新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的研究

李莉

[摘 要]檔案作為歷史的原始記錄不僅可以為各領(lǐng)域科學研究提供最為真實可靠的資料，還可以為領(lǐng)導決策以及企事業(yè)單位職工考核提供依據(jù)，在各機關(guān)以及企事業(yè)單位的正常工作中具有不可或缺的作用。因此，加快新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的進程已迫在眉睫。針對目前我國檔案管理工作中的一些問題，本文分析探討了新形勢下如何加強我國檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，為檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]新形勢；檔案管理；規(guī)范化

檔案具有較高的保存價值和科研價值[1]，檔案管理是一個單位不可或缺的、非常重要的工作，檔案管理方法的得當與否對科研機構(gòu)、企事業(yè)單位及國家機關(guān)等的日常工作順利進行具有重要的影響[2-3]。在社會迅速發(fā)展的今天，檔案管理工作的規(guī)范化和標準化成為發(fā)展的需求。而目前我國檔案管理工作中仍具有一些亟待解決的問題，同時，傳統(tǒng)檔案管理理論、方法及方式已不適應(yīng)社會迅猛發(fā)展的需求。因此，加快新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的進程成為目前我國檔案管理工作的重要任務(wù)。本文針對目前我國檔案管理工作中的一些問題，分析探討了新形勢下如何加強我國檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，為檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論基礎(chǔ)。

一、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的重要性

檔案是某一單位或者企業(yè)各種信息的積累，是單位發(fā)展過程中重要的信息來源。檔案對于一個單位來說，是一種無形的資產(chǎn)，可為單位的經(jīng)營決策提供重要的科學的依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，人們對檔案管理的要求也逐漸增加，檔案管理工作要和目前信息化現(xiàn)代化建設(shè)相一致，因此，檔案管理工作規(guī)范化可以使管理工作更標準，更有利于查找和使用，并且可收集單位發(fā)展過程中的重要信息資源，以最大程度發(fā)揮檔案的功能。

二、目前檔案管理存在的不足

長期以來，檔案管理的觀念落后，對檔案管理的重視不足，使得檔案管理人員認識不到管理工作的重要性，從而在工作中缺乏主動性、積極性、創(chuàng)造性，影響了檔案管理工作規(guī)范化的開展。傳統(tǒng)的檔案管理人員對工作缺乏熱情，重視度不足，并且從事檔案管理的人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)學習，使得檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量無法保證，加之檔案管理人員流動性較大，影響了檔案管理工作規(guī)范化的開展。目前的檔案管理技術(shù)較為落后，設(shè)備設(shè)施陳舊，也嚴重影響了檔案管理工作規(guī)范化的開展。

三、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施

根據(jù)目前檔案管理工作中存在的不足，我們應(yīng)該從以下幾各方面進行檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)：1.提高對檔案管理的重視度。企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)該提高對檔案管理的重視程度，領(lǐng)導要認識到檔案管理的價值和意義，從而擺正對檔案管理工作的態(tài)度，促進檔案管理規(guī)范化進程。2.全面普查案卷。對于一些保存時間長、無標題、標題不規(guī)范、重份、組卷混亂、缺少卷內(nèi)目錄以及無查考價值的案卷進行清查，刪除無用的案卷，提高計算機錄入時的效率。3.健全檔案管理規(guī)章制度。檔案管理工作規(guī)范化需要科學嚴謹?shù)囊?guī)章制度來保障，因此，制定責任明確的管理制度，如檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等，使各級部門充分重視檔案管理制度的完善工作。將具體工作和責任分配到個人，促使檔案管理相關(guān)人員端正工作態(tài)度，為檔案管理規(guī)范化提供健全的制度保障。4.積極引進信息化技術(shù)，利用計算機進行儲存、編目、檢索、查閱檔案資料，減輕工作人員勞動強度，節(jié)省空間，提高工作效率，使得檔案案卷整齊規(guī)范，便于查找。5.將檔案分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對案卷基礎(chǔ)較好且具備全因目錄的一些案卷，在全因目錄上直接進行分類標引，對于特殊形式的檔案則通過計算機程序?qū)⑾嚓P(guān)姓名、時間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。6.提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，并要求檔案管理人員積極主動提升自身素質(zhì)，在實踐中不斷自我總結(jié)完善，提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

四、討論

檔案管理工作不只是將檔案進行分類和整合，對于任何一家企業(yè)單位來說，檔案都具有重要的價值，它是企事業(yè)單位發(fā)展歷程中信息資源的總集，代表著一個企業(yè)的歷史沿革，可以真實反應(yīng)企業(yè)職能活動整體面貌，是企業(yè)發(fā)展的信息基礎(chǔ)[7]。目前我國檔案管理相關(guān)制度尚不完善，仍存在領(lǐng)導重視不足、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低、檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施投入不足等缺點，檔案尚未充分被利用和有效的發(fā)揮其價值[8]。因此，新形勢下的檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)勢在必行。針對目前我國檔案管理工作中的一些問題，本文分析探討了新形勢下如何加強我國檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，為檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論基礎(chǔ)。新形勢下，我們要從對檔案重視度、清查原有檔案、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、加大檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施的投入等方面進行檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，使檔案管理工作更標準，更有利于查找和使用，并且可收集單位發(fā)展過程中的重要信息資源，以最大程度發(fā)揮檔案的功能。

參考文獻：

[1]張麗敏.淺談如何實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化與標準化[J].中文信息，2013，（9）：14.

[2]楊華，鄒麗欣，梁秀雪.實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標準化管理應(yīng)該怎樣做[J].民營科技，2013，（13）：172.

[3]周亞娟.淺談如何推進廣電行業(yè)檔案管理規(guī)范化標準化[J].黑河學刊，2014，（3）：133.