淺談檔案管理工作中的幾點體會

文/劉小艷

2008年10月，我從接觸檔案管理工作的第一天開始，對檔案法規、檔案管理工作有了全新的認識和了解，特別在2009年9月份，通過參加陜西省檔案局檔案專題培訓，結合公司基礎管理工作的特點和實際，對檔案管理工作又多了一些新的認識及新的體會。

一、檔案資料是企業發展的歷史憑證

企業的檔案資料是維護企業歷史真實面貌、企業合法權益和經濟利益的重要憑證和依據，也是企業在生產、經營管理和企業發展中不可缺少的重要信息資源。隨著公司業務的不斷發展，作為記錄和承載公司各項目歷史的檔案，在公司發展中發揮著越來越重要的作用。檔案管理工作是整個公司發展過程中不可忽視的重要組成部分。

檔案資料對于企業來說，就如同一面鏡子，它翔實地反映了企業從創建初期到逐步發展的整個歷史過程，它以各種不同的形式真實而客觀地記載著公司經營及管理過程中的每一個環節，它是廣大干部職工勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握公司發展客觀規律的重要依據，是公司的寶貴財富。

二、做好檔案管理工作，能為企業創造社會效益和經濟效益

比如，在井下管網工程設計活動中，一旦管網出現了問題，設計人員就必須依據于準確、完整的井下管網資料，對井下管網的運行提出科學分析，有計劃地實施更新，對井下管線附屬設施實施全面的維護。這樣就減少了測量、開挖等開支，加快了設計進程，這時管網檔案就發揮了巨大的作用，節約了大量的人力、物力、財力，發揮了檔案的經濟效益和社會效益。可見，檔案的質量如何，不僅關系著企業形象，還關系著企業的發展。

建章立制，營造良好建檔環境，充分認識開展企業建檔工作的重要性和必要性。讓大家真正明白，做好建檔工作不僅是權利，也是義務，是企業自身發展的客觀需要，是長期受益之事而非權宜之計，從而增強開展建檔工作的積極性和自覺性。檔案不是包袱，是財富，為使檔案工作從開始就步入科學化、規范化軌道，檔案人員必須嚴謹、認真、仔細。加強企業檔案工作，是企業強化基礎管理、提高市場競爭力、維護自身權益的客觀要求。企業應充分認識檔案在企業各項工作中的重要作用，增強檔案人員依法做好檔案工作的自覺性和責任感，從企業現實工作和長遠發展的客觀需要出發，把檔案作為生產、經營、管理的重要資源和必不可少的條件，切實加強管理。利用企業檔案的原始性，發揮憑證作用，產生經濟和社會效益。

企業檔案是企業文化的重要部分，企業文化建設需要專業檔案管理工作的梳理，企業要成功，離不開企業檔案的建立。各類檔案資料在企業文化建設、形象宣傳等方面發揮著積極的、舉足輕重的作用。把檔案管理工作落到實處，使其更好地為公司服務，是經濟社會發展的必然要求。

三、要加強檔案收集的廣度和深度

檔案管理人員要加強專業知識的積累，擴大檔案收集范圍，完善公司檔案收藏結構，特別要加強對重要會議、重大歷史事件、重要藝術成果、公司發展建設成績、杰出人物及事跡、社會活動、建設工程、科研項目等檔案的建設與管理。在檔案收集中，要突出公司及各部門特色，增加收集的門類，廣泛及時地收集有價值、有特色的檔案資料。要注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發現有保存價值的資料。

四、歸檔工作是檔案管理工作中的重要環節

公司各部門形成的文件材料，既是歷史記錄，又是一個具體事件的具體實物，要確保文件材料的完整和安全，就要做好歸檔工作，把應該保存的資料按時移交、歸檔。

完整的檔案資料在公司行政管理、項目生產管理、企業文化建設等方面發揮著重要的無可替代的作用。通過對公司檔案的查找和利用，可以清楚地看到公司歷史發展的足跡，看到在各個時期我們所取得的種種成績和榮耀；同時，也可以從中發現不足，以便總結經驗教訓，更好地做好工作。完整的檔案資料還可以為公司、為員工提供便利的服務。

要進一步做好和規范公司檔案管理工作，還需要做大量的工作：一是下大力氣收回未歸檔資料。二是進一步完善公司檔案室建制和檔案內容的門類。三是進一步健全和完善公司檔案管理規章制度。

檔案工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調動全員意識來共同配合。這就要求我們必須統一大家的思想認識，引起員工對檔案工作的重視，認識到檔案工作是公司一項重要的基礎工作，使大家在檔案管理工作中給予更大的支持，才能使公司檔案工作有一個質的飛躍，才能更好地為公司的發展服務。

作為檔案從業者，我們要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，提高對檔案開發利用意義的認識，健全檔案制度，建立檔案信息一體化的管理模式，為檔案的利用創造條件，提供方便，特別是應做到以下幾點：一是要維護好歷史的真實面貌。二是要忠于和熱愛檔案工作。三是要具備全心全意為人民服務的精神。四是要有良好的保密習慣。五是要樹立高度的法制意識和觀念。同時更要解放思想、勇于改革、大膽創新，以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神，為發揮檔案事業的作用多作貢獻，為公司發展服務。