淺談ERP系統在企業財務管理中的應用

唐山市廣播電視大學 羅小明

一、ERP系統概述

（一）ERP系統的基本概念 ERP（Enterprise Resource Planning）即是企業資源計劃系統，它是以信息技術為基礎，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統同時融合了先進的現代企業管理思想與最新的信息技術，已經被國內外越來越多的企業所應用，這直接體現了市場競爭形勢對企業科學規劃資源，為社會創造最大財富的基本要求，它在企業的發展過程中的地位與作用將會更大，為企業能夠在信息時代健康長久地發展奠定了堅實的基礎。在定義RX系統時，可以從管理系統、軟件產品和管理思想三個方面來解釋：（1）管理系統。這是由美國著名的計算機技術咨詢和評估集團Garter Group Inc.提出的一整套企業管理系統體系標準，其實質是在MRP II（Manufacturing Resources Planning,“制造資源計劃”）基礎上進一步發展而成的面向供應鏈（Supply Chain）的管理思想；（2）軟件產品。它是綜合應用了客戶機/服務器體系、關系數據庫結構、面向對象技術、圖形用戶界面、第四代語言（4GL）、網絡通訊等信息產業成果，以ERP管理思想為靈魂的軟件產品；（3）管理思想。它是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統。

（二）ERP系統的核心管理思想 供應鏈管理即是ERP系統的核心管理思想。任何一個企業想要在維持原有的市場份額的基礎上進一步擴大市場占有率，則首先必須與客戶保持穩定長久的合作關系，并建立多條相對穩定的銷售渠道，為客戶提供的質量最好的產品以及最優質的服務，而為了確保產品的質量和技術含量，就必須有長期穩定的協套件、配套件和原材料的供應商。如今，隨著經濟發展不斷加速，企業與供應商、客戶以及銷售代表之間的關系已經不能僅僅停留在單純的業務來往上，而是合作共贏的伙伴關系，這是企業現代管理模式中的必然選擇。這也就形成了一條以生產企業為核心的完整供需鏈，它直接將企業、供應商、客戶以及銷售代表的共同利益集中，要想維持供需鏈的穩定性和流暢性，就必須共同努力、共同經營，最終讓客戶得到滿意的服務，企業、供應商和銷售代表獲得可觀的經濟效益。

二、ERP系統在企業財務管理中的應用價值

（一）ERP系統促進企業組織結構扁平化、信息溝通更加合理企業的財務管理人員能夠依靠ERP系統中的決策支持智能系統，對企業的經營管理現狀進行全面透徹的了解與掌握，進而有利于企業制定科學而準確的未來發展計劃，重新調整企業的戰略目標和經營模式，盡最大限度地減少企業的經營成本，保證企業能夠在競爭激烈的市場中占得先機。同時，企業的中層管理人員還能夠通過ERP系統對采購計劃、生產計劃、銷售計劃以及資金計劃進行統籌安排、合理調配。此外，企業的基層管理人員還能夠借用ERP系統的操作平臺向員工傳達日常的工作指令。如果企業能夠有效地實行ERP系統，就能夠對供需鏈進行集中統一管理，協調好企業與供應商和分銷商之間的合作伙伴關系，進而促進了工作效率的大幅度提高，也使得整條供需鏈的競爭優勢更加明顯，增強了企業的核心競爭力。

（二）ERP系統有利于企業提高工作效率，加強員工的思想認識 企業在實行ERP系統后，一方面將會使企業的工作效率有了明顯地提高，更為重要的是它還能進一步加強員工的思想認識，讓員工能夠真正理解和掌握現代企業的經營管理模式，也會以全心的態度來對待自己的工作，用創新有效的方法解決所遇到的問題，為企業的發展注入了新鮮的血液。其中，員工的成本管理意識直接關系著企業制造系統基礎數據的準放行，主要因企業實行粗放管理不當導致的。因此，企業在財務管理活動中，要加強培養每一個員工的精細化管理意識，且不斷加強和完善計量手段。企業在今后的發展中，規模也會進一步擴大，產量也會增加，這也相應地增加了數據的準確采取的難度，傳統的人工數據統計手段已經遠遠不能滿足要求。而ERP系統是以信息技術為支撐的管理體系，它的最大優點即是打造一條高集成化和高透明化的企業管理體系，運用計算機技術，準確采集數據，進而保證企業的領導者和財務管理人員可以實時掌控企業的實際運營狀況，為決策者提供準確的參考依據，確保企業順利實現柔性生產、快速反應和資源最優化。

