小微企業應用Excel賬務處理探討

李蘭云+祁悅

一、引言

隨著會計電算化的普及，企業都已經開始利用通用的商品化軟件進行會計核算。但是這種軟件在使用過程中還存在局限性。如企業業務范圍比較廣泛，這種通用軟件不能滿足每個業務的需求。如果要定制軟件又要花費比較大成本。一般小微企業難以承受如此高的成本。Excel可以進行簡單的會計處理。在小微企業中利用Excel將有助于提高小微企業的賬務處理效率。本文對利用Excel進行賬務處理進行介紹。

二、Excel填制會計憑證

首先新建一個Excel空白表，將這個Sheet1重命名為期初余額表。然后在這張表的基礎上，利用快捷鍵在Sheet1中又新增一張Sheet2的空表，重命名為憑證列表。企業可以進行相應的會計分錄錄入，進行憑證的編制。對于憑證中的編號可以利用CONCaTENaTE（業務發生日期，序列號）函數進行合并共同作為該憑證的編號。而期初余額也可以專門作為一個項目在憑證中顯示。另外為了方便檢查，可以用IF函數作為憑證借方和貸方的平衡警示。具有的格式如圖1所示。如果要進行費用的結轉，例如制造費用的結轉，可以同過篩選功能來實現，篩選出制造費用的借方發生額，加總后進行分配。最后把編制的憑證轉入當月的生產成本類的科目中。企業期末進行損益結轉的方法和制造費用的結轉相似。

三、Excel成本計算

利用快捷鍵在Sheet2新增一張Sheet3的空表，重命名為成本計算表，專門用來計算產品的本月完工成本。格式如下圖2 所示。

如圖2所示，企業的生產衣服的成本由直接材料、直接人工、制造費用構成。假設本月a服裝廠本月領用棉布500米，專用皮筋300米，其單價分別為20元/米和10元/米。圖2中直接材料的本月發生額為20×500+10×300=13 000（元）；直接人工的本月發生額為60 000元，其中主要包含職工的工資和福利費等；制造費用的本月發生額為16 000元。其中主要包含車間生產工人的工資、福利費和車間的機器折舊等。本月總成本合計欄目的金額等于月初在產品成本加上本月發生費用。本月的生產完工產品的成本等于月初在產品成本加上本月發生費用減去月末在產品成本。而本月完工產品的單位成本可以用完工產品的總成本除以完工數量來計算。本月的已經銷售的產品的成本可以利用銷售數量乘以單位成本來計算。假設該公司期初的商品的余額為15 000元，期初的存貨為600件，本月銷售了3 000件。又因為本企業采用加權一次平均法進行計價。本月已售商品的實際成本應等于（15 000 +84 325）/（600 +3 000）×3 000=82 770.83（元）。其中公式的含義為已銷售產品的成本=加權平均的單位成本×已銷售產品的件數=（月初產品的成本+本月完工產品的實際成本）/（月初剩余產品的件數+本月完工產品的件數）×已售商品數量。

四、Excel登記賬簿

（1）總賬的創建和登記。選擇新建空白工作簿選中sheet1 重命名為總賬。總賬的登記可以通過數據透視表來實現。具體步驟為Excel中選中“數據——數據透視表與數據透視圖”建立圖表。在創建過程中注意“憑證列表”向導中，把憑證的范圍設置為a1：K211區域，這個范圍應足夠的大，來確保數據的充足性。根據向導創建好數據透視表后進行總賬項目的調整。把“月”調整到頁字段處。把“科目代碼”、“科目名稱” 、“日期”和“序號”拖到行字段處。而“借”“貸”和“余額”調整到數據項。之后對這個透視表進行進一步調整。選中“計數項：借方金額”這個選項，右鍵單擊，出來的菜單中，把求和的方法改為“求和”。同理，“貸方金額”、“余額”的計數項，同樣操作方式。最后，要將數據表數的“數據”字段調整到“匯總”一欄內。之后即可生成總賬。

（2）明細賬創建和登記。依據上述總賬創建步驟，可以進一步創建出明細分類賬。在總賬生成之后，分別選擇各科目的匯總單元格，然后單擊數據透視表上的工具欄，選擇“顯示明細數據”。這樣明細賬就可以生成。

