檔案的信息化建設(shè)中管理與創(chuàng)新工作的實施步驟

宋鐵軍

[摘 要]是目前我國檔案事業(yè)面臨的一項戰(zhàn)略任務(wù)，也是一項系統(tǒng)工程。本文從我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀著手，分析了檔案信息化建設(shè)存在的問題，探討了檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)方法。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化建設(shè)；對策

信息化發(fā)展程度已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的重要標(biāo)志。檔案信息化建設(shè)，包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息化人才隊伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。檔案信息化建設(shè)是“十五”期間國內(nèi)檔案管理部門工作的重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作管理水平和檔案服務(wù)，是社會的必然要求。

1.我國的檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

我國檔案信息化經(jīng)過近三十年的探索、發(fā)展，各個方面均取得了很大成績。檔案信息化建設(shè)由局部走向整體，在宏觀框架下進(jìn)行全面規(guī)劃和組織實施，并與電子政務(wù)建設(shè)緊密結(jié)合，成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。

各地檔案信息化建設(shè)普遍開展。近幾年來，各地檔案行政管理部門相繼推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，取得了相當(dāng)大的成效。許多檔案部門建立了數(shù)字化檔案館，開通了專業(yè)檔案網(wǎng)站，引進(jìn)了專業(yè)檔案管理軟件，檔案信息化管理框架初具規(guī)模，信息化程度逐步提高。在檔案目錄數(shù)據(jù)庫方面，各級檔案管理機(jī)構(gòu)都已經(jīng)具備了建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)實基礎(chǔ)，即各種館藏目錄，還有的檔案館建立了檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

2.我國的檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1缺少統(tǒng)籌規(guī)劃

當(dāng)前我國的檔案信息化建設(shè)，從全國檔案系統(tǒng)來看，稍顯混亂，缺乏統(tǒng)籌部署。各級檔案館缺乏聯(lián)系，各自為戰(zhàn)，不能統(tǒng)籌安排，共同發(fā)展，為我國整體的檔案文化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。許多檔案館的信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃或近期目標(biāo)不夠明確，存在著“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳"的現(xiàn)象，只關(guān)注眼前，不能長久發(fā)展。檔案信息化建設(shè)中未能及時研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各館使用的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)上的支持和系統(tǒng)管理以及技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重制約了信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐，造成管理不暢，各級檔案館不能有效溝通，國家難以有效統(tǒng)籌發(fā)展檔案信息化。

2.2認(rèn)識上存在誤區(qū)

對信息化工作認(rèn)識深度不夠。簡單認(rèn)為信息化建設(shè)就是數(shù)字化，認(rèn)為館藏檔案數(shù)字化及檔案資源上網(wǎng)就是檔案的信息化，將電子文檔及辦公手段的自動化認(rèn)為是檔案的信息化建設(shè)，對信息化工作的復(fù)雜性估計不足。殊不知檔案信息化建設(shè)是一項涉及各種數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)等方面的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。而檔案的數(shù)字化只是一種技術(shù)手段，其目的是建設(shè)信息化檔案，數(shù)字化是建設(shè)信息化檔案的途徑。

將信息工作與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作割裂開來，重信息化建設(shè)輕基礎(chǔ)性工作。錯誤的以為只要借計算機(jī)技術(shù)，就可以做好信息化工作，就可以一勞永逸解決檔案工作的所有問題。由此而放松了對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的要求。殊不知，業(yè)務(wù)工作是信息化工作的基礎(chǔ)，沒有穩(wěn)妥的基礎(chǔ)工作，不認(rèn)認(rèn)真真地做好檔案的收集、整理、開發(fā)和利用工作，信息化工作則無從談起。

2.3信息化設(shè)備、技術(shù)與人才儲備不夠完善

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施還不完善。檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施以及高技術(shù)來保證。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展及相關(guān)配套設(shè)施原因，我國的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施還不能滿足檔案信息化建設(shè)的要求。我國信息高速公路的建設(shè)還未全面完成，現(xiàn)有的信息傳輸速度過慢，使得網(wǎng)上檔案文件的傳輸效率很低。同時，我國多數(shù)檔案館辦公自動化與內(nèi)網(wǎng)的建設(shè)亟需提高。在檔案網(wǎng)站方面，雖有數(shù)量達(dá)200幾百個，但與其他行業(yè)較為成熟的網(wǎng)站比較，還未形成行業(yè)體系。現(xiàn)有檔案相關(guān)網(wǎng)站存在內(nèi)容較少，專業(yè)性太強(qiáng)，搜索引擎少等難題。且目前檔案機(jī)構(gòu)主要局限于用網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案法律法規(guī)，擴(kuò)大檔案業(yè)務(wù)信息交流，其他網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)還沒有真正開展起來。

同時，在檔案信息化方面存在一些技術(shù)障礙。目前，我國在保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的支持，信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子文件的原始性、真實性至關(guān)重要。

3.我國的檔案信息化建設(shè)發(fā)展策略

3.1制定整體發(fā)展規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要按照適用、有效的原則，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織全國核心力量研究檔案信息化建設(shè)的發(fā)展總體框架、規(guī)劃以及相關(guān)內(nèi)容，將檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的大局中，電子文件的管理，數(shù)字檔案建設(shè)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化等檔案信息化建設(shè)內(nèi)容應(yīng)由國家檔案局統(tǒng)一規(guī)劃和組織各地市檔案局，使整項工作有計劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。

3.2解放思想，樹立檔案信息化意識

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代，由于網(wǎng)上信息的共享性，信息來源渠道日益多樣化，檔案機(jī)構(gòu)如果不及時開展信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化，檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢就可能喪失。但目前我國多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)對網(wǎng)絡(luò)信息帶來的的挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，認(rèn)為紙質(zhì)檔案資料檔案信息具有真實性，不需要網(wǎng)絡(luò)共享，對檔案信息化建設(shè)沒有責(zé)任感和緊迫感，檔案信息化建設(shè)還沒有被付諸實踐。因此，解放思想，樹立檔案信息化建設(shè)意識，在當(dāng)今信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的社會顯得極為重要。因此，我們必須樹立檔案信息社會化意識，盡快把檔案信息置于社會共享地位，向社會提供全面快捷方便準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。

3.3加強(qiáng)管理標(biāo)準(zhǔn)的制定和人才培養(yǎng)

國家應(yīng)加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，逐步推出適合我國國情的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使我國的檔案信息化建設(shè)有法可依。檔案信息化建設(shè)是技術(shù)性很強(qiáng)的工作。人才梯隊建設(shè)是檔案信息化建設(shè)諸要素中起決定性作用的因素。檔案人才是除了掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識和檔案管理知識外，還必須掌握計算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)通過各種渠道，加快加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)工作。

參考文獻(xiàn)：

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