強(qiáng)化管理創(chuàng)新服務(wù)做好醫(yī)院干部人事檔案工作

許芳

[摘 要]由于醫(yī)院人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為醫(yī)院合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問(wèn)題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為醫(yī)院人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來(lái)檔案管理的實(shí)踐，就醫(yī)院人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；管理

醫(yī)院干部人事檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎(chǔ)，事關(guān)干部職工的切身利益，事關(guān)醫(yī)院改革與發(fā)展的大局。我院現(xiàn)為三級(jí)乙等醫(yī)院，共管理人事檔案2122卷，其中在職干部人事檔案1543卷。近年來(lái)，我院對(duì)干部人事檔案工作高度重視，加強(qiáng)管理，創(chuàng)新服務(wù)，提高了干部人事檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)了更好地為醫(yī)院中心工作服務(wù)的目標(biāo)。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，夯實(shí)干部人事檔案工作基礎(chǔ)

認(rèn)真分析當(dāng)前工作形勢(shì)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，堅(jiān)持“三抓三到位”，為干部人事檔案工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一是抓關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)重視到位。醫(yī)院對(duì)干部人事檔案工作高度重視，成立了院長(zhǎng)掛帥的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常聽(tīng)取檔案管理工作情況匯報(bào)，深入庫(kù)房督促檢查檔案管理制度的落實(shí)情況，在人力、物力、財(cái)力等方面，對(duì)檔案工作實(shí)行“三個(gè)優(yōu)先”：即在辦公用房緊張的情況下，優(yōu)先安排檔案室；在辦公經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，優(yōu)先購(gòu)置檔案用品；在人員緊張的情況下，優(yōu)先安排專(zhuān)職檔案管理人員。

二是抓規(guī)范，基礎(chǔ)工作到位。完善基礎(chǔ)設(shè)施是開(kāi)展好醫(yī)院檔案管理工作的有力保障。醫(yī)院專(zhuān)門(mén)騰出四間辦公用房，實(shí)現(xiàn)了檔案室?guī)旆俊⑽C(jī)室、閱檔室、辦公室“四室”分開(kāi)，并投資五萬(wàn)多元購(gòu)置了“三鐵”、空調(diào)、溫濕度計(jì)、消毒柜、加濕器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)，新上了密集架、新型檔案盒，還安裝了防盜門(mén)窗、火災(zāi)警報(bào)器、滅火器等消防裝置，確保“六防”措施落到實(shí)處。

三是抓素質(zhì)，隊(duì)伍建設(shè)到位。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案管理出現(xiàn)了新情況、新問(wèn)題，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了新要求。面對(duì)新形勢(shì)，醫(yī)院采取先配后調(diào)和以老帶新的方法，選調(diào)了一批政治素質(zhì)高、保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)較熟悉的同志，從事干部人事檔案管理工作。同時(shí)，認(rèn)真抓好教育培訓(xùn)，積極組織有關(guān)人員參加檔案工作學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從整體上提高了檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)了干部人事檔案管理工作上檔次、上水平。

二、強(qiáng)化措施，推進(jìn)干部人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)

干部人事檔案是記錄干部個(gè)人經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)的有力載體，為確保其原始客觀、真實(shí)有效，醫(yī)院從抓制度、抓規(guī)范入手，嚴(yán)把三關(guān)，保證了檔案工作有序開(kāi)展和科學(xué)管理，使干部人事檔案步入規(guī)范化軌道。

一是嚴(yán)把收集鑒別關(guān)。堅(jiān)持定期收集和日常催收相結(jié)合，對(duì)年度考核、專(zhuān)業(yè)技術(shù)任職、獎(jiǎng)勵(lì)等形成時(shí)間相對(duì)固定的材料，做到事前安排、事中指導(dǎo)、事后催要，定期集中收集；對(duì)新形成的檔案材料，堅(jiān)持隨形成、隨辦結(jié)、隨歸檔，確保各類(lèi)檔案材料即時(shí)歸檔、隨時(shí)整理，進(jìn)一步健全了干部人事檔案材料收集的長(zhǎng)效機(jī)制。為確保干部檔案精煉、翔實(shí)，對(duì)收集到的每份材料都一一進(jìn)行仔細(xì)鑒別，對(duì)不該歸檔的堅(jiān)決退回，不符合要求的一律拒收，對(duì)缺漏的及時(shí)催交。