五、Excel編制報表

（1）資產負債表的編制。資產負債報表項目的填制。如資產中的“貨幣資金”項目的填列。選中E5單元格，在里面插入SUMIF函數，即對滿足條件的單元格求和。當SUMIF函數對話框出現后。分別出現三個參數range、Criteria和Sum range。Range的功能是要計算的單元格區域，本例中可以選擇“憑證列表”中的“科目代碼”的第G 列。通常選擇G 列的整列，這是因為在實際業務中，我們不能預測本月到底有幾筆業務，為了使得公式進行一次設置，就能滿足各種情況，可以選著G 列的整列。以多選為好。Criteria的是指條件的選擇的格式，本例中可以選“1001”即“庫存現金”的代碼為條件。而Sum range的功能為求和的單元格實際的區域，本例中可以選擇 “憑證列表”中的“余額”項目列K。

注意K列要與Range的范圍一致。輸入三個參數后，即完成了 “庫存現金”的取數。本文假設該企業的貨幣資金項目由“庫存現金”和“銀行存款”二個項目構成。那么“貨幣資金”項目的填列應還要加上“銀行存款”的取數公式。所以應在取過“庫存現金”的公式后再輸入一個“+”號。把“銀行存款”的SUMIF函數也輸入到單元格中。“銀行存款”的SUMIF函數取數步驟和“庫存現金”相似。對于資產和負債中不需要加總填列的項目，按照正常輸入數據即可，不需要輸入公式。

注意將負債幾個項目合計填列的，要注意是否需要在公式的設置中加入一個負號。因為可能憑證中有的貸方數據是以負數表示的。具體操作如下圖3所示。

（2）利潤表的編制。對于利潤表項目的填制和資產負債表的填制方法大致相似。只是數據的來源不同，利潤表的項目大致來源于收入類、費用類科目借方或者貸方發生額，而非“余額”。由于會計的操作和賬務流程具有一致性，可以把資產負債表和利潤表作為一個模板。企業只需設置一次，以后都可以通過這個模板表進行數據的更新就可完成下一個操作。

六、Excel財務分析

選擇新建工作簿，創建財務分析表，根據指標內容和企業的具體需要確定財務分析指標。如圖4所示。

如圖4所示，將選擇的財務分析指標分類列入Excel工作表，并將各指標的計算公式錄入到對應的單元格中。然后即可填列財務數據。報表財務數據有手工錄入和自動生成兩種填列方式，為了提高財務工作的效率，一般選擇自動生成財務數據。如果為了使財務分析更加直觀，還可以把結構分析、趨勢分析的結果反映在圖表中。

小微企業應該善于利用Excel功能，這樣不僅可以節約企業的成本。而且還提高了日常的操作準確性。對于規模不大的小微企業，利用Excel對會計進行賬務處理具有現實意義。endprint

一、引言

隨著會計電算化的普及，企業都已經開始利用通用的商品化軟件進行會計核算。但是這種軟件在使用過程中還存在局限性。如企業業務范圍比較廣泛，這種通用軟件不能滿足每個業務的需求。如果要定制軟件又要花費比較大成本。一般小微企業難以承受如此高的成本。Excel可以進行簡單的會計處理。在小微企業中利用Excel將有助于提高小微企業的賬務處理效率。本文對利用Excel進行賬務處理進行介紹。

二、Excel填制會計憑證

首先新建一個Excel空白表，將這個Sheet1重命名為期初余額表。然后在這張表的基礎上，利用快捷鍵在Sheet1中又新增一張Sheet2的空表，重命名為憑證列表。企業可以進行相應的會計分錄錄入，進行憑證的編制。對于憑證中的編號可以利用CONCaTENaTE（業務發生日期，序列號）函數進行合并共同作為該憑證的編號。而期初余額也可以專門作為一個項目在憑證中顯示。另外為了方便檢查，可以用IF函數作為憑證借方和貸方的平衡警示。具有的格式如圖1所示。如果要進行費用的結轉，例如制造費用的結轉，可以同過篩選功能來實現，篩選出制造費用的借方發生額，加總后進行分配。最后把編制的憑證轉入當月的生產成本類的科目中。企業期末進行損益結轉的方法和制造費用的結轉相似。

