關于殯儀館檔案現代化管理工作中相關問題的探討

李冰

[摘 要]殯儀館作為具有公益性質的事業單位，屬于一個特殊的部門，其檔案管理工作也具有自身的特點。但在當前信息化環境下，對殯儀館檔案工作也提出了新的要求，需要殯儀館檔案管理工作能夠與時俱進，加快實現現代化管理的進程，使其能夠更好的滿足人們在殯葬服務方面的需求。文中從檔案管理現代化的含義入手，對目前殯儀館檔案現代化管理中存在的問題進行了分析，并進一步對加強殯儀館檔案現代化管理的具體方法進行了闡述。

[關鍵詞]殯儀館;檔案;現代化管理;方法

一、檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化是在對檔案進行管理工作中，無論是其檔案實體，還是理論及信息傳遞等方面，都隨著時間的發展而不斷的發展到一個新的水平，而且具有較強的創新性。當前檔案管理現代化即是在檔案管理工作中充分的應用了計算機技術、網絡技術及信息化技術等對檔案進行科學化管量。殯儀館作為一個特殊的部門，其檔案管理工作也具有自身的特點，不僅需要對死亡人員的時間、遺體運送情況進行客觀的反映，同時還需要對遺體保存信息、火化及骨灰存放等相關信息進行管理。這就需要充分的應用現代化的管理技術來進行各個環節的檔案管理工作，從而更好的推動殯葬事業的發展，為殯儀館的發展和建設提供科學的數據信息。

二、目前殯儀館檔案現代化管理中存在問題

（一）殯儀館對檔案現代化管理缺乏重視

檔案管理工作方式方法落后。主要表現在兩個方面，一是一些殯儀館檔案管理領導在決策時，對殯儀館檔案現代化管理在業務流程中的地位認識不到位：二是殯儀館檔案管理工作科室工作人員只重視自身專業的工作，而忽視在各種檔案材料的收集與歸檔。

（二）殯儀館檔案現代化管理工作沒有統一的標準

許多殯儀館檔案管理工作人員多是兼職，缺乏專業知識;而業務科室也沒有專人對檔案的收集和完善工作進行監管。現有的常規檔案的管理模式也有時不適用于殯儀館檔案管理工作，并且國家和部門缺少這方面的標準，從而在一定程度上影響了檔案完整性和系統性。

（三）檔案整理工作的完整性得不到保障

由于殯儀館檔案管理工作中檔案管理人員多是兼職，立卷的難度大，案卷的質量也較低。其中很多資料字跡模糊、紙張破損嚴重、殘缺不齊。對于不歸檔的材料，如重復文件、草稿、統計表、登記表等，往往被忽視沒有進入殯儀館檔案管理工作范疇，造成了文件的丟失。

（四）殯儀館檔案現代化管理工作中信息化不足

不少殯儀館的檔案管理方式落后，還是保留在傳統的手工操作階段，遠遠不能滿足實際工作的需求。對殯儀館信息資源的有效開發缺乏力度。不能有效的按照相關的需求來索引信息資源。

三、加強殯儀館檔案現代化管理的具體方法

（一）強化殯儀館檔案管理理念的創新

隨著當前科學技術的快速發展，各學科在發展過程中得以交叉和綜合，形成了共生的關系，而殯儀館檔案管理工作也需要充分的依據這一規律，并在工作中加快創新和突破，加快對殯儀館檔案管理工作的定量化研究，使現代化技術在殯儀館檔案管理中得以更廣泛的應用。

（二）提高檔案管理的計算機技術應用水平

1.信息的輸入

使用計算機聯網系統采取單個用戶和多個用戶輸入方法進行輸入，在數據的輸入過程中，對每一份數據可以進行多次的輸入以保證數據的正確性。定期對本單位的所有資料進行檢查，看是否有漏掉輸入數據的現象發生，并將所有資料進行保存。

2.查詢和檢索

在殯儀館檔案管理中針對死亡人員檔案資料的信息量不是很大，但是涉及的信息面卻是很廣的特點。在查詢和管理的過程中應該做到不但能夠按照姓名和骨灰存放證的編號可以直接查詢死者的全部檔案資料，而且還可以利用死亡人員的死亡時間、遺體寄存時間和續存時間、死亡人員的年齡大小、生前的住址和工作單位、寄存人的住址和工作單位、骨灰的取走時間、相關經辦人等單一方面的內容或是多個方面的內容組合進行檢索。這樣在一定程度上提高了檢索的速度，提高了殯儀館的服務水平。

3.匯總和統計

將計算機輸入的檔案資料進行全面的匯總并進行分類處理，將相關資料根據需求打印成各類報表，滿足殯儀館日常管理的實際需求。并對殯儀館內的所有計算機建立局域網，實現信息的共享。不但為查詢提供方面，更為重要的是對殯儀館的現階段的檔案數量有了直觀正確的數據支持，為改進殯儀館的其它工作提供依據。

（三）提高檔案的收集、整理和保存工作效率

殯儀館檔案管理現代化其根本目的是為了給檔案管理工作帶來更多的便利，無論是從檔案資料的收集，還是加工和保存方面都帶來方便，這樣才能更有利于推動檔案管理工作的開展。首先在殯儀館檔案的記錄過程，死亡人員的檔案都是由寄存方來提供的，部分人員由于個人隱私等原因在提交資料過程中就會存在著不完整，這也就導致殯儀館的檔案資料完整性得不到有效的保障。而檔案管理現代化后，則可以利用信息化處理技術來對檔案進行輸入、掃描和識別，這不僅有利于更好的識別，而且也有效的彌補了當事人不愿提交資料所導致的檔案不完整問題。其次檔案管理現代化充分的利用信息技術來對原始檔案進行掃描，有效的避免了紙質檔案在加工過程中，由于受到時間及氣候等因素的影響而導致損壞現象的發生，更利于檔案資料的加工。而且在檔案保存方面由于采用了磁性介質等為載體進行保存，不僅減少了空間的占用，而且不易發生變化和損壞。

四、結束語

當前我國殯葬行業也取得了較快的發展，但殯儀館的檔案管理工作還較為滯后，這在一定程度上給殯儀館的服務質量帶來了較大的影響，所以在當前殯儀館檔案管理工作中，需要增強科技力量的投入，加快檔案管理現代化的進程，這樣不僅能夠有效的提高殯儀館檔案管理的水平，而且對我國殯葬事業的發展也具有極為重要的意義。

參考文獻：

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[2]鄭敏.檔案管理現代化存在的問題及對策.科學中國人.2014-02-25.