淺議我國數(shù)字檔案館的建設與優(yōu)化

周春蓮

摘 要：隨著信息時代的到來，我國檔案事業(yè)的發(fā)展也呈現(xiàn)出巨大的變化，檔案館正在逐步邁入數(shù)字檔案館的發(fā)展階段。但是，我國數(shù)字檔案館還處于信息時代的轉型期，在這個階段很容易出現(xiàn)與我國檔案事業(yè)發(fā)展不協(xié)調的問題。在這種情況下，使我國數(shù)字檔案館的建設、優(yōu)化與社會發(fā)展相適應，已經成為不容忽視的問題之一。本文基于這個研究基礎，提出了個人的看法與見解，希望對我國數(shù)字檔案館的建設與優(yōu)化起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：數(shù)字檔案館；建設；優(yōu)化

一、數(shù)字檔案館概述

1.數(shù)字檔案館。顧名思義，數(shù)字檔案館就是運用當代信息技術，以網絡化方式實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它是基于計算機網絡技術、數(shù)據(jù)庫等技術的發(fā)展而產生的新型檔案館。數(shù)字檔案館的特征主要包括：網絡化傳輸方式，數(shù)字化信息模式，合理的空間布局，業(yè)務人員專才化。

2.數(shù)字檔案館的主要功能與意義。（1）數(shù)字檔案館建設的功能。在信息化時代，數(shù)字檔案館的承載功能非常重要，它的主要功能可以概括為：一是數(shù)據(jù)存量相當龐大，記憶功能難以想象；二是信息的多種類綜合，資源的多領域共享；三是訪問量超高，查詢內容快捷、方便。（2）數(shù)字檔案館建設的意義。它的意義可以概括為：一是數(shù)字檔案館為科學研究、知識普及等提供了智能化服務；二是數(shù)字檔案館的檔案信息能夠支持決策和管理；三是數(shù)字檔案館是知識經濟時代必不可少的一部分；四是改善檔案管理工作，提高檔案管理工作的社會地位。

二、數(shù)字檔案館建設存在的問題與對策

1.數(shù)字檔案館建設存在的問題。（1）數(shù)字化成果上網及共享存在安全隱患。由于數(shù)字化檔案館的主要特點是數(shù)字化，在信息網絡時代，如果無法做好信息資源安全管理工作，很容易發(fā)生信息安全問題。（2）檔案的憑證價值難以保證。如何保證數(shù)字檔案的憑證價值，是數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用時需謹慎考慮的難題。（3）網絡檔案信息保存技術的研究進展緩慢。目前，我國對數(shù)字檔案信息保存技術研究較少，數(shù)字技術的高度發(fā)展尚待時日。（4）各地檔案館普遍面臨經費不足的問題。目前，我國有相當數(shù)量的檔案館在硬件、軟件建設方面存在“硬件不硬、軟件很軟”的狀況。（5）缺乏宏觀的整體規(guī)劃。目前，我國數(shù)字檔案館的建設存在著由上至下、宏觀整體規(guī)劃不足的現(xiàn)狀。數(shù)字檔案館的建設只有做到整體宏觀規(guī)劃，才能有效解決資源浪費的問題。

2.數(shù)字檔案館建設的對策建議。（1）強化管理，重視安全，全面提高數(shù)字檔案館的抗風險能力。要針對數(shù)字檔案資源是否涉密等問題，進一步細化與規(guī)范數(shù)字檔案資源管理。要針對信息技術條件下存在的數(shù)據(jù)竊聽、計算機病毒等風險，采取相關的技術措施。（2）轉變觀念，落實立法，保證數(shù)字檔案憑證價值。傳統(tǒng)實體檔案的憑證價值是通過“白紙黑字”體現(xiàn)的。而數(shù)字檔案是以具體的軟件為依托來傳遞信息的。在這種情況下，只有通過完善規(guī)章制度，落實立法，才能從根本上保證數(shù)字檔案的憑證價值。（3）統(tǒng)一標準，技術攻關，解決數(shù)字檔案存取難題。數(shù)字檔案需要依托軟件設備，才能以文字的形式呈現(xiàn)出來，但我國技術方面與國外相比相對滯后。因此，我國需要不斷研制新載體、攻關新技術，保證能夠順利存取檔案。（4）納入日程，加強領導，積極爭取對數(shù)字檔案館建設的投入。各級檔案部門要爭取獲得政府電子政務建設部門的支持，使其作為電子政務基礎設施建設的重要環(huán)節(jié)并同步實施。（5）循序漸進，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極穩(wěn)妥地推進數(shù)字檔案館建設。整體規(guī)劃要統(tǒng)籌考慮人員、場地、設備、經費、技術、檔案和數(shù)據(jù)安全等各個方面因素，不能顧此失彼。

三、數(shù)字檔案館的優(yōu)化技術路線與優(yōu)化策略

1.數(shù)字檔案館的優(yōu)化技術路線分析。（1）檔案數(shù)字化與上網利用同步。在信息時代背景下，檔案的數(shù)字化要與上網利用同步進行。只有做到網絡化，才能突顯出檔案館數(shù)字化的優(yōu)勢。

（2）多種檔案數(shù)據(jù)庫建設同步。一是優(yōu)選建設全文數(shù)據(jù)庫，二是適時建立專題數(shù)據(jù)庫，三是建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。（3）檔案鑒定與數(shù)字化同步。檔案開放鑒定問題是當務之急，只有將這一問題解決好，才能邁出檔案信息資源共享的第一步。

2.檔案館數(shù)字化的優(yōu)化策略。（1）剔除無用信息策略。開展檔案價值鑒定工作，剔除無用信息，有效避免資源浪費和數(shù)字化垃圾是最基礎的應用策略。（2）本級為主策略。進入信息時代，檔案館要向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，所以，地方檔案館保存的本級永久檔案是數(shù)字化的重點。（3）需求導向策略。在信息社會背景下，社會需求是制訂和調整檔案數(shù)字化工作策略的“風向標”。只有將人們對于信息的需求作為主要發(fā)展策略，才能突顯出檔案館數(shù)字化的優(yōu)化策略。

綜上所述，隨著信息化社會的不斷深入，盡管數(shù)字檔案館的理論研究取得了很大發(fā)展，但是在實踐與應用方面卻處于起步階段。因此，只有將我國數(shù)字檔案館的建設與優(yōu)化工作落實到實處，才能體現(xiàn)出數(shù)字檔案館存在的真正意義。

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