三、Excel成本計算

利用快捷鍵在Sheet2新增一張Sheet3的空表，重命名為成本計算表，專門用來計算產品的本月完工成本。格式如下圖2 所示。

如圖2所示，企業的生產衣服的成本由直接材料、直接人工、制造費用構成。假設本月a服裝廠本月領用棉布500米，專用皮筋300米，其單價分別為20元/米和10元/米。圖2中直接材料的本月發生額為20×500+10×300=13 000（元）；直接人工的本月發生額為60 000元，其中主要包含職工的工資和福利費等；制造費用的本月發生額為16 000元。其中主要包含車間生產工人的工資、福利費和車間的機器折舊等。本月總成本合計欄目的金額等于月初在產品成本加上本月發生費用。本月的生產完工產品的成本等于月初在產品成本加上本月發生費用減去月末在產品成本。而本月完工產品的單位成本可以用完工產品的總成本除以完工數量來計算。本月的已經銷售的產品的成本可以利用銷售數量乘以單位成本來計算。假設該公司期初的商品的余額為15 000元，期初的存貨為600件，本月銷售了3 000件。又因為本企業采用加權一次平均法進行計價。本月已售商品的實際成本應等于（15 000 +84 325）/（600 +3 000）×3 000=82 770.83（元）。其中公式的含義為已銷售產品的成本=加權平均的單位成本×已銷售產品的件數=（月初產品的成本+本月完工產品的實際成本）/（月初剩余產品的件數+本月完工產品的件數）×已售商品數量。

四、Excel登記賬簿

（1）總賬的創建和登記。選擇新建空白工作簿選中sheet1 重命名為總賬。總賬的登記可以通過數據透視表來實現。具體步驟為Excel中選中“數據——數據透視表與數據透視圖”建立圖表。在創建過程中注意“憑證列表”向導中，把憑證的范圍設置為a1：K211區域，這個范圍應足夠的大，來確保數據的充足性。根據向導創建好數據透視表后進行總賬項目的調整。把“月”調整到頁字段處。把“科目代碼”、“科目名稱” 、“日期”和“序號”拖到行字段處。而“借”“貸”和“余額”調整到數據項。之后對這個透視表進行進一步調整。選中“計數項：借方金額”這個選項，右鍵單擊，出來的菜單中，把求和的方法改為“求和”。同理，“貸方金額”、“余額”的計數項，同樣操作方式。最后，要將數據表數的“數據”字段調整到“匯總”一欄內。之后即可生成總賬。

（2）明細賬創建和登記。依據上述總賬創建步驟，可以進一步創建出明細分類賬。在總賬生成之后，分別選擇各科目的匯總單元格，然后單擊數據透視表上的工具欄，選擇“顯示明細數據”。這樣明細賬就可以生成。

五、Excel編制報表

（1）資產負債表的編制。資產負債報表項目的填制。如資產中的“貨幣資金”項目的填列。選中E5單元格，在里面插入SUMIF函數，即對滿足條件的單元格求和。當SUMIF函數對話框出現后。分別出現三個參數range、Criteria和Sum range。Range的功能是要計算的單元格區域，本例中可以選擇“憑證列表”中的“科目代碼”的第G 列。通常選擇G 列的整列，這是因為在實際業務中，我們不能預測本月到底有幾筆業務，為了使得公式進行一次設置，就能滿足各種情況，可以選著G 列的整列。以多選為好。Criteria的是指條件的選擇的格式，本例中可以選“1001”即“庫存現金”的代碼為條件。而Sum range的功能為求和的單元格實際的區域，本例中可以選擇 “憑證列表”中的“余額”項目列K。

注意K列要與Range的范圍一致。輸入三個參數后，即完成了 “庫存現金”的取數。本文假設該企業的貨幣資金項目由“庫存現金”和“銀行存款”二個項目構成。那么“貨幣資金”項目的填列應還要加上“銀行存款”的取數公式。所以應在取過“庫存現金”的公式后再輸入一個“+”號。把“銀行存款”的SUMIF函數也輸入到單元格中。“銀行存款”的SUMIF函數取數步驟和“庫存現金”相似。對于資產和負債中不需要加總填列的項目，按照正常輸入數據即可，不需要輸入公式。