（三）ERP系統使企業的業務流程更加規范化與標準化 ERP本身就是一套完整的系統管理工程，它讓企業內部的所有部門實現數據信息資源共享，進而保證部門之間銜接的緊密性和穩定性，進而提高企業的整體運作水平。從采購、庫存到應付及付款，從銷售、庫存到應收及收款，從物料清單、庫存、車間生產到成本，從銷售預測、生產計劃平衡、車間生產到物料需求，均通過ERP系統來用業務流程管理替換傳統的獨立的職能管理。ERP系統促使企業的各項業務流程更加嚴謹、規范、標準，幫助企業剔除了無效或效用低的業務環節、填補了管理中存在的漏洞、精簡了增值幅度較低的業務活動。例如，在原材料入庫之前，相關人員就必須嚴格遵循訂單上的全部要求進行核查，包括原材料的名稱、數量、型號、質量等，檢查是否具備產品質量合格證、出廠合格證等，只準許達到要求的原材料入庫，不合格的產品堅決拒收，這就能夠保證原材料的高質量。

（四）ERP系統有利于企業實現安全的數據資源共享，加強快速反應能力 企業內部財務管理人員在計算產品的成本時，僅僅只在ERP系統中操作與之對應的程序就能夠迅速得出上月的產品成本，這就提高了工作效率和準確性，降低了人工成本。同時，銷售人員能夠對客戶詢價做出快速反應，因為他們可以結合有效的產品結構、成本數據以及產品模塊特性組合進行快速報價。并且銷售部門還能夠借助ERP系統發送訂單評審表，再由ERP系統將訂單分發給有關部門，告知參加評審。如今的網絡安全受到的重視程度越來越高，因此，ERP系統在實現企業內部數據信息資源共享時，要重要安全防護工作，以免因不慎泄露信息而導致企業運營受阻甚至倒閉，在ERP系統的運行中，就能夠通過用戶權限限制實現數據信息的安全保密，例如不同的采購員均采購了不同的物料，就可以在ERP系統中設置采購員各自負責的供貨商，并自己設置獨立的安全密碼，那么只有采購員自己能夠看到相對應的供貨商、物料的報價以及采購單等信息，其他人是沒有訪問權限的。

三、ERP系統在企業財務管理中的應用

（一）會計信息與業務信息的轉換 因為ERP系統不但可以為企業提供基本的財務管理職能，還能夠透視經營、保障業務發展的全新的工作平臺，通過此平臺建立起財務業務一體化的管理和核算模式，讓企業的財務管理活動實現數出一門、多方使用，進而促進企業內部財務和業務的協同財務業務一體化的核算與管理模式基于會計信息與業務信息的集成，這就有利于財務管理部門與業務部門形成一條良好的溝通渠道，且借用財務管理手段進一步控制業務過程；同時，該財務管理與核算模式加快了會計數據和業務數據的融合速度，也使得財務信息更加豐富、可靠。然而，會計數據與業務數據之間又有著一定的差異性：雖然兩種數據均是記錄著企業經濟管理活動的全過程，而會計信息通常是運用貨幣計量，運用會計方式對企業在經濟活動中形成的原始信息進行收集和整理；業務信息通常是記錄企業經濟過程中形成的原始信息。在集成應用狀態下，會計信息與業務信息之間可以進行下述轉換：

（1）當企業產生經濟活動時，業務員就應該在ERP系統中準確記錄下全部的業務信息，業務不同所采用的錄入信息的方式也應有所不同，例如針對采購業務就需要以采購訂單、采購發票、入庫單等單據的形式將其記錄下來；針對銷售業務就需要以銷售訂單、銷售發票、出庫單等單據形式將其記錄下來。通常而言，下述業務信息都必須轉換成為財務信息進行處理，包括：采購業務、銷售業務、產品入庫、入庫及付款、出庫及收款、工資費用、生產領域、固定資產購買以及內部往來與報銷等。

