高校文秘工作與檔案管理工作的關系探討

文/張慧玉

高校文秘工作與檔案管理工作具有密不可分的聯系，兩者之間相輔相成，檔案管理工作是文秘工作的重要組成部分，而文秘工作是檔案工作的重要基礎，沒有文秘工作的前期鋪墊，檔案管理工作也無法得以順利展開，因此檔案管理工作可以說是文秘工作的延伸發展。在實際工作中，應正確處理兩者之間的相互關系，實現文秘工作與檔案管理工作的有效銜接與結合對于提高文書運轉效率以及檔案管理質量具有極其重要的現實意義。

一、文秘工作是檔案管理工作最為重要的“源頭活水”

高校文秘工作者的主要工作內容是為校領導以及校內各職能部門服務，并做好兩者之間的協調工作，其主要職責是為校領導出謀劃策，是高校領導者的左膀右臂。文秘工作者手上掌握著校領導的印鑒以及學校公章，只要是以學校、校領導名義下達的各種公文，都必須經過文秘工作者的仔細審核、蓋章后才能下達、運轉公文；文秘工作者還負責上級行政部門與校內各業務主管部門需要下發的各種公文的登記、辦理、管理、整理、歸檔等工作；在各項公務活動中，由校領導直接形成或接收的各種實物、聲像材料以及文件材料也會直接交由文秘工作者進行處理（主要包括登記辦理、保管、存檔等）。這些文件會經檔案管理人員進行收集、整理、存檔，最后形成高校文書檔案。由此可見，文秘工作是檔案工作的前期鋪墊，是檔案材料的重要來源地，文秘工作者是這些文書檔案產生、形成的主要參與者，文秘工作的質量直接決定著文書檔案的質量。為了確保檔案管理工作的質量，文秘工作人員應具備強烈的檔案意識，明確檔案的重要意義，應要求文秘工作者熟練掌握一定的檔案知識以及相應的技能。在日常業務工作中，文秘工作者應明確自己的職責，積極參與學校檔案管理工作行列，認真收集、整理各種實物、聲像材料以及文件材料，確保檔案資料收集的完整性、系統性、真實性、全面性。

二、檔案工作是文秘工作的重要組成部分

高校辦公室是學校的信息中心，是教學、教育、管理、科研等各部門的中樞機構，校情通報、學校大事記、每學年的黨政會議記錄、學校總體規劃、管理目標、領導決策、上級來文的處理、校史編研、縱橫聯系及來信來訪、規章制度、對外重大活動的記錄以及黨和國家的方針、政策等文件資料都需要文秘工作者直接起草或審稿，關于校內各職能部門對于學校決策貫徹實施的情況以及反映等信息也主要由文秘工作者負責匯總，而檔案管理工作者則主要負責這些文件資料、信息的收集、整理、歸檔和保管利用。由此可見，檔案工作是文秘工作的重要組成部分，也是一項基礎性工作。文書檔案記錄了高校發展、教育、教學、科研等工作活動，是重要的歷史憑證，檔案管理工作的主要職責是對文秘工作者歸檔的文書材料進行鑒定、分類整理、編錄、保管，并利用現代化先進的檔案管理形式、途徑和手段將其轉化為檔案信息，進而為高校各項事業的發展以及社會發展服務。隨著現代信息網絡技術的快速發展及普及應用，高校檔案管理工作應堅持檔案管理服務本質，轉變服務理念，大力引進先進的信息網絡技術，積極創新，改革管理措施，豐富檔案管理服務內容，提高檔案管理服務效率與質量。

三、檔案部門應積極為文秘工作提供現代化檔案信息服務

文秘工作為檔案管理部門提供了大量的文書檔案，但在為校領導關于學校重大決策、學校制度完善以及學校文件起草等事件出謀劃策時需要經常查閱這些歷史文書檔案，檔案利用非常頻繁。為了提高檔案管理工作的服務質量，為文秘工作者提供更優質的服務，高校檔案管理部門應經常深入調查、收集文秘工作者對檔案管理的意見以及建議，全面了解、掌握文秘工作者的檔案需求，在盡可能滿足文秘工作者需求的基礎上，打造具有特色的高校檔案館。在實際工作中，應重點做好密級事宜，具有較大的文化、科技、經濟價值的檔案信息資源，為檔案利用者提供更具深度的信息服務。同時應積極引進現代先進的計算機網絡技術，實現數字檔案信息，為利用者提供視頻、音頻、照片等多種形式的檔案信息服務，提供全方位、全天候的管理服務。

四、做好文秘工作和檔案管理工作的銜接

新時期，學校應正確處理文秘工作與檔案管理工作之間的關系，以現代計算機網絡技術為載體，以辦公自動化文秘系統以及檔案管理系統為依托，實現文檔一體化管理模式。首先在開發文秘管理系統以及檔案管理系統時，應充分考慮兩者之間的有效對接，兩系統之間應能夠實現一些具有重要保存價值電子文件的網上移交、接收功能，建立檔案信息資源共享機制，加快文書的運轉。同時高校檔案管理部門應建立局域網，并與校園網連接，實現公開檔案信息的開放利用。其次，應最好文件的收集、歸檔工作，對文件的整個生成過程進行實時跟蹤，在文件的制作以及文件運轉過程即開始進行干預，確保文件收集的完整性、系統性、全面性。

綜上所述，文秘工作與檔案管理工作具有密不可分的關系，文秘工作是檔案工作的重要源頭，檔案管理工作是文秘工作的延續，文秘工作者以及檔案管理工作者應相互學習，熟悉業務，密切配合，強化“文檔一體化”意識，做好文檔工作與檔案管理工作的銜接，促進高校的進一步改革與發展。