注意將負債幾個項目合計填列的，要注意是否需要在公式的設置中加入一個負號。因為可能憑證中有的貸方數據是以負數表示的。具體操作如下圖3所示。

（2）利潤表的編制。對于利潤表項目的填制和資產負債表的填制方法大致相似。只是數據的來源不同，利潤表的項目大致來源于收入類、費用類科目借方或者貸方發生額，而非“余額”。由于會計的操作和賬務流程具有一致性，可以把資產負債表和利潤表作為一個模板。企業只需設置一次，以后都可以通過這個模板表進行數據的更新就可完成下一個操作。

六、Excel財務分析

選擇新建工作簿，創建財務分析表，根據指標內容和企業的具體需要確定財務分析指標。如圖4所示。

如圖4所示，將選擇的財務分析指標分類列入Excel工作表，并將各指標的計算公式錄入到對應的單元格中。然后即可填列財務數據。報表財務數據有手工錄入和自動生成兩種填列方式，為了提高財務工作的效率，一般選擇自動生成財務數據。如果為了使財務分析更加直觀，還可以把結構分析、趨勢分析的結果反映在圖表中。

小微企業應該善于利用Excel功能，這樣不僅可以節約企業的成本。而且還提高了日常的操作準確性。對于規模不大的小微企業，利用Excel對會計進行賬務處理具有現實意義。endprint

一、引言

隨著會計電算化的普及，企業都已經開始利用通用的商品化軟件進行會計核算。但是這種軟件在使用過程中還存在局限性。如企業業務范圍比較廣泛，這種通用軟件不能滿足每個業務的需求。如果要定制軟件又要花費比較大成本。一般小微企業難以承受如此高的成本。Excel可以進行簡單的會計處理。在小微企業中利用Excel將有助于提高小微企業的賬務處理效率。本文對利用Excel進行賬務處理進行介紹。

二、Excel填制會計憑證

首先新建一個Excel空白表，將這個Sheet1重命名為期初余額表。然后在這張表的基礎上，利用快捷鍵在Sheet1中又新增一張Sheet2的空表，重命名為憑證列表。企業可以進行相應的會計分錄錄入，進行憑證的編制。對于憑證中的編號可以利用CONCaTENaTE（業務發生日期，序列號）函數進行合并共同作為該憑證的編號。而期初余額也可以專門作為一個項目在憑證中顯示。另外為了方便檢查，可以用IF函數作為憑證借方和貸方的平衡警示。具有的格式如圖1所示。如果要進行費用的結轉，例如制造費用的結轉，可以同過篩選功能來實現，篩選出制造費用的借方發生額，加總后進行分配。最后把編制的憑證轉入當月的生產成本類的科目中。企業期末進行損益結轉的方法和制造費用的結轉相似。

三、Excel成本計算

利用快捷鍵在Sheet2新增一張Sheet3的空表，重命名為成本計算表，專門用來計算產品的本月完工成本。格式如下圖2 所示。

如圖2所示，企業的生產衣服的成本由直接材料、直接人工、制造費用構成。假設本月a服裝廠本月領用棉布500米，專用皮筋300米，其單價分別為20元/米和10元/米。圖2中直接材料的本月發生額為20×500+10×300=13 000（元）；直接人工的本月發生額為60 000元，其中主要包含職工的工資和福利費等；制造費用的本月發生額為16 000元。其中主要包含車間生產工人的工資、福利費和車間的機器折舊等。本月總成本合計欄目的金額等于月初在產品成本加上本月發生費用。本月的生產完工產品的成本等于月初在產品成本加上本月發生費用減去月末在產品成本。而本月完工產品的單位成本可以用完工產品的總成本除以完工數量來計算。本月的已經銷售的產品的成本可以利用銷售數量乘以單位成本來計算。假設該公司期初的商品的余額為15 000元，期初的存貨為600件，本月銷售了3 000件。又因為本企業采用加權一次平均法進行計價。本月已售商品的實際成本應等于（15 000 +84 325）/（600 +3 000）×3 000=82 770.83（元）。其中公式的含義為已銷售產品的成本=加權平均的單位成本×已銷售產品的件數=（月初產品的成本+本月完工產品的實際成本）/（月初剩余產品的件數+本月完工產品的件數）×已售商品數量。

