中學校辦公室管理存在的問題及解決辦法

劉雙

摘 要：本文從中學校辦公室工作現狀著眼，對目前辦公室管理工作中存在的一些問題進行了總結思考，并結合社會發展現狀提出了對應的解決辦法。這有利于提高學校辦公室管理工作的效率及服務水平，以適應新形勢下中學辦公室管理的健康與快速發展。

關鍵詞：校辦公室；管理；效率；崗位職責標準；統籌方法

伴隨著辦學規模的擴大和學生人數的迅猛增加，校辦公室作為整個學校的綜合辦事機構，管理事務日趨多元化。校辦公室如何從傳統的管理模式向現代化的管理模式轉變，解決辦公管理過程中存在的問題，適應新形勢的發展，是一項亟待解決的問題。

一、校辦公室的地位及作用

1.校辦公室是學校管理的參謀與服務員

辦公室工作首先是為教工及學生提供服務的。它是校領導的參謀跟助手，是教學一線教師和學生的服務員，是學校學生工作的參與者。辦公室需要盡可能為學校的一切工作提供便利。一次學校政策的傳遞，一次教師福利的領取，一次學生電話的接聽，辦公室工作人員的形象及服務態度是一個學校工作態度的體現。

2.校辦公室是學校對外溝通的窗口

上到上級機關的指示，下到與家長的溝通，校辦公室都需要認真對待。它是聯絡上下、協調左右、統籌全局、推動校內外工作正常運轉的樞紐。它的工作節奏及人際關系的處理都可以對社會反映出整個學校的工作作風及精神狀態。在辦公室管理過程中，要采用高效的工作和優質的服務，將學校打造成有口皆碑的文化殿堂。

二、目前學校辦公室管理工作過程中普遍存在的問題

1.崗位劃分與職責不明確

辦公室崗位眾多，常見的有文書處理、檔案管理、接待工作、會議安排、日程安排、人事關系、日常工作等。除了這些日常工作有專人安排外，還會有一些上級領導的臨時安排或突發的事件需要人處理，比如員工有事請假了。如果崗位職責不明確，容易造成有的工作交叉重疊，有的問題出來了卻無法第一時間知道誰適合處理的現象。只有確定了每個崗位的崗位職責，并形成規范，才能使辦公室工作面面俱到，做到既無重疊又無空白。但是辦公室工作既是專業的工作又是需要密切合作的工作。要是事情忙，分工不明確，將會導致錯誤頻出，反而降低了效率。

2.統籌方法不到位，導致效率低，突發加班現象頻出

辦公室各類數據、報表紛繁復雜，上級突然來了緊急任務，需要加班加點弄完，這本是無可厚非的。但除了突發意外事件，其余頻繁出現的加班都是可以避免的。辦公室領導突然想起一件事情就毫無頭緒地左右指揮。辦公人員被領導一會兒支到東，一會兒支到西，結果只能是原有的工作計劃思路被打亂，數據急中生錯，有時一天的時間都用來電話回復解釋了，本來緊急的一個事拖上一周也完不成。辦公室領導應該有泰山崩于前而色不變的定性，要有自己的主見。辦公室文秘人員應該能夠根據事情的輕重緩急，做好合理的日程安排表，讓領導輕松，讓大家都跟著輕松。

3.信息化水平低

事物是發展變化的，跟不上社會發展的腳步，就面臨著被社會淘汰的風險。經過調查，學校的辦公信息化與企業的辦公信息化水平整體相比，在很多方面還有很大差距。很多跨區辦學的中學，各個辦公室之間的聯系是很多的。而一個時效性很強的信息或催收的材料，在總部與各個分校間的傳遞，往往通過郵件發送，電話通知，甚至是乘交通工具往返來實現溝通的。有時一個郵箱號發錯了，電話號碼換了，路上堵車了，這些都會導致工作的耽誤。如果在企業，往往通過搭建一個公共的平臺就能實現信息共享與傳遞以及材料的透明化審批。

