文書檔案管理中存在的問題及對策研究

◎安 丹

文書檔案管理中存在的問題及對策研究

◎安 丹

文書檔案管理是企事業單位管理的重要組成部分，也是衡量一個單位管理水平高低的標準之一?，F代科技的快速發展，對文書檔案的管理提出了更高要求，如何做好新時期的文書檔案管理工作，使文書檔案管理緊跟時代發展步伐，為公司的發展保駕護航，是當前企事業單位需要重視并解決的問題。

文書檔案管理 存在問題 對策研究

一、文書檔案管理的現實意義

文書檔案管理是我國企事業單位管理內容的一個組成部分，它記載了企事業單位過去一段時間甚至很長時間內珍貴的文獻資料和發展成果，這些第一手的資料維護和保存著企事業單位歷史的真實性，使后面的工作人員有據可查，有史可循，對于提高工作效率也具有重要的作用。文書檔案管理工作雖然看似平凡，但文書檔案管理的好壞對領導層的管理決策、企業的經營戰略數據等有著直接的影響，對于協助企業向更好的方向發展、提升競爭力有著重要的現實意義。

二、文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理的規范程度低，檔案檢索方法落后。我國當前大中型企事業單位的文書檔案管理普遍存在規范程度過低的問題，例如檔案的編號、卷宗的名稱、卷宗的分類、卷內目錄等都不規范，沒有統一的標準，存在很隨意的情況。大多數單位檔案的檢索形式還是人工檢索，存在檢索效率低下，費時費力的問題。

2.管理層對文書檔案管理不夠重視，工作人員管理意識淡薄。很多企事業單位的領導把精力都放在經營工作上，對于文書檔案管理工作根本就不重視，從思想意識上沒有認識到文書檔案管理對于公司長遠發展的意義所在。工作人員對文書檔案管理的認識也僅僅限于對文件資料簡單的收集和保存，沒有制定規范化管理條例，借閱手續也存在很大漏洞，例如有的部門人員借檔案資料的時候不簽字，借完后也不歸還，時間長了，檔案管理人員都記不清是哪個部門借的了，結果檔案丟失的現象就會發生。這些現象都給檔案管理造成很大損失，而文書檔案管理由于不能給公司創造現金經濟回報，在公司處于被忽略的邊緣地帶，所以很多工作只是停留在口頭上，沒有落實到實際工作中。

3.文書和檔案管理溝通銜接之間的問題。我們平時雖然把文書檔案管理放在一起來說，但實際工作中，文書和檔案管理都是采取分體式的管理模式，這樣有利于二者的分工。文書工作包括文件的收集、登記、承辦、整理等內容，文書工作的過程是檔案形成的過程，檔案管理工作是在文書工作的基礎上進行鑒定、保管、統計、借閱等服務。文書工作將企事業單位中具有保存價值的文件資料經過整理，按照規定的格式定期向檔案管理部門歸檔。文書工作對于檔案的質量有著決定性的影響，有的單位二者不進行溝通和協調，導致文書工作與檔案管理工作配合不默契，工作存在誤差。

三、如何做好文書檔案管理的幾點建議

1.提高對文書檔案管理工作的重視程度，加強文書工作和檔案工作的和諧統一。企事業單位的管理層高度重視，是做好文書檔案管理工作的前提條件。領導要對文書檔案管理工作充分重視、關心和支持，加大對檔案設施的投入，使文書檔案管理工作走向規范化和現代化。文書工作人員要有較強的檔案意識，在平時的工作中，時刻想到是否需要進行歸檔，把好文件資料的質量關，例如嚴禁用圓珠筆、紅墨水、復寫紙等起草或批閱文件，做到紙張的大小、文字的字體和格式的規范化和標準化。及時對收發的文件進行登記，不要造成缺漏，特別是領導講話和會議材料等，做到及時收集和整理，為檔案資料的齊全做好準備工作，在文書處理的過程中，努力實現檔案和文書工作的和諧統一。

2.提高文書檔案管理人員的責任意識，加強各部門之間的協調。文書檔案管理人員要有高尚的職業道德和很強的責任意識，文書工作接觸面廣，在單位中起著上傳下達和左右溝通的作用，所以要注意自己的言談舉止，養成良好的保密習慣，在傳閱、轉辦、承辦公文的時候，要做到仔細和準確，以高度的責任心確保文件資料的安全。文書檔案管理工作人員要與各部門多溝通，經常到業務部門了解一下情況，及時獲取相關的信息，主動圍繞檔案管理工作展開信息資料的收集，使具有價值和歷史資料的檔案能得以歸檔保存。

3.提高文書檔案管理人員的整體素質，加強現代化手段的應用。文書檔案管理人員要不斷提高自己各方面的素質，堅持活到老學到老的理念，自覺認真地學習新知識，努力提高自己的業務水平。最好能進行專業的文書檔案管理方面的培訓，制定一套較為系統和科學的管理方式，熟悉本行業本單位的業務內容，拓寬專業知識面，提高分析問題和解決問題的能力。檔案管理自動化能大幅提高辦公效率，使文書檔案管理工作變得十分便捷有序，同時，還能實現信息資源的充分交流與共享，使文件傳遞快速并且安全。檔案管理自動化運用計算機技術對檔案進行管理，可以提供信息的橫向與縱向、歷史與現實的實時調動，極大地提高了檔案資料的利用率、查全率和查準率。通過網絡進行文件資料的傳遞，也有效避免了檔案丟失的問題。

（作者單位：保定市路燈管理處）

（責任編輯 劉冬楊）