生產制造企業退貨管理的淺見

楊崇虎

摘要：加強產品退貨管理，有利于規范企業的成本管理，維護企業的經濟利益，本文就生產制造企業如何加強退貨管理進行探討。

關鍵詞：生產制造企業 退貨管理 效益

對于有些企業來說，客戶退貨是不得不面對的事情。規范退貨管理，有利于強化企業內部控制，提高存貨管理水平，控制和降低企業成本水平，因此強化退貨管理具有重要意義。

一、退貨范圍

企業如下形情可按規定辦理退貨手續：因公司自身原因造成質量問題（自然破袋、變質、異味等）不能正常流通或銷售的；由于產品品種較多，致使產品發貨錯誤經與客戶協調后仍不愿接受的；因運輸造成包裝嚴重破損，無法繼續銷售的；因經銷商破產或者資金周轉困難用于抵帳的；因銷售策略變化或其他確需退貨的。除此之外如退貨單位無退貨清單的、無區域負責人申請的原則上一律不予退貨，特殊原因需退貨的，須按流程報請公司領導批準后方可退貨。

二、退貨原則和審批程序

退貨的原則是必須盡可能減少和降低公司不必要的損失，又要很好地維護好客情關系（畢竟用戶才是上帝）。單位要加強退貨管理，不能讓客戶隨意退貨，以免造成公司對客戶管理的失控、同時加大公司的損失。審批程序為：客戶將退貨申請報與區域負責人，區域負責人向銷售內勤處匯報，說明退貨原因和退貨品名數量，經營銷部經理審查后，報公司分管領導批準后辦理相關手續。

三、退貨的入庫程序

營銷部收到區域負責人轉交的退貨通知后，要及時了解退貨產品具體情況并開具“產品退貨通知”單，注明客戶、產品型號、數量、批號、退貨原因以及客戶的處理要求（如貨款中扣除、需補回產品和時間要求）等信息，并及時轉交成品庫處理。成品倉庫需核實“產品退貨通知”中內容與實物是否符合，如不符的應及時反饋給營銷部，由營銷部核對處理。所有退貨均由成品庫庫管員收貨，并單獨設置退貨庫來堆放退貨，以和產成品區別。在存貨帳務系統中，設立“退貨庫”專門核算其收發和結存。

收到退貨后，成品庫庫管員應當日通知質量檢驗部人員檢查質量問題（如屬非質量原因退貨不予作沖帳處理），成品庫庫管員檢查數量、品名、規格、批號、生產日期、產品有效日期等信息，并與退貨清單進行核對，填寫退貨收貨單，注明退貨數量與實際收到數量的差異，傳遞給銷售內勤。銷售內勤將退貨收貨單交營銷部經理和公司分管領導簽字后，留下客戶聯備查，同時據此在帳務系統中生成退貨入庫單。

對于退貨數量與實際數量有差異的，財務部應會同營銷部提出處理意見，報公司分管領導審批。銷售內勤根據審批意見，在帳務系統中生成退貨入庫單。

財務部根據收到的退貨收貨單、退貨入庫單及審批意見，沖減客戶應收帳款，客戶未經允許擅自退貨的一律不予作沖帳處理。如是運輸部門造成的毀損，應由公司負責物流運輸的部門及時聯系承運方進行索賠。

四、退貨的處置程序

因產品質量原因造成的退貨，質量檢驗部人員在收到退貨現場檢查后填寫“產品退貨申請單”及時提出書面處理意見，報總經理批準后執行。

因經銷商破產或者資金周轉困難等原因造成的退貨，由銷售部經理填寫“產品退貨申請單”，注明客戶、產品型號、數量、批號、退貨原因等，報總經理批準后執行。

因銷售策略或者發錯貨等原因，但未超過3個月的產品退貨，由銷售部經理報經總經理批準后執行。

在未得到公司領導的處理意見前，應禁止辦理退貨手續，成品庫庫管員應拒絕收貨入庫，否則視情節對責任部門和人員進行嚴厲處罰。

依照公司領導的處理意見，對允許退回的產品，待產品到達倉庫后，由質量檢驗部、財務部人員及成品庫庫管員共同清點，根據清點情況認真填寫“產品退貨清點表”，并建立產品退貨臺賬備查。

成品庫庫管員應對退回產品名稱、規格型號、數量負責，質量檢驗部對產品外觀質量狀況負責。財務部負責核對退貨產品與“產品退貨申請表”所列與退貨產品是否一致，準確無誤后，準許放置退貨產品區。

（1）出廠生產日期不超過三個月的，僅外包裝破損的，經抽樣檢驗合格的，按原生產日期換外包裝重新入庫。生產日期外包裝與原內包裝的日期保持一致。

（2）出廠生產日期超過三個月不到六個月的經檢驗合格，不得重新入庫，應采取降價處理或促銷裝的形式進行處理。

（3）出廠日期超過六個月不到十二個月的，經檢驗合格，拆裝重新加工制作，不得挪作他用。

（4）質量檢驗部作出判定后，由生產部門按判定通知執行。

（5）超過保質期的退貨，不再進行檢驗，由質量檢驗部監督銷毀，由成品庫庫管員執行，并作銷毀記錄，銷毀時必須二人在場簽字。

需退貨轉生產處理的（必須是能夠二次加工），由生產部根據生產計劃，填制領料單在退貨庫領出后加工處理。處理完成后，應向財務部報送實際可利用的物料品名和數量，以便統計退貨損失。

需要作報廢處理的，由財務部先行向稅務部門履行報批程序。財務部在得到批準的當日通知質量檢驗部和生產部。在得到批準的五個工作日內，由質量檢驗部、生產部進行銷毀處理，并將可利用物料及時回收或變賣。

五、退貨產品檢查與考核

財務部要不定期對成品庫進行檢查，如發現成品庫退貨產品區存放沒有處理意見的退貨產品，由此造成的經濟損失由成品庫庫管員承擔。

公司行政管理部門不定期對成品庫進行綜合性檢查，發現成品庫退貨產品區達不到規范要求或管理混亂，在實施考核時可加大扣罰力度。

為強化管理者的責任，在經濟處罰時，按部門主要負責人承擔70%，直接責任人承擔30%的原則實施。

六、退貨信息的收集

財務部每月終了后十個工作日內，應將上月退貨情況及退貨造成的損失等信息（包括退貨品名、數量、含稅銷售額、成本金額、損失金額等），統計報告給公司領導及營銷部。endprint