談電子檔案在事業單位檔案中的重要作用

王麗梅

[摘 要]隨著計算機互聯網技術以及電子信息系統的不斷完善和發展，我國事業單位地質檔案管理逐漸呈現出電子化傾向。電子檔案管理不僅僅大大節約了事業單位資源與成本，而且大大降低了檔案管理人員的勞動量，提高了工作效率。加強對我國事業單位地質檔案管理中電子檔案管理的研究有著重要的現實意義。

[關鍵詞]電子檔案；事業單位；重要作用

電子檔案是指具有價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。而作為電子檔案中主體的電子文件，在GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規范》中是這樣定義的：“指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”對企業而言它主要產生于企業管理信息系統，主要包括電子文書、電子報表、電子圖紙等等。

一、事業單位電子文件的來源和電子檔案的形成

隨著網絡通訊技術的迅猛發展，管理信息系統的開發與應用也進入了實用化的實質性階段，事業單位開始根據自身的行業特點和發展需要，組建或完善事業單位的網絡環境，在對事業單位進行總體規劃的基礎上，根據事業單位自身實際需求和特點開發實施了面向事業單位管理業務的辦公自動化（OA）、資產管理系統、缺陷管理系統等應用系統。這些系統在管理過程中形成的文件，無疑是事業單位電子檔案的主要來源。下面就文書檔案的電子化過程為例來闡述事業單位電子檔案的形成。

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使事業單位檔案的生成方式發生根大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，文書檔案中的電子文件主要來源于辦公自動化系統（OA）中的公文管理模塊。哈爾濱市兒童福利院電子文件的歸檔采用了網絡移交方式。經過實踐，電子文件的網絡移交途徑有兩種：

（一）借助網絡技術，實現各應用系統與檔案管理系統的聯接

隨著計算機信息管理系統的發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件反映了各部門職能活動的概貌，上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些末輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，由電子文件形成部門編目整理，利用網絡技術，借助電子檔案信息管理系統這個平臺傳輸給檔案部門。

（二）利用信息化網絡管理平臺，由信息中心負責歸檔

為適應辦公自動化工作發展的需要，我們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，對各應用系統進行了整合，使以往的各系統由“分散各異”變為“集中統一”，實現了各系統的有機聯系。

二、電子檔案在事業單位檔案中的作用

（一）強化廣大檔案人員的檔案意識

檔案意識是人們主觀上對檔案及檔案工作的了解程度和認識水平。目前，部分事業單位人員檔案意識淡薄問題仍然普遍存在。不知道檔案是何物，檔案工作是干什么的，認為檔案與自己毫無關系，對檔案工作有誤解，錯誤地認為檔案工作可有可無。由于檔案意識淡薄，就更談不上積累、保護和利用了。以上這些錯誤認識直接影響了事業單位檔案工作的發展。

（二）充分認識計電子算機管理檔案工作的重要性

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為事業單位檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。

（三）數字化事業單位檔案管理的重要性

1.信息時代發展的需要。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在事業單位檔案工作中沒有發揮其應有的作用和價值，檔案利用需求與檔案所能提供的事業單位檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成事業單位檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。

2.參與國際競爭與交流的需要。數字化事業單位檔案管理不僅是檔案部門在工作方式上的創新，更是參與國家信息高速公路的具體體現，它不僅可以充分發揮其信息優勢，以多種語言、文字積極傳播中國悠久、燦爛的歷史文化，而且有利于營造良好的社會發展國際環境，促進國家經濟建設的發展。

3.改善事業單位檔案管理工作，提高事業單位檔案工作社會地位的需要。數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升事業單位檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

（四）加強科技檔案管理隊伍的建設

社會主義市場經濟體制的逐步建立，對事業單位檔案管理人員的素質和技能提出了更高的要求，傳統的檔案管理方法以及事業單位檔案人員單一的知識結構，已經不能完全適應新形勢的發展。特別是事業單位檔案的管理人員，無論是專職還是兼職檔案管理人員，他們大多數都缺少檔案專業知識，