試論OA系統在媒體行政辦公中的應用

文/柯靜

媒體行政辦公網上辦公自動化通過對各辦公自動化要素的閉環整合，實現了工作流、信息流、知識流和辦公自動化系統的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，實現辦公自動化，并實現了遠程辦公或是SOHO（在家辦公）。云南日報報業集團自2013年6月正式開始使用OA辦公系統以來，將行政工作人員從繁瑣、無序、低效的工作方式中解放出來從事核心事務，提高了集團行政辦事效率和對信息的可控性，降低了辦公成本，提高了執行力，使集團行政管理更趨于完善。

一、OA辦公系統的定義

OA系統的英文全稱是Office Automation System ，意為辦公自動化系統，是建立在計算機局部網絡基礎上的一種分布式信息處理系統，所以又稱辦公信息系統，它是一種人機系統，其核心設備是電子計算機系統或OA工作站，包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取4個基本環節。

當前，OA系統較為廣泛地運用于為國家黨政機關提供無紙化的辦公條件，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備，各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的，是工作流思想與行政機關工作模式相結合的又一典型范例。它通過現代通信技術、辦公自動化設備和電子計算機系統或工作站來實現事務處理、信息管理和決策支持的綜合自動化。而云南日報報業集團OA系統的主要功能有協同工作、工作流程、公文流轉、公共信息、論壇管理、計劃管理、關聯項目、文檔管理、車輛管理、在線消息、督辦系統、短信平臺、常用工具、人事管理、系統管理等。OA系統真正帶來了行政辦公的技術革命。

二、使用OA系統所需要的條件

（一）專業的網絡技術保障。OA平臺基于分層、標準和構件等進行架構，以領先的四層技術架構，遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm標準、JSR168、WSRP等標準，部署了大量構件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現，支持各種部署模式、各種操作系統、各種數據庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系，從而支持未來的擴展空間。因此，專業的網絡技術保障是OA系統運行中必不可少的重要組成部分。

（二）專業的技術人員。任何一個系統從開發到利用，都必須有專業技術人員為其提供諸如設計、研發、培訓、使用、維護等各類保障。因此，高素質的專業技術人員是OA系統能正常運用的保障。

（三）高素質的行政管理工作人員。由于辦公自動化的系統（OA系統）是建立在計算機局部網絡基礎上的一種分布式信息處理系統，對行政管理工作人員的自身能力和工作素養要求相對就要高些，能熟練使用電腦并具備高素質的管理理念成為最基本的技能之一。

三、OA系統在媒體行政辦公中的優勢

（一）簡化辦公流程。自從使用OA系統以來，集團行政辦公中諸如擬文、發文、辦文、內部調動、差旅費報銷、用車申請、印章使用、休假、會議通知、行政審批流程等等事項的辦公效率相對于從前，有了較大幅度的提高。避免了因相關工作人員不在辦公室而出現的一次又一次無功而返、一天又一天的等待，一回又一回的催問現象。通過信息傳遞，特別是隨著電腦軟硬件的持續升級、WIFI無線網絡的普及以及手機帶寬的持續擴容，通過手機、平板電腦實現隨時隨地的辦公，尤其是高層管理者，通過移動終端實現對時間碎片的高效應用，使得許多跨部門、跨級別的行政事務都可以在網絡條件下實現正常運轉，即使出差在外也不需要等待當面批閱，只要有網絡環境就能在OA系統上辦公，簡化了行政辦公流程，節約了時間，提高了工作效率。

（二）方便信息檢索。在手工辦公的情況下，文檔的檢索存在非常大的難度。OA系統使集團各種文檔實現了電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享，調檔迅速，準確率高，提高了利用效率。例如:集團網絡中心為每一位集團員工都設置了一個ID號，只要能過注冊登錄，就可以自己上網看到符合身份權限范圍內的集團公告、集團新聞，以及集團討論、集團調查等等集團內部信息，對集團的基礎情況和最新信息有所了解，同時還能查詢到自己需要的有價值的信息，不需再像以前一樣在查詢有關信息時要到檔案室、人事處借閱，然后再進行復印，OA系統的使用有效地實現了資源共享，增強了各部門、各科室、各位員工之間的溝通交流。

（三）降低辦公成本。以集團辦公室為例，作為下發文件的部門，從來文擬辦開始，到文件的下發，需要耗費大量的紙張和印刷材料。自從使用OA系統以來，發文、收文、批閱等所有步驟完全通過無紙化辦公來實現，近一年的時間里，紙張和印刷材料的使用率大幅度減少，不但節省了能源，降低了辦公成本，還提高了經濟效率。

四、OA系統在使用中存在的問題和解決辦法

（一）相應的技術保障還有待提高。電源和網絡是OA系統正常運行的基本保證，因此，分管集團電力和網絡的兩個相關部門，應經常對電力設施和網絡通訊進行保養維護，一旦有斷電和脫網的情況發生，要在第一時間內啟用備用源，以保證OA系統的正常使用。此外，還應加強網絡安全管理，防止遭到網絡黑客攻擊。同時，由于OA系統中有些權限不是人人都有的，建議員工不定期地更換自己的登錄密碼，以確保OA系統在使用時的安全性和保密性。

（二）要形成全員使用OA系統的意識。OA系統是根據使用單位的相關要求所設計的，集團在使用OA系統之前，對行政部門的工作人員進行了全員培訓并進行了上崗考試，但在實際使用當中，并沒有實現全員使用，特別是對一些年齡大的員工，由于對掌握電腦操作系統的能力有限，因此對OA系統的使用并不是那樣的得心應手，這也阻礙了OA系統的推廣普及。因此，在實際工作中若要強化OA系統的使用意識，可能還需要進行必要的制度強制，以此推動OA辦公系統的普及。

（三）充分利用OA系統的功能。近一年來，集團OA系統的使用較為順利，最大化地實現了無紙化辦公，但在實際使用當中，有些功能還處于“沉睡”狀態，比如個人事務中的個人考勤項等等。在今后的工作中，要加強此類功能的使用，為集團行政管理部門的員工考核提供科學依據。

OA系統的應用，使得傳統的媒體行政辦公模式必將被現代信息化的新型行政辦公模式所取代。但任何一個系統都不可能是完美無缺的，只有根據本單位現實工作的需要，循序漸進地進行改進、升級和完善，將系統的使用功能發揮到極致，才能真正實現媒體現代信息化行政辦公，最大限度地提升組織的運行效率。