四、Excel登記賬簿

（1）總賬的創建和登記。選擇新建空白工作簿選中sheet1 重命名為總賬。總賬的登記可以通過數據透視表來實現。具體步驟為Excel中選中“數據——數據透視表與數據透視圖”建立圖表。在創建過程中注意“憑證列表”向導中，把憑證的范圍設置為a1：K211區域，這個范圍應足夠的大，來確保數據的充足性。根據向導創建好數據透視表后進行總賬項目的調整。把“月”調整到頁字段處。把“科目代碼”、“科目名稱” 、“日期”和“序號”拖到行字段處。而“借”“貸”和“余額”調整到數據項。之后對這個透視表進行進一步調整。選中“計數項：借方金額”這個選項，右鍵單擊，出來的菜單中，把求和的方法改為“求和”。同理，“貸方金額”、“余額”的計數項，同樣操作方式。最后，要將數據表數的“數據”字段調整到“匯總”一欄內。之后即可生成總賬。

（2）明細賬創建和登記。依據上述總賬創建步驟，可以進一步創建出明細分類賬。在總賬生成之后，分別選擇各科目的匯總單元格，然后單擊數據透視表上的工具欄，選擇“顯示明細數據”。這樣明細賬就可以生成。

五、Excel編制報表

（1）資產負債表的編制。資產負債報表項目的填制。如資產中的“貨幣資金”項目的填列。選中E5單元格，在里面插入SUMIF函數，即對滿足條件的單元格求和。當SUMIF函數對話框出現后。分別出現三個參數range、Criteria和Sum range。Range的功能是要計算的單元格區域，本例中可以選擇“憑證列表”中的“科目代碼”的第G 列。通常選擇G 列的整列，這是因為在實際業務中，我們不能預測本月到底有幾筆業務，為了使得公式進行一次設置，就能滿足各種情況，可以選著G 列的整列。以多選為好。Criteria的是指條件的選擇的格式，本例中可以選“1001”即“庫存現金”的代碼為條件。而Sum range的功能為求和的單元格實際的區域，本例中可以選擇 “憑證列表”中的“余額”項目列K。

注意K列要與Range的范圍一致。輸入三個參數后，即完成了 “庫存現金”的取數。本文假設該企業的貨幣資金項目由“庫存現金”和“銀行存款”二個項目構成。那么“貨幣資金”項目的填列應還要加上“銀行存款”的取數公式。所以應在取過“庫存現金”的公式后再輸入一個“+”號。把“銀行存款”的SUMIF函數也輸入到單元格中。“銀行存款”的SUMIF函數取數步驟和“庫存現金”相似。對于資產和負債中不需要加總填列的項目，按照正常輸入數據即可，不需要輸入公式。

注意將負債幾個項目合計填列的，要注意是否需要在公式的設置中加入一個負號。因為可能憑證中有的貸方數據是以負數表示的。具體操作如下圖3所示。

（2）利潤表的編制。對于利潤表項目的填制和資產負債表的填制方法大致相似。只是數據的來源不同，利潤表的項目大致來源于收入類、費用類科目借方或者貸方發生額，而非“余額”。由于會計的操作和賬務流程具有一致性，可以把資產負債表和利潤表作為一個模板。企業只需設置一次，以后都可以通過這個模板表進行數據的更新就可完成下一個操作。

六、Excel財務分析

選擇新建工作簿，創建財務分析表，根據指標內容和企業的具體需要確定財務分析指標。如圖4所示。

如圖4所示，將選擇的財務分析指標分類列入Excel工作表，并將各指標的計算公式錄入到對應的單元格中。然后即可填列財務數據。報表財務數據有手工錄入和自動生成兩種填列方式，為了提高財務工作的效率，一般選擇自動生成財務數據。如果為了使財務分析更加直觀，還可以把結構分析、趨勢分析的結果反映在圖表中。

小微企業應該善于利用Excel功能，這樣不僅可以節約企業的成本。而且還提高了日常的操作準確性。對于規模不大的小微企業，利用Excel對會計進行賬務處理具有現實意義。endprint