試論電力企業檔案管理的演變

文/中國華電集團 秦斐

電力企業檔案管理與一般企業檔案管理不同，由于電力企業部門是國家經濟命脈發展中重要環節，任何企業的生產發展都離不開電力，所以電力企業能否正常運作關系到國民經濟的發展。傳統的電力企業檔案管理方法已經不適用于高速發展的現代經濟社會，隨著計算機技術在企業檔案管理中發揮的作用越來越大，電力企業檔案管理也擺脫了過去冗亂繁雜的現象，逐步精簡化、科學化，為國家經濟的發展打下良好基礎。

一、企業檔案管理

檔案是企業在運作過程中產生的所有數據、檔案的總和，包括人事檔案、生產備案、銷售結果等多方面內容，是企業制定方案、制作預算、人事變動等的數據來源。進入新時期后，為更好促進企業發展，提高企業工作效率和經濟效益，國家相關部門制定并頒布了《企業檔案管理辦法》，將企業檔案管理進一步規范化、科學化。

“檔案管理是一項綜合、復雜性工作，涉及系統論、控制論、信息論等諸多理論”，是企業運作，也是國家加強對企業監督審查的重要根據，而電力企業是國家能源企業中的重要組成部分，電力是國家幾乎所有生產部門的基礎。電力企業在運行過程中所產生的檔案不僅僅是企業內部管理需要注重的，更重要的是電力企業的生產運作涉及到國家能源安全以及國民經濟命脈。過去，由于生產力水平和科學技術水平的限制，電力企業檔案管理主要和一般企業沒有太大區別，主要是紙質版檔案或是采集視頻、音頻等，一旦需要查詢過去相關檔案時就會十分麻煩。改革開放后，隨著經濟發展，計算機應用技術逐步走入企業檔案管理中。現今電力企業已經將檔案大部分錄入計算機，配合使用相關軟件，使得檔案管理逐步規范化、科學化，利于企業自身管理，也利于國家對企業的管控，從而為國民經濟良好發展做好準備。

二、電力企業檔案管理規范化的必要性

電力企業與一般企業不同，電力是國家發展的重要能源。電力企業的檔案有涉及面廣，包含內容大等特點，“涉及到方方面面，范圍廣。門類多、信息容量大，是電力行業發展過程中形成具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄。”電力企業作為國民經濟發展的重要基礎，同時也是現代社會中人民生活的基礎。所以從其設立到規劃生產相關能源都由國家直接控制，涉及到社會主義市場經濟的和諧發展。一般情況下，電力企業中的相關檔案管理受到國家直管控，國家的發展離不開電力的發展，當國家制定相關政策時很多時候都要參考上一年相關電力使用狀況以及發電所需能源的相關數據，這時電力企業的檔案就起到了至關重要的作用。

科學而高效的管理電力企業的相關檔案在現代社會中是十分重要的，在科學技術水平較高的今天，將計算機技術應用到電力企業檔案管理中是十分有效的，解決了檔案雜亂、查詢困難等多方面的矛盾。

三、電力企業檔案管理的演變

（一）過去電力企業檔案管理存在的問題

檔案管理對于企業運作的影響是不言而喻的，但是由于現代企業管理理念是從國外傳入的，這就導致我國傳統的企業部門檔案管理存在很多問題，電力企業也不例外。

首先，管理人員與普通員工不重視。傳統經營理念下，電力企業一般屬于國有企業，員工大部分進去工作后會認為是得到了鐵飯碗，只要本分工作，做好生產就好，從企業管理者到很多員工，從他們自身來看就沒有意識到檔案管理的重要性。

其次，員工素質問題。現代電力企業中很多時候仍然認為檔案管理的工作人員是所謂的閑職，很多工作人員工作素質不高，能力有限，而專門的檔案管理科班出身的管理人員較少，這就對科學化管理來說是一個挑戰。

檔案管理制度沒有健全，現代企業中基本上已經建立完善的檔案管理制度，但是真正實施起來往往沒有很好效果，這是因為在實施過程中存在很多漏洞。從檔案的收集到查詢、借閱，很多環節都存在疏漏狀況。信息化檔案管理理念引進后，很多企業并沒有把檔案及時錄入計算機，很多時候仍然是傳統的紙質檔案資料，查詢時非常復雜而且浪費時間。

（二）新時期下電力企業檔案管理

“企業要充分認識到檔案信息化建設的重要新，統籌規劃、合理安排，制定相關的規章制度，深入研究檔案資源的開發利用，實現信息的資源共享，充分利用現代化數字設備。”隨著社會經濟發展，社會生產力和生產水平的不斷提高，檔案管理逐漸受到企業管理者的重視，各大高校中相關專業的開設也為檔案管理培養了專門人才。電力企業作為國有企業中核心部分，檔案管理逐步科技化，計算機技術的發展，各種實際應用軟件的開發都對企業進行檔案管理作出了極大貢獻。

現代電力企業中，大部分檔案逐步實現了信息化，企業不斷招收相關人才，并且試圖將過去陳舊檔案全部錄入計算機，實施檔案管理上的全部電子化。

四、結語

檔案管理是企業運作的核心部分，涉及多方面內容，應用先進的計算機技術進行電力企業檔案管理已經成為一種趨勢，并且已經在全國范圍內廣泛實施開來。電力企業檔案管理計算機化后，一方面利于企業自身的管理運作，另一方面，國家在進行監察工作時，也更加方便可以調出各個階段的相關檔案，提高了工作效率，也進一步提高了經濟效益。

[1] 王雅琴.電力企業檔案管理：問題、成因與對策.[J].現代企業教育,2011,9(下期).

[2] 陳曉燕.關于如何加強電力企業檔案管理工作的探討.[J].圖書與檔案,2012,27.

[3] 杜勇.電力企業檔案管理中存在的問題及對策.[J].企業技術開發,2011,4.