二是嚴(yán)把審查核實(shí)關(guān)。檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確是干部人事檔案的生命和價(jià)值所在。為確保干部人事檔案信息準(zhǔn)確，醫(yī)院建立了一套嚴(yán)格的審核制度，對(duì)不符合政策規(guī)定的學(xué)歷、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間等，依照有關(guān)規(guī)定給予重新認(rèn)定；對(duì)符合標(biāo)準(zhǔn)的，填寫(xiě)驗(yàn)收卡，經(jīng)審核人簽字后入庫(kù)，切實(shí)做到干部檔案內(nèi)容完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、目錄工整、查閱方便。

三是嚴(yán)把規(guī)范管理關(guān)。醫(yī)院堅(jiān)持以制度管人，以制度管檔案，將安全保密、查閱借閱、檔案轉(zhuǎn)遞等八項(xiàng)制度全部上墻，建立了《查（借）閱干部檔案登記簿》、《檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》、《檔案材料銷(xiāo)毀登記簿》、《接收檔案登記簿》、《收、發(fā)檔案材料登記簿》等臺(tái)帳。為嚴(yán)肅紀(jì)律，醫(yī)院實(shí)行“五不查”、“三不轉(zhuǎn)”制度，即：無(wú)《干部檔案查閱審批表》不準(zhǔn)查、非正式黨員不準(zhǔn)查，本人不準(zhǔn)查，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查，涉及親屬不準(zhǔn)查；個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒(méi)有調(diào)函不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。這些制度實(shí)施以來(lái)，有效地規(guī)范了檔案查借轉(zhuǎn)遞工作，沒(méi)有發(fā)生一起泄密、涂改和丟失檔案的事件。

三、創(chuàng)新服務(wù)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案利用效能化

加強(qiáng)干部人事檔案管理的目的，是為了充分利用干部人事檔案。為此，醫(yī)院進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，通過(guò)強(qiáng)化服務(wù)來(lái)促進(jìn)信息資源的開(kāi)發(fā)，使干部人事檔案更好地為干部工作服務(wù)，為醫(yī)院改革與發(fā)展服務(wù)。

一是實(shí)行信息式服務(wù)。為了更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在干部人事檔案管理工作中的作用，醫(yī)院安裝使用《干部人事檔案管理系統(tǒng)》軟件，建立和完善了干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)做好更新維護(hù)工作，動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息，可以準(zhǔn)確快捷地進(jìn)行打印或?yàn)g覽，為干部選拔任用等工作提供了便捷服務(wù)。

二是實(shí)行咨詢(xún)式服務(wù)。一方面建立干部業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為后備干部、中層干部任職前資格審查提供了重要信息。另一方面建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試等資料，確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部的情況，為醫(yī)院選好用好干部提供了重要依據(jù)。

三是實(shí)行開(kāi)放式服務(wù)。當(dāng)前，干部檔案的利用范圍進(jìn)一步延伸，特別在辦理職工出國(guó)進(jìn)修、工作調(diào)動(dòng)、購(gòu)房貸款、財(cái)產(chǎn)繼承、離退休和養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌等手續(xù)時(shí)，都需要本單位出具證明，醫(yī)院在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，熱情為干部提供相關(guān)服務(wù)，使干部人事檔案發(fā)揮了更大作用。

醫(yī)院的人事檔案管理作為人才開(kāi)發(fā)的重要資源在醫(yī)院發(fā)展中所處的基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性地位不容忽視，要做到科學(xué)化、規(guī)范化管理，只有堅(jiān)持與時(shí)俱時(shí)，不斷創(chuàng)新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，才能使得人事檔案管理工作更加切實(shí)有效。