4.辦公室人員間溝通不足

溝通是從心靈上挖掘人的內驅力，為其提供施展才華的舞臺。它縮短了人與人之間的距離，使員工能充分發揮能動性，讓學校獲得強大的發展原動力。溝通影響著工作的績效。筆者經過觀察發現，有些人辦公桌上的文件分門別類，井井有條，而有些人的則隨意擺放，次序凌亂。有些人電腦上的文件清晰明了，而有些人的電腦桌面文件此起彼伏。有些人找一個文件，需要花費很長的時間，而有些人則輕輕松松。有時一個突發事件領導認為張三適合解決而分配給張三處理，張三因為有其余事情未做完，但迫于領導壓力而萬分無奈地接受，結果郁悶了幾天，工作效率也受到了影響。筆者認為這都是缺乏溝通的表現。

三、問題的解決辦法

1.制訂崗位職責標準，專業與協調并重

辦公室領導者需要根據本室常態業務的構成、工作量及人員的配置，結合員工的專長、性格，制訂各自的崗位職責標準。對每一個工作都應設置一個協調責任人，這樣事情來了有專人接，工作量大而緊急的事情有人幫，員工有事請假了有人頂。領導和每個專職工作人員應加強自己的責任意識，明確了解自己及本室工作人員工作的業務網絡，積極主動，保質保量，做到零缺陷、零損失，以營銷人的姿態對待每一件事。每一個人都要做到：客戶來了，屬于自己的工作馬上解決，不屬于自己的工作告知其找誰能解決。領導切忌見誰逮誰，隨意打斷下屬的工作。否則只會帶來忙中出錯，下屬心里不滿，得不償失。

2.合理統籌安排，制訂工作計劃

當前的形勢下，領導的工作往往是被安排在優先級的。領導說開會了，大家都得放下手中的工作聽領導的安排。文件需要領導簽署的，也得等領導開完會或出差回來才能完成。所以筆者認為領導的行程應該提前被下屬知道。領導的秘書也該將其行程、日常會議安排提前一定的時間告知辦公室的工作人員。辦公人員根據領導的安排，合理安排自己的工作，該擠時間的擠時間優先搞完。這樣可以避免類似某些材料領導等員工、某些材料員工等領導才能下班的無奈。

3.充分利用現代化工具給工作提速

筆者認為，現代化產物——智能手機和網絡都能極大地提高工作效率。高像素的智能手機可以消除傳真機的限制，直接將文件材料利用網絡發送到指定的位置，而不需要坐上一兩個小時的公交去遞交材料。而利用網絡視頻結合多媒體進行視頻會議，則可減少頻繁的接待任務，降低食宿帶來的高額消費及路程時間消耗。而利用網絡、手機進行的流程化審批，則可避免領導出差了使事情長時間得不到批復耽誤正常進程的狀況。對一些長期可能用到的信息進行系統集成，可以讓辦公室的工作任務得到減負，騰出更多的精力應對那些精工細活。

4.加強領導與員工之間的溝通

領導需要正確認識自己的權利，積極樹立自己的形象權威。權力是指一個人或一些人在某一社會行動中，甚至是不顧其他參與這種行為的人進行抵抗的情況下實現自己意志的可能性。而權威則是一個人在相信他或她施行影響的權力的合法性基礎上要求別人服從的可能性。領導需要投射出有能力、真誠和對人關懷的感覺來樹立權威。領導如果用權力要求教職工這樣一個重感情的群體，他們會從內心里生出抵觸情緒。正確的溝通方法為：在平等話語權的基礎上，態度誠懇、顧及場合地溝通。溝通除了日常的情感交流外，還需要注意加強工作方法改進等方面的意見交換。領導與下屬之間看到的問題，同事之間發現的問題，彼此都應有所反饋。領導對下屬不聞不問，會讓下屬有一種被忽視的感覺，久之將形成負面情緒，反映到工作上。而下屬看到領導的問題，因顧及領導的權威不予點破，只會讓工作缺陷帶到更高的級別，產生更嚴重的不良后果。團隊之間不加強溝通，好的工作方法得不到發揚，小的缺陷將形成壞的工作習慣，嚴重影響工作效率的提高及團隊的穩定發展。

校辦公室是一個學校的信息中心、指揮中心。辦公室工作無小事，事事皆大事，稍有不慎都有可能給學校帶來極大的負面社會效應。每個人都應增強主動管理意識，持續改進工作方法，對現有工作查漏補缺，使工作做到快而準。領導需要從大局著手，指導下屬細化每一項業務，竭盡所能為學校工作的運行與發展、為團隊的穩健發展、為效率的提高保駕護航。

參考文獻：

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