如何做好檔案的管理工作

蓋睿婷

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會主義經(jīng)濟體制的逐漸完善，我國的各行各業(yè)的管理體系也逐步發(fā)展完善起來，漸漸趕上了全球信息化的潮流，各個行業(yè)在管理方面已經(jīng)從普通的由人來管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，在新的形勢下，檔案管理也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚瑪?shù)字化的管理節(jié)省了大量的人力、物力、財力，也更方便管理和查閱。檔案管理對于完善現(xiàn)代事業(yè)單位制度具有重要作用，科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻，因此，做好檔案的管理工作具有重要的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；信息化

1、檔案管理的重要性和意義

1.1檔案管理的重要性

近年來，隨著我國各方面事業(yè)的飛速發(fā)展和社會主義經(jīng)濟體制改革的不斷深化，各單位的檔案管理工作逐漸發(fā)揮著越來越重要的作用。其實，目前很多人都沒有清楚的認識到檔案管理對一個單位正常運作起到的重要作用，但是，事實上良好的檔案管理對于完善現(xiàn)代化的單位制度具有非常重要的作用。科學規(guī)范的管理檔案，是國家衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。特別是在社會主義經(jīng)濟體制逐步發(fā)展完善的今天，對檔案管理的要求也在逐步提高。新時期檔案的管理工作要求具有更高的科學性，而且要與時俱進，跟上時代的步伐，因此，檔案管理的信息化和數(shù)字化發(fā)展就不可避免。

1.2檔案管理的意義

做好檔案管理工作是一個事業(yè)單位健康發(fā)展的必要條件，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一部分，科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

一個單位的檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的歷史參考和科學發(fā)展提供了第一手資料。檔案管理工作做好了，一方面為單位高層管理人員及時了解單位整體經(jīng)營狀況，可以為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定單位經(jīng)營成果，為單位與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映事業(yè)單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。

2、檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國社會主義經(jīng)濟體制的逐步完善，我國對于法制、法規(guī)的建設(shè)步伐也漸漸的加快，其中有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)也逐步完善，依據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定，嚴格整理檔案的社會環(huán)境也不斷的變好，社會對檔案管理的要求也逐漸提高。同時，社會主義經(jīng)濟體制的發(fā)展使建立完整準確的單位檔案的重要作用也變得越來越明顯，這時正是發(fā)展完善檔案工作的最有利的時機，檔案是記錄一個單位等人群比較密集的工作機構(gòu)及其工作人員的活動記錄，其中包含了大量的對社會有用的信息，因此，檔案所包含的信息比較冗雜，而且各方面的資料比較多，在存儲、查閱和保存方面都很麻煩。

在全球信息化的浪潮中，計算機逐漸被人們所熟知，并且，逐漸的被人們應(yīng)用到實際生活中，計算機因其方便、快捷、速度快和使用普遍等優(yōu)點為人們所喜愛，所以人們漸漸的習慣了通過計算機查閱他們想要的資料，而不是手動的翻閱厚重的文字資料。由于這種現(xiàn)象的廣泛出現(xiàn)，我國大部分的文字資料都已經(jīng)存入了電腦，以電子版的形式出現(xiàn)，既方便了資料的管理，又方便了資料的保存，而且還使人們能夠更加方便的查閱他們想要的資料。

檔案管理也正向信息化和數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，檔案的信息化的管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，而且這樣也更加的方便快捷，更加有利于檔案管理的未來發(fā)展。

3、新時期如何做好檔案的管理工作

3.1檔案管理中存在的問題

隨著改革開放的深入發(fā)展，社會主義經(jīng)濟體制的逐步完善，檔案管理正面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，擁有龐大數(shù)量的檔案資料龐大給資料保管和提供利用帶來許多的困難，對于檔案管理中存在的這些問題，檔案管理的工作人員采取了很多措施，而檔案管理向信息化方向發(fā)展是解決檔案管理中出現(xiàn)問題的重要措施。

3.2新時期如何做好檔案的管理工作

在檔案管理的工作中一定要思路創(chuàng)新，其實檔案的管理工作是很容易被人忽視的，因此一定要深入的對其進行調(diào)查和研究，掌握實情，開闊自己的視野，從而理清工作的思路，研究出適當?shù)墓ぷ鲗Σ撸竽懙膰L試和實踐，最終形成創(chuàng)新的成果。同時，還要建立完善的檔案管理的工作機制，加強對檔案管理工作人員的管理，提高工作人員的素質(zhì)，進一步明確工作人員的職責，從而形成運轉(zhuǎn)靈活和程序嚴謹?shù)臋n案管理工作機制。

其次，還要加強檔案管理的信息化，檔案管理的信息化就是指要把檔案管理的模式從以檔案的實體保管為主導地位的同時，將數(shù)字化和信息化引用到檔案管理的工作中來，從而實現(xiàn)檔案中各種信息的傳遞、接收、存儲以及處理和供給利用的一體化的管理服務(wù)模式。還要保證檔案資料存入計算機后的安全，不要被不法分子所利用，充分的保證檔案信息資源的安全。

最后，還要提高工作人員的自身素質(zhì)，對檔案的管理工作進行充分的認識，加強工作人員對檔案的管理，定期對工作人員進行培訓，不斷的壯大檔案管理的隊伍。

4、結(jié)語

檔案信息化、數(shù)字化管理是新時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是新形勢下順應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇，雖然現(xiàn)在檔案管理還存在著許多的問題，但是任何一種新型技術(shù)的興起都面臨著許多的困難，只要我們堅持發(fā)展下去，解決其中存在的問題，并將之完善，相信檔案的信息化、數(shù)字化管理會取得意想不到的效果。同時，還要注意提高管理人員的綜合素質(zhì)，提高并完善在數(shù)字化管理方面的技術(shù)，加強保密技術(shù)，是檔案信息化、數(shù)字化管理變得更加的完善。

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