加強企業檔案管理 提高檔案管理水平

文/吉林省吉林市白山發電廠 丁宏

企業在今天要想發展，搞好檔案的管理是最基本的要求之一。通過對檔案的管理，企業可以及時總結歸納企業運行中出現的問題和不足，為制定正確的經營策略提供最佳的檔案數據的幫助。目前，我國企業在檔案管理中，尚存在很多不足之處，如：檔案管理效率不高、管理人員業務素質較低、還沒有建立完備的現代電子信息檔案等。以上不足之處，極大影響了企業長期穩定的發展。在企業建立現代信息檔案的今天，采取強有力的措施，提高企業的檔案管理水平意義重大。

一、企業管理中存在的不足之處

（一）企業領導層對檔案管理忽視，重視度不高

企業在檔案管理中，離不開企業領導層的重視和關注。但是現實中，企業的領導層對此大多不是特別關心，更多關注的是企業的運營和由此帶來的多少利潤。檔案管理其實和企業的生產經營一樣重要，如果是企業現實的硬件產品，那么有效的檔案管理就是企業的軟件產品。

（二）檔案管理人員水平參差不齊，管理方式落后

企業檔案管理人員，由于學歷、工作能力、工作態度等不同，在檔案管理中出現管理中水平方面的差異性很常見。同時，在檔案管理方式中，檔案管理人員的管理方式還是以傳統的手工操作方式為主，還沒有建立自動化的信息檔案的處理方式。總體上看，檔案管理人員的素質較低，管理方式的落后陳舊，已經滿足不了建立現代企業生產經營信息檔案的需要。

（三）現代完備的電子信息檔案還沒有真正建立

企業的檔案管理工作目前還是用手工建立紙質檔案的方式進行管理。這種做法在今天存在很多弊端，一是增加了檔案管理人員的工作量；二是紙質檔案本身的保管很難做到不會產生檔案文件損毀甚至丟失的現象；三是增加了檔案管理的成本，如紙質檔案需要專門的場所，專門的文件柜進行儲存，而這勢必會帶來相關經營成本的增加；四是傳統紙質檔案在查詢檔案信息的時候十分不方便，這點引發很多企業的檔案管理人員的反感。雖然目前，很多企業也在建立相關的電子檔案信息數據庫，但由于人手的不足，大多不完備，還是離不開傳統紙質檔案的幫助。

二、提高企業檔案管理水平的有效措施

（一）提高企業從上之下對檔案管理的重視程度

檔案管理水平的提高，首要的是企業經營者的關注度提高，讓他們充分認識到合理高效的檔案管理對提高企業效益，實現企業的長遠發展十分必要。同時，也要讓普通的職工也提高對加強企業檔案管理的重視，幫助企業建立恰當的企業信息檔案。只有上下齊心，都關注檔案管理，才會為這個問題的解決創造有利的外部環境。

（二）加強對企業檔案管理人員業務素質的培養

可以采用定期或者不定期的方式開展多種形式的檔案管理人員的培養工作，創新培訓內容，提高培訓效果。尤其是對將來要建立的以電子信息檔案為主體的現代檔案管理內容要重點對他們進行培訓，以適應未來企業檔案管理的需要。把企業外的在檔案管理中做的到位的優秀人士請到企業，對企業檔案管理人員進行現場的操作和模擬演示。

（三）建立現代企業數字化檔案管理模式

傳統的檔案管理模式，手工操作，紙質化，效率低，出錯率高。總體上看，不適應現代企業快速發展的需要。因此，要進行根本性的變革。具體做法：可以采用現代信息網絡技術，尤其是功能強大的“云端”網絡技術，建立現代企業電子檔案。電子檔案的優勢顯而易見，可以實現信息數據更快的錄入，同時也便于信息的保存和相關數據的統計，也可以實現檔案信息的共享，讓相關檔案信息查詢人員能夠及時便利的獲得自己想要的檔案信息。

（四）資金投入要及時有力

要實現以上的企業檔案管理的改變，必須要有資金的保障。如果沒有資金的及時投入，對檔案管理人員的培訓和建立現代電子信息數據化檔案模式，只不過是句空話。企業要設立專項資金，并保證資金專款專用，這樣才會為企業檔案管理水平的真正提高提供保障。

三、結語

通過對檔案的管理，企業可以及時總結歸納企業運行中出現的問題和不足，為制定正確的經營策略提供最佳的檔案數據的幫助。建立現代電子檔案管理模式，讓人們從繁忙的手工操作中解放出來，也能夠增強他們工作的幸福感。總之，企業要十分注意這個問題，盡快出臺相關企業計劃，提高企業檔案管理水平。

[1] 王春艷.提高檔案管理現代化水平強化檔案管理工作能力[J].蘭臺內外,2009(3)9—12.

[2] 蓋莉,段雋馥.企業檔案管理[J].吉林,2011(3):21—24