淺談中職學校學生檔案管理創新

郝文麗

摘 要： 中職學校的學生檔案管理工作是十分重要的，學生檔案是學校了解學生基本信息的重要渠道，學生檔案對于學生畢業后的發展是非常重要的。基于此，本文對中職學校學生檔案管理創新問題進行探討。

關鍵詞： 中職學校 學生檔案 管理創新

學校檔案管理工作是十分重要的，也是權衡學校管理水平和教育質量的標準，更是學校對各部門工作評估的重要依據。學生檔案是學校重要的信息資源，它不但體現學校教學管理部門的工作效率情況，而且為學校是否進行教學改革和發展提供參考。目前，我國許多中職學校對學生檔案管理工作不是很重視，在當前形勢下，中職學校應該高度重視學生檔案管理工作，做好學生檔案管理工作，是一項具有非凡意義的工作。

一、學生檔案概述

學生檔案主要包括學生從入學到畢業整個過程中各方面綜合成績的發展情況的最真實記錄，也是各中職校教學檔案中最重要的部分。總體上說，中職學生檔案主要是學生在學習和各方面成績形成的最真實的記錄，能夠及時反映學生的成長經歷和表現情況，并且以每個同學的個體為主要單位進行記載，學校為主要保管部門，以備考察的需要。

二、中職學校學生檔案管理創新思路

1.學生檔案信息應該具有豐富性

學生的檔案具有一定的實用性和方便性，能在需要的時候第一時間了解學生的信息，也能反映學生在學校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學生的基本信息就是靜態的信息，根本不能反映學生受教育后的素質水平發生怎樣的變化，實用性不高。如果能從實用性角度收集學生檔案的信息，就會創新傳統檔案管理方式，使學生檔案里的內容更豐富。

2.學生信息檔案信息應該表現出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數據真實反映出學生的成長基本情況。目前，我國已經有比較完備的管理系統可以有效記載學生相關的靜態信息和數據，同時能拓展記載學生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學生的自信心，而且能夠實現自身價值，對于建設學校教學資源和展現教學水平都起著促進作用。

3.學生檔案信息服務應該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現代檔案管理方式，重新進行審理檔案管理規定內容，實現檔案管理方式的不斷創新。既要有利于學生發展，又要在不損害學生權益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達到服務學生和服務社會的目的。

三、中職學校學生檔案管理創新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業人事管理還是學生檔案管理，都應該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細節增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環節。

2.創新檔案管理模式

當前我國就業形勢嚴峻，中職學校學生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學生就業中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業生離開學校后再整理檔案的管理方式，從學生進入學校后就開始著手準備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學生信息基本情況不完備和不準確等情況。在檔案流轉的整個程序中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統，保證學生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應該及時更新學生的最新情況，及時收集各部門有關學生的最新動態，有關學生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學生檔案具有科學性和準確性，并且保證學生檔案保持最新狀態，真正加強中職學校學生檔案管理工作。

3.實現網絡化檔案管理

當前，我國一直在追求無紙化辦公，當然無紙化辦公應該進入到學生檔案管理中。各學校應該將計算機作為輔助工具，利用檔案數字化管理學生檔案，在具體操作過程中，應該建立相關檔案網站或者網頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網絡上實現歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應該規范管理學生檔案中的最初材料的內容、形式、格式等要求，利用當前先進設備和技術，將每屆學生的信息輸入到計算機中，建立學生檔案管理數據庫，使紙質檔案和電子檔案相結合，綜合管理學生檔案。

4.構建檔案管理反饋系統

及時準確地反映出畢業生的基本信息，根據已經畢業的學生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業人才的標準，進行研究和商討，及時調整學校招生計劃、設置專業、計劃教學、教學方式等，使學生能夠適應人才市場的需求，提高學生的基本技能和綜合素質。

四、結語

學生檔案管理工作是學校管理部門的最基本工作，也是最重要的工作，我們應該及時做好檔案的管理和收集工作，以備不時之需，使學生檔案的價值能夠充分體現。檔案人員應該注意檔案的收集質量和需求，有效提高檔案的利用率，對反饋的信息進行綜合性的深入研究，對待工作中的不足，以科學的方式做好學生檔案管理工作，真正促進中職學校學生檔案管理工作。

參考文獻：

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