的管理工作做到由專人負責也是比較困難的。存在的這些方面的問題對于檔案方面的整理工作是非常不利的。

2.檔案方面的整理工作應當注意的問題

2.1歸檔的范圍

對于歸檔制度來說，檔案的歸檔范圍是其中的一項重要內容，因而，其中的文件信息能否做到齊全以及完整是正確劃分歸檔范圍的關鍵。歸檔范圍也就是說將檔案歸入所屬的文件當中以及哪些文件資料是不需要歸入檔案中的。就事業單位而言，應當依據國家以及行業的標準規定，再結合單位的實際運行情況，確定單位當中的文件材料方面的歸檔范圍。歸檔的范圍主要是以單位當中的實際活動為主，進而對單位中職能活動以及業務方面的工作做深入的反映。對外單位的資料來說，不管是上級或者是下級，還是一些非隸屬關系的單位，都應當將是否與該單位有著直接的關系、是否需要進行辦理、是否有利用價值等方面作為它歸檔的出發點。不能夠有凡是文件都進行歸檔這個現象的出現，也不能夠遺漏具有較高價值的文件。通過這些方式的采用使得檔案方面的整理工作更為科學以及合理的開展。

2.2保管的期限

就檔案的保管期限來說，主要分為永久以及定期兩種方式，在定期當中又分為了兩種，通常是三十年和十年。而永久的檔案保管意思就是能夠無期限地一直保存。主要涉及的范圍有單位當中的主要職能活動，于本單位的發展、國家的發展以及社會的發展具有久遠價值的檔案等應當永久進行保管。

2.3歸檔文件的整理

歸檔文件的整理也就是將其以“件”作為單位進行一系列的裝訂工作、分類工作、排列工作、編號工作、編目工作以及裝盒的工作。在進行文件歸檔的工作當中，應當做到文件的齊全以及完整，對于出現的破損文件應當予以及時的修整，字跡模糊或者是容易退變的材料應當予以復制。

2.4管理的機制

就檔案的整理工作來說，具有較強法制的意識是將這一工作順利完成的基礎條件。真正做好檔案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法規宣傳方面的工作。進而提高員工工作中的法律意識，使得一系列工作的開展按照嚴格的法律條款開展。檔案的整理對于單位而言是非常重要的，它能夠較好的了解事業單位的歷史情況、把握現在的運營情況以及在這個基礎之上對未來有一個預見作用。因而，相關的事業單位可以從多方面著手，做好檔案方面的建設以及管理的工作，把檔案的整理工作列入到單位的發展規劃以及年度計劃當中，將一系列的檔案方面的整理工作落到實處，從而促進檔案方面的整理工作更為科學高效的開展。

3.結束語

對于檔案方面的管理人員來說，在實際的工作過程當中，應當要立足于單位的實際情況，并且要不斷學習以及借鑒較為先進的管理方面的經驗，適應當前檔案方面的管理工作的最新形勢。在這過程當中需要具有較強的保密意識以及具有高度的法制觀念以及意識，促進事業單位的檔案方面的整理工作走向科學、規范以及法制的道路。

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