基層單位檔案室資料的現(xiàn)代化管理

曹光順

摘 要：要實(shí)現(xiàn)檔案室資料的現(xiàn)代化管理，基層單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，提高管理人員的整體素質(zhì)和檔案意識，建立健全管理制度，建立圖書檔案一體化管理模式，檔案管理人員要通過現(xiàn)代管方法和手段，采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)知識和技能，充分發(fā)揮檔案人員工作的主動性，積極性，來實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 基層單位

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）09（c）-0191-01

檔案資源的急數(shù)量劇增長，經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對檔案利用的頻繁程度逐漸增加，基層單位檔案管理必須適應(yīng)檔案信息現(xiàn)代化和經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展的需要。檔案工作應(yīng)從初級存放利用檔案轉(zhuǎn)變到現(xiàn)代化管理上面，目的在于更好地利用檔案信息，這是檔案管理工作的目標(biāo)之一。

1 提高管理人員的整體素質(zhì)和檔案意識

1.1 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，一名合格的檔案管理人員，不但要有專業(yè)的理論知識，還有較高的職業(yè)素養(yǎng)。只有通過專業(yè)培訓(xùn)，繼續(xù)教育，才能提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案工作人員要自覺服從黨和政府在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展方面的工作大局，為其提供良好的檔案信息化服務(wù)。要不斷提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際技能水平，通過走出去請進(jìn)來的方式深入調(diào)查研究，不斷提高管理水平。檔案管理水平的優(yōu)劣是一個(gè)單位管理水平和文明程度的重要體現(xiàn)。

1.2 增強(qiáng)檔案意識，提高全員檔案認(rèn)知度

檔案知識宣傳和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)應(yīng)面向單位全體職工。定期不定期地利用各種形式宣傳檔案的作用和意義，檔案管理人員應(yīng)身體力行，向單位職工講解文件資料收集整理歸檔的全過程并親自完成，不斷擴(kuò)大全體職工和檔案管理人員對檔案工作的正確認(rèn)知，使其認(rèn)識到檔案信息化對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要性和緊迫性。

2 建立健全管理制度，形成圖書檔案一體化管理模式

2.1 建立健全管理制度

要根據(jù)檔案法及其相關(guān)法規(guī)制度，根據(jù)本單位實(shí)際，建立健全并切實(shí)貫徹實(shí)施檔案收集、整理、保管、利用、保管期限、歸檔范圍等相關(guān)流程管理制度，將其納入崗位責(zé)任制和考核辦法之中，并在實(shí)施過程中不斷得到完善。在全員檔案意識提高的同時(shí)，使其能自覺地配合檔案管理部門完成相關(guān)材料歸檔工作，以傳遞、登記、借閱、歸還檔案等制度完成檔案動態(tài)有效管理，保證檔案資料的完整性，一旦遺失及時(shí)查找補(bǔ)損。

在制定、貫徹和完善檔案各項(xiàng)管理制度的同時(shí)，要對檔案信息的制作、保管和利用流程作出規(guī)定，要制定和完善檔案考核檢查制度，確保檔案質(zhì)量，確保檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，真正做到檔案管理規(guī)范、高效完成。

2.2 建立檔案圖書一體化管理模式

由于基層單位檔案管理人員少，少數(shù)為專職多為兼職，任務(wù)并不繁重，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況實(shí)行檔案圖書一體化管理模式。這不但可以節(jié)省人力、財(cái)力、物力，實(shí)行動態(tài)管理，能夠提供更多的綜合信息，有利于服務(wù)于單位發(fā)展，有利于對社會提供相關(guān)檔案服務(wù)。

3 檔案資料和檔案利用反饋信息的廣泛收集

利用檔案為單位和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)是檔案管理的最終目的，這可產(chǎn)生潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。所以，單位檔案工作要廣泛收集檔案原始資料并進(jìn)行信息加工，使檔案為單位各項(xiàng)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。收集、了解和研究檔案利用反饋信息，可以了解檔案信息是否確實(shí)發(fā)揮了應(yīng)有作用，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，根據(jù)服務(wù)對象不同的需求，從用戶的利用價(jià)值出發(fā)，改進(jìn)檔案信息化過程，不斷提高檔案利用率。

