高校辦公自動化系統中工作流技術的應用

李東寧

（寧夏大學，寧夏 銀川 750021）

近年來，伴隨著經濟的飛速發展，生活節奏的日益加快，對于可提高工作效率和強化管理的辦公自動化系統的需求越來越多，并要求其具有功能全面性。同樣，隨著教育信息化發展的迫切需要，為全面提升高校管理服務水平，并促進其他各項事業發展,各高校在計算機、網絡建設的支持下，紛紛引入辦公自動化系統，實現辦公業務的數字化和網絡化。辦公自動化系統以科學的系統理論為基礎，以行為科學為主導，綜合運用信息技術，從而實現基于網絡的辦公自動化，這其中工作流技術對辦公自動化系統建設發揮了重要的作用。

一、工作流技術概述

1993年，工作流管理聯盟(Workflow Manage-ment Coalition，WFMC)成立，對工作流作出如下定義:工作流是指一類能夠完全自動執行的經營過程，根據一系列過程規則，將文檔、信息或任務在不同的執行者之間進行傳遞與執行。也就是根據特定的規則和邏輯關系，把工作流程中的各環節工作組織起來，并依據計算機模型予以表示與計算。簡單來說工作流技術就是將工作流程轉化為計算模型，使業務過程的部分或整體在計算機應用環境下實現，從而提高工作效率，降低工作時間，減少工作成本，提高經濟效益。

基于工作流技術，工作流管理系統應運而生。工作流管理聯盟給出的關于工作流管理系統的定義是：工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行。隨著計算機軟硬件技術的發展，特別是Internet和Intranet的迅速發展，工作流管理系統呈現出大型化的趨勢，逐漸應用于各個企業與高校之中。

二、工作流技術對高校OA系統建設的意義

辦公自動化這一概念主要是指在辦公環境中運用計算機、打印機、復印機、傳真機等一系列自動化設備而達到解放人力、提高辦公效率的目的。隨著信息技術的發展及在辦公領域應用的不斷拓展深入，辦公自動化的內涵也逐漸拓展，成為利用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，尋求各種信息產生、貯存和檢索的途徑，從而有效地利用各種信息資源，提高工作效率，輔助決策。辦公自動化系統（Office Automation，OA系統）是指一切可滿足于企事業單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的，實現辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件。

高校作為知識、科技、智力和人才集中的重要基地，在信息化時代的召喚下，各種應用系統已經廣泛使用。這些系統的應用，在很大程度上提高了工作效率、降低了管理運行成本、規范了工作流程、方便了師生，在高校深化內涵發展、提高教學質量、促進科研水平、提升管理水平、改善學習生活環境等方面發揮了重要而積極的作用。可以說，網絡化、信息化、數字化的水平和程度已經成為高校開放意識、內涵建設、辦學水平和管理能力的重要體現。這其中OA系統是較早得到廣泛應用的系統之一。工作流技術對高校OA系統建設具有十分重要的意義。

首先，增強了OA系統的權威性與嚴肅性。工作流技術通過嚴格的過程規則，不僅最大限度地還原了實質的工作流程，同時規范了辦公業務流程，明確了承辦單位、責任人員，在最大程度上避免了人為隨意性，克服了系統使用前常常發生文件送錯部門，文件越級報送，文件處理速度緩慢等問題。此外，還明確了各類文件文本的格式規范，對事務處理公開透明,對于OA系統建設起到關鍵作用，是OA系統在具體運行過程中權威性與嚴肅性的基礎。

其次，提高了管理的有效性。通過使用OA系統，所有需要簽辦的公文均實現了網絡流轉，減少了過去的文件轉送、寄發的多個環節，對于緩解目前高校規模擴張，很多高校均有多個校區，客觀上增加了管理環節與成本等問題，具有十分積極的作用，提高了文書處理的時效性和工作效率。借助工作流技術和網絡技術，OA系統在運行過程中克服了時間與地域的限制，不一定局限于在辦公室處理公文，對于高校在假期中處理各種文件帶來了極大的便利。同時，對于文檔的處理，由于其在數據存儲、查詢、流程跟蹤等方面的優勢，對管理效能的提升具有極大的促進作用。

第三，促進科學決策。隨著工作流技術的發展，除了實現無紙化辦公以外，逐步實現工作過程管理的自動化、智能化和整合化，可以靈便的實現數據整合和數據統計，消除信息孤島，既能實現OA系統內部工作流之間的數據整合，又能實現OA系統工作流與其他業務系統之間的數據整合。對于決策者、管理者來說，擁有充分而準確的信息是做出科學決策的基本前提，因此，借助工作流技術，高校OA系統里所含有的大量信息可以幫助決策者、管理者做出科學有效的決策。

三、工作流技術在高校OA系統中的應用

OA系統是工作流技術應用的典型案例。工作流技術對于OA系統來說是作為一個核心的前提而存在的。工作流技術在高校OA系統中的應用有以下幾個方面。

1.公文管理。在OA系統中通過工作流技術嚴格規定了制發文的流程，以某大學OA系統中學校發文為例，如下圖：

由圖可見，公文擬稿后，先交由該公文的主辦單位領導審核，經審核同意，提交到學校公文管理進行統一處理。在學校層面公文處理環節中，該公文需復核及學校辦公室審核，需要部門或有關領導會簽的，提交會簽，不需要會簽的提交校領導簽發。領導簽發后該公文編文號，并提交最初的擬稿人校對，校對無誤后，進行制文程序，按特定格式編輯成文，最后制作成文發送并存檔。

在工作流技術支持下，發文的全過程被嚴格地復制到計算機環境下，所有公文通過統一接口在人機之間進行交互，公文的流轉在特定程序下進行，一個環節緊扣一個環節，一般情況下不能隨意跳轉流程。正是這種嚴格的工作流保證了公文的嚴肅性，在很大程度上克服了傳統紙制公文制發過程中隨意更改內容、隨意跳過中間環節直接由領導簽發等問題，對公文質量的提高及權威性的樹立起到了積極促進作用。

2.查詢與檔案管理。在工作流技術支持下，所有制發的文件除作為檔案歸口有關部門管理外，還形成了表單式的文件管理系統，支持各種統計與查詢操作，方便工作人員調閱有關信息。同時，除了可以查詢文件原文外，由工作流技術所形成的文件制發的全過程都可以進行查詢，即可以查詢文件的具體流轉過程，由此可以確切知道文件流轉到了哪一個環節，需要哪個人或部門進行有關操作，這種查詢對于文件的督查督辦工作尤為重要，有利于提高工作效率。

3.事物管理。在高校，包括會議管理、日程管理、來訪接待等等，其實都可以通過OA系統中的工作流管理系統來進行。以會議管理為例，在OA系統中，工作流技術實現了會議的申請、審核、通知，會議表的查詢、查看、管理等等，這些都極大地方便了領導、工作人員及教職工對學校有關信息的了解。

隨著工作流技術的發展，高校OA系統的功能必將逐步完善，在與日常工作習慣與流程日趨吻合的基礎上，將進一步實現更加科學化、精細化的管理，對于進一步提高管理水平，實現高校內涵發展將起到更加積極的作用。

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