事業單位檔案管理面臨的困境及出路探索

文/吉林省白城市鎮賚縣發展和改革局 張井艷

隨著經濟和社會的平穩發展，我國的各項企業改革逐漸滲透到人群中，事業單位面臨著更多的挑戰和機遇，單位的檔案管理工作就是其中的一項尤為重要工作。但是隨著事業單位改革的深入，檔案管理相繼出現了各種各樣問題，所以，事業單位應當加強對檔案管理工作的重視，提高檔案管理工作水平。

一、事業單位檔案管理工作現狀

（一）工作人員缺乏對檔案管理工作的重視

事業單位的檔案儲存的信息量非常之大，且檔案與事業單位的很多重要工作流程有著密切的關系，如：對工作人員資料的審查、優秀職工的選拔、人事管理等。所以，事業單位的檔案管理人員應當加強對檔案管理工作的重視，將檔案進行分類整理，以有助于單位的工作人員在查詢檔案時很快找到所需要的資料。但在現實生活中，相當多的工作人員并沒有意識到檔案管理的重要性，認為檔案管理工作就是指抄寫資料、整理檔案，這項工作的技術含量較低，此類錯誤的認識和思想阻礙了事業單位檔案管理工作的順利發展。同時，大部分事業單位的領導也認為檔案管理工作是一項簡單的工作，這些領導不會思考如何去提高檔案管理水平，如何提高檔案管理工作人員的工作效率。如果一個單位的領導不重視檔案管理工作，那么管理人員更加不會對檔案管理工作提起重視。

（二）管理設施落后，管理人員整體素質不高

隨著科學技術的快速發展，大部分事業單位都采用了系統化的管理體系，但是發掘技術方面還比較落后，同時計算機技術也沒有在管理系統中得到廣泛應用。有些事業單位的檔案管理環境比較差，庫房條件簡陋，導致檔案管理設備配備不齊全。另外，事業單位的檔案管理人員的業務素質較低，專業知識和專業技能水平不高，沒有及時對檔案進行整理分類，這便直接影響了檔案管理的整體水平。有的單位在管理檔案的過程中，片面的注重檔案的保管與收集，而極大忽視了檔案的開發利用。

二、提升事業單位檔案管理水平的對策

（一）提高檔案管理人員的工作能力

在檔案管理的過程中，首先，應當不斷提高工作人員自身的認知能力，明確職工職責，加強對檔案系統化、科學化管理的宣傳力度，持續完善檔案管理制度，進一步提高管理人員的工作能力。事業單位的檔案管理人員應該在工作中不斷學習專業知識，提高管理意識和責任意識，在確定工作人員職責的前提下，提高其工作能力。其次，要使檔案管理人員認識到檔案是國家珍貴的財富，也是事業單位穩定發展的重要基礎，促使工作人員能夠意識到檔案管理對單位發展的重要性，增強其使命感和榮譽感，以激發工作人員的工作熱情。

（二）增加投入資金，改善檔案管理的工作環境

隨著科技的提升，許多新技術被廣泛應用在管理工作中，而檔案管理工作也需要新技術的支持。因為檔案管理人員的工作量非常大，檔案管理人員的工作包括檔案信息的整理、分類、保存等，如果引進高科技，則能大大地減輕管理人員的工作量。我國國土面積廣闊，各個地區的發展速度也不一致。有的地區的經濟和科技發展水平較低，單位的檔案辦公條件也相對較差。遇到這種問題時，事業單位的檔案管理部門可以向政府申請增加治理費用，申請被批準之后，單位的檔案管理人員可以利用這筆經費改善檔案管理辦公環境。另外，檔案管理人員需要加強對管理軟件的研發，先進的管理軟件有助于提高檔案管理人員的工作效率，在某種程度上也減輕了檔案管理的工作強度。

（三）構建網上檔案管理系統，實現檔案現代化管理

現如今，人類已經進入了信息時代，事業單位應根據自身的發展狀況，改變傳統的檔案管理模式，在了解和掌握事業單位檔案管理發展規律的基礎上，以嚴謹科學的工作態度，加強單位檔案的現代化管理。同時，事業單位應當對工作人員進行計算機管理培訓，將計算機網絡技術、光盤以及縮微技術應用到檔案管理工作中。將計算機網絡技術與檔案管理工作聯系起來，遵循管理網絡化和數字化的原則，構建網上檔案管理系統，積極做好檔案管理與信息服務工作，以便于提高事業單位檔案管理的整體水平。

三、結束語

綜上所述，目前事業單位的檔案管理出現諸多問題，單位的工作人員缺乏對檔案管理工作的重視，管理人員整體素質不高，管理設施落后，因此事業單位需要及時采取有效措施，單位檔案管理人員則應當提高自身的工作能力，改善檔案管理的工作環境，構建網上檔案管理系統，從而真正實現檔案的現代化管理。

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