如何有效提高當前檔案管理工作

王潔穎

摘 要：檔案事業不斷的發展，在其新的制高點上，仍然有很多的任務需要完成，對其工作的要求也是越來越高，因此不斷的提升檔案管理工作質量是一件需要長期進行的事情。檔案信息化，因為其建設過程需要消耗大量的資源，整個系統也是非常的復雜，所以在進行建設的適合，應該由規律，統一化，相互的協調合作，注重人才的管理和培養，提升檔案工作人員的思想素質和技能水平，這樣才能夠讓檔案管理工作進一步的提升。

關鍵詞：檔案 管理 質量

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（b）-0226-01

1 檔案質量管理的含義和特點

檔案質量管理是用科學的方式和理論來為檔案管理工作提供有效、高效的管理流程，在整個流程中對檔案質量進行控制，因此關鍵的內容還是提升檔案工作的水平，把握細節，確保檔案的高質量。

檔案質量管理需要全體的檔案工作人員一同參與其中，各科室的領導和文件相關人員都應該進行配合協助，根據規范和標準來進行歸檔以及管理，要有檔案質量的思想，要能夠對檔案質量給予責任心。這樣檔案的完整性和統一性才能夠確保，才能夠保證檔案的治療，讓檔案工作開展的更加順利。電子檔案的及時歸檔，對檔案的傳輸和流轉進行質量控制，在各階段都進行質量管理，用現代科學技術來進行輔助完成，提升整體的檔案管理水平。

2 建立檢查檔案管理制度

2.1 提高檢查人員全員檔案質量管理意識

提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質量的前提。檢查檔案包括的內容比較多，一般包括：檢查準備階段資料：檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等；檢查實施階段資料：檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執、被檢查單位的書面意見或說明、相關的調研資料等；檢查結論及總結資料：檢查結論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結、檢查情況匯總表、有關請示及回復文件等；檢查整改資料：入庫單、調賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環節中的資料匯集而成的，是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內容的確定，檢查方案的制定，檢查通知書的下發，檢查工作的開展，到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規問題的整改等，整個過程都必須有嚴格的工作規則來制約。因此，提高檢查人員全員檔案質量管理意識，是做好檔案管理工作的前提。

2.2 全員參與、分工負責，是保證檔案質量的重要手段

檢查檔案質量與業務工作質量緊密相連，統一檔案整理、裝訂工作的規范要求，更能夠提高檢查人員遵守檢查規則的意識，高質量地完成檢查工作。實踐證明，建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度，是保證檢查檔案質量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚，掌握檢查的整體情況，能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作，既保證檢查資料的完整性，又保證其相關性。

2.3 注重檔案質量的事中控制，在各環節都保障檔案的高質量

檔案管理水平的提升并非一朝一夕可以實現的，需要長期的積累和不斷的完善，通過在平時的工作檔案發現問題、分析問題，對問題進行糾正，已達到提升的目的，檢查檔案管理工作不能夠事后控制，要采取事中實時控制的方式，對出現的問題及時的處理和解決，杜絕再次出現，這樣才能確保檢查檔案的質量。

2.4 進一步的推動信息化進程

檔案管理工作受到自動化技術的影響，已經逐漸的進入自動化、智能化的工作模式，計算機能夠便捷的進行存檔、檢索和編目等工作，對于檔案工作人員來說是一種解放，工作效率也能夠得到極大的提升。將人工和計算機管理進行結合，可以讓檔案管理工作有條不紊的進行，查閱和尋找的時候，能夠快速高效，檔案管理工作質量相應的得到了提升。

3 完善檔案管理自身制度

3.1 強化檔案意識

檔案管理質量的保證需要檔案管理人員有相應的檔案管理質量意識，在工作中進行有意識的控制。領導的檔案質量意識又是最重要的，很多的工作開展都需要得到領導的支持和坑定，因此，轉變觀念，認清檔案管理重要性，這是目前的檔案管理趨勢，對檔案網絡化、數字化等等都給予關注，參與檔案管理工作的人無論是領導還是工作人員，都應該講檔案質量意識牢記與心。

3.2 完善內部制約機制

檔案人員的素質是檔案工作提升的重要前提，對于檔案管理的內部制度需要完善，對內部恩怨進行制約。思想素質和業務素質都要抓好，這些都是工作開展的基礎。參與檔案工作的人員自身的政治思想素質必須要高，能夠將這項工作作為自身的責任來進行對待，具有服務意識，有奉獻精神。檔案工作不僅業務要求高，對檔案人員的素質要求也高，檔案人員素質對于檔案質量也是具有直接影響，因此，需要注重檔案人員的素質提升，通過內部機制進行制約和督促。而領導也需要給檔案工作人員提供一些提升的渠道和機會，開展一些活動來調動他們的活動性，自覺的提升自身的能力。

3.3 運用計算機檔案管理系統

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

總的來說，檔案工作人員不僅僅是普通的工作人員，其擔負的是歷史責任，因此檔案意識必須要高。科學的檔案管理技術能夠給檔案工作效率提升帶來很大的幫助，使用現代科技，讓檔案工作事半功倍，只有思想、方法都進入了正途，才能夠讓檔案管理質量得到提升。endprint