檔案立卷管理系統的探究

王璐璐

[摘 要]檔案立卷管理系統對檔案管理的重要環節檔案立卷和檔案查閱兩大功能進行了有針對性的全面設計，進行了檔案管理思路轉變，實現了網絡管理、虛擬立卷、電子案卷、網上查閱等多項功能，即保留了傳統管理模式中保密性好、監管性嚴的長處，也增加了新型管理手段下檢索性強、查閱效率高等新特點，科學高效地完成基礎工作建設。

[關鍵詞]管理;檔案;數據庫

檔案管理系統的應用由來已久，最早可以追溯到上個世紀九十年代初期，在某些單位就推廣應用了基于FOXBASE數據庫開發的單機版檔案管理程序，從理論上來說應該發展得相當成熟和完善，但在實際中，很多單位的檔案部門是一個邊緣化部門，不受重視，檔案部門只不過是例行機構設置中不得不存在的一塊雞肋，檔案工作也逐漸脫離常態化機制，檔案的集中管理、規范管理的力度越來越弱。即便檔案管理工作具有國家規范要求和標準，但具體到某一個行業或某一個單位，能真正落實到位的卻如鳳毛麟角。因為不被重視，檔案管理工作的資金投入、人力投入都遠遠不足以滿足檔案信息化工作的開展，也無法保證檔案日常管理系統的及時更新換代。很多單位仍在使用老舊的檔案管理系統，這些系統無法完成對電子檔案的有效管理，無法進行虛擬組卷，無法進行B/S模式的網絡查詢，資料管理能力孱弱，利用率低下，手工操作量龐大。而檔案立卷管理系統則在對解決上述問題上有所助益。

1.系統目標

本系統是根據某單位的實際工作現狀而開發的檔案管理系統，主要針對單位檔案管理高新技術應用和信息化處理方面存在的不足和缺陷而設計，旨在提高系部層次的二級機構檔案管理工作的信息化程度，在不影響檔案安全性的前提下，提高檔案工作的效率和檔案利用效率，降低兼職檔案員的工作強度，在專職檔案員人力不足的狀況下，分擔一級檔案管理部門的檔案管理工作量，減輕一級檔案管理部門的檔案流通利用壓力，補充一級檔案管理部門所欠缺的電子檔案數據，使檔案管理工作能更完善地適應檔案資料載體多樣性的變化趨勢，逐步走進科技化、網絡化、高效化的管理模式。

本系統運用UML進行面向對象的軟件設計、分析與開發的知識和建模手段，進行了系統的參與者界定、用例的描述、活動圖分析及數據庫建模等設計，并計劃運用JAVA Script、C#、JSP、SQL Server、Visual Studio等開發語言和工具完成對系統的技術實現。

2.管理層面的可行性分析

檔案管理工作從單位組建開始就已開展，但這項工作并非主要工作，而是多年處于單位職能邊緣化狀態，在管理改革上被關注的程度不夠。幾十年來，隨著單位發展的不斷壯大，業務的逐步拓展，檔案的數量和種類也越來越多，但在專職檔案管理人員的編制上并沒有變化，檔案管理手段和方式也沒有及時得到改進，檔案管理模式并沒有發生實質上的改進。雖然也配備了計算機等各種終端設備和網絡環境，但相應的軟件系統版本老舊，操作繁瑣、系統龐大、虛設功能較多，與單位管理政策和管理現狀匹配不足，不能很好地提升檔案管理的科技化程度。這就造成了因人手不足、管理現代化程度不高而使檔案歸檔不及時、錯誤發生率增加、檔案利用效率低下、檢索不便等不利于檔案管理和利用的現狀。

因此，為了從根本上提高檔案管理工作的質量，優化檔案管理工作的效果，增強檔案利用處理的高效性，在當今信息化程度日漸高漲的網絡時代，將檔案管理工作進行信息化運作是管理上的迫切需要，也是切合檔案載體電子化趨勢的迫切需要。

3.技術層面的可行性分析

在硬件方面，單位的網絡體系經過多年的運行己建設得非常完善，安全性高，管理嚴格，維護及時，計算機終端的普及率和聯網率非常高，單位二級機構的兼職檔案員的計算機配備率為100%，給檔案管理系統的運行提供了可靠充足的設施保障。在人員素質方面，雖然檔案員這個崗位始終被認為技術含金量不高，一直處于人員綜合素質偏低、年齡偏大的尷尬狀態，但隨著兼職檔案員的出現，這一狀態已得到很大的改善，經過單位多年來信息化工作的開展，OA系統的全面推進和實施，各種辦公所需的計算機操作技能得到了大面積的普及，兼職檔案員們所具備的計算機應用能力已足以使檔案管理系統在較短的時間內得到良好的推廣應用，而不需要花太多的人力和時間專門進行系統應用的培訓，這使得檔案管理系統的運用在技術層面上具有良好的可行性。

4.系統功能需求

本系統主要提供二級檔案管理機構兼職檔案員在完成檔案管理工作各項職能要求時所需要的操作功能，是針對提升基層檔案管理工作質量和效率而進行的設計，從安全性、實用性、高效性和可操作性等方面著手進行各項功能設計，主要括了用戶登入登出、系統管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案備份等各項功能模塊。按照檔案管理工作的實際要求，細化為用戶登入、安全登出、用戶管理、數據統計、檔案錄入、檔案修改、立卷標準錄入、立卷審核、多種形式檔案查閱管理、外借及歸還管理、各種檔案管理資料的打印輸出、及檔案的備份和還原等功能。

總之，本系統的開發是結合本單位具體實際進行的，該系統的開發和應用能有效地解決檔案管理中的局限性，能適應多形式載體檔案管理的需求，提高檔案資料的完備性;能降低檔案工作的工作強度，提高檔案歸檔的及時性;能拓展檔案檢索模式，提高檔案利用的高效性;能充分為其他各項工作和領導決策提供更好的服務，發揮出檔案的使用價值。

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