為從源頭上保證檔案收藏資源的廣泛性、實(shí)用性和合理性，要根據(jù)單位和社會發(fā)展的需求，不斷修改歸檔范圍，保管期限，同時(shí)除傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體外，還有實(shí)物、照片、錄音、錄像等載體形式，逐步實(shí)行了檔案載體的多樣化。

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

配置先進(jìn)的設(shè)備是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上可以實(shí)現(xiàn)管理理念和管理技術(shù)的現(xiàn)代化，通過相關(guān)的工作制度和規(guī)范達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。

案卷組織的方式、格式以及分類、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等是標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理檔案的主要內(nèi)容。要完成這些工作，必須有先進(jìn)的技術(shù)作為支撐，這些先進(jìn)技術(shù)包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、刻錄光盤技術(shù)、水印技術(shù)等，并有相應(yīng)的人才來充分利用這些技術(shù)。只有設(shè)備先進(jìn)，技術(shù)領(lǐng)先，并有相應(yīng)的專業(yè)人才和先進(jìn)的管理理念作為保證，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，為單位和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展提供保證。

5 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

建立的工作程序與方法應(yīng)做到規(guī)范化和科學(xué)化，重視計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，避免因計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足所致無法使用甚或?qū)n案現(xiàn)代化管理進(jìn)程直接造成影響。在著錄工作中，應(yīng)做到以下幾方面。

5.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的目的在于使檔案為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，現(xiàn)代化檔案管理是為了提高檔案的利用率。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)各全宗的重要性、價(jià)值、利用率和開放等對所有全宗排隊(duì)，可開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案應(yīng)優(yōu)先加工整理，以加快檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，不斷提高檔案信息的社會利用率，達(dá)到管理目的。

5.2 分級著錄，省時(shí)省力

著錄過程中，如果檔案反映問題單一或查考價(jià)值不高，以案卷級著錄方式完成即可；對一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案，以文件組合級著錄方式完成即可；對重要文件或反映問題龐雜的文件，必須以文件級著錄方式完成。這樣做的好處表現(xiàn)在，充分表現(xiàn)檔案的主題內(nèi)容和特征，著錄條目和錄入條目降低了，不僅節(jié)約了人力、物力和財(cái)力，更可以提高工作效率。

5.3 分門別類，利用檔案目錄的原始信息

在著錄時(shí)，對基礎(chǔ)好又具備全引目錄的案卷，直接在全引目錄上分類標(biāo)引的方式完成；對特殊形式的檔案，可將相關(guān)項(xiàng)目用案卷目錄的方式直接錄入計(jì)算機(jī)，并統(tǒng)一給出分類號的方式完成。上述著錄方式充分利用了檔案目錄原始信息，著錄環(huán)節(jié)較少了，提高了著錄速度，降低了工作壓力。

6 培訓(xùn)計(jì)算機(jī)知識和技能

新歸檔方法以檔案現(xiàn)代化管理為前提，必須在設(shè)備先進(jìn)、操作設(shè)備和軟件的能力較高的情形下，才能較好地完成這項(xiàng)工作。這要求檔案管理人員要學(xué)習(xí)新的檔案整理辦法和計(jì)算機(jī)知識及其操作技能，早日實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，不斷提高管理水平。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施作支撐外，還要強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。要根據(jù)服務(wù)對象的不同需求，加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時(shí)，要加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)，對現(xiàn)有的各種檔案通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

抓好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，這是做好檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，吸納和發(fā)現(xiàn)各方人才，壯大充實(shí)檔案信息人才隊(duì)伍，高質(zhì)量地完成檔案信息現(xiàn)代化管理工作。endprint