（2）在使用ERP系統之前，必須慎重地考慮各項業務信息能夠自動轉化成為財務信息，進而確保財務業務的集成應用。在使用ERP系統的過程中，會計平臺應該按照會計制度規定和各項業務特點來科學設置憑證的生產頻率和憑證規則。所謂的憑證規則，即是指把規定各種業務中所涉及到的業務單據、借貸方科目等數據作為相應憑證的借貸方金額。而所謂的生成頻率，即是指將按照企業業務量的大小，有對應系統的運行效率的高低以及會計信息及時性的要求來決定。例如，企業如果對會計信息的及時性有著非常高的要求，那么就能夠通過選擇實時動態自動生成業務憑證，在保存業務信息的過程中又能同時自動生成會計信息。再如，企業的業務量如果非常大，那就需要重視ERP系統的運行效率，此時就能通過人為選擇按天或者按周等頻率自動生成業務憑證。

（3）ERP系統將會按照記錄的業務信息以及憑證規則和憑證生成頻率，把業務信息自動轉換成會計信息，其準確性和可靠性均非常高。

（二）ERP系統在企業財務管理中實踐的子模塊 主要包括：（1）報表分析子模塊。因為ERP系統具備非常高的集成性，這就使得企業財務管理過程中的報表分析具備了十分強大的功能。如今，大多數企業均采用了基于ERP系統的報表分析系統，該系統能夠為所有的人員提供報表分析服務，但是在查詢時應該設定訪問人員的級別和權限，不同的管理層所享受到的信息服務是不同的。它在集成的過程中，主要與成本費用、總賬等相結合。（2）預算管理子模塊。它主要是將上級部門下達的年度預算和通過由本企業分解后下達給各部門的預算全部錄入到ERP系統預算管理模塊，進而實現預算預警、警告和拒絕通過等三種效果，這就可以有效地提高企業的成本預算意識，促進企業積極地采取有效的措施來最大限度地減少成本費用，進而幫助企業獲取最大的經濟效益和社會效益。誠然，下達的預算難免會有不恰當之處，一旦發現的的確確存在問題需要進行修改，就應該向有關部門申請批準，適當合理地調整預算。其中，預算管理子模塊基本上是由相關費用歸屬部門來獨立收集和管理的，而管理人員就能夠采用ERP系統對預算的落實狀況進行實時掌控，進而能夠為調整預算提供有效的依據。（3）資金管理模塊。這個模塊在解決企業的收支平衡方面起到了關鍵作用，下級企業按照工程采購合同以及工程施工實況向上級企業申請一定的工程資金。這就需要通過ERP系統中的財務預算系統準確計算出預算計劃，并申請運營資金。而上級企業的財務管理部門通過核實審批過后就申請資金下撥給下級企業，同時，還應該把下級企業的收入賬戶中的資金上劃。然后再通過ERP系統處理賬務，也就縮短了資金的申請流程，增加了資金的下撥速度，提高了資金收支的準確性，該子模塊在集成過程中還應涉及到銀行現金存款、預案管理、應收支付等子模塊。

四、結論

目前，企業應用ERP系統進行財務管理的成功率還不是很高，仍然存在較多的瓶頸問題需要及時解決，這就要求企業在應用ERP系統進行財務管理時，必須結合企業的經營現狀和戰略目標，及時地做出科學合理的調整，保證ERP系統的有效性和企業未來發展的長久性、穩定性。雖然我國企業在引進ERP系統的時間相對較晚，但是自從我國在2001年加入WTO之后，國內企業與國際接軌的速度急劇提升，也加快了企業全球化發展和經濟全球化的步伐。企業在日常的經營管理中所采用的系統軟件的更新換代速度也會增加，以適應時代發展的需求。如今，財務管理軟件供應商就必須放眼于國際市場與未來競爭市場，加強科技創新，充分利用ERP系統的優越性，將財務管理活動進行集中統一化管理，確保財務信息的真實性、可靠性。我們相信在未來的企業財務管理活動中，ERP系統將會發揮出更加大的作用，將會為企業創造出更大的財務價值。

［1］孫艷波：《論ERP系統在財務管理中的創新與應用實踐》，《中小企業管理與科技（下旬刊）》2011年第2期。

［2］蘭樺：《ERP系統與財務會計應用探究》，《財經界（學術版）》2011年第10期。

［3］馮文欽：《淺談ERP在財務管理中的應用》，《時代金融》2006年第12期。

［4］丁紅偉：《淺談ERP和財務管理的關系》，《現代經濟信息》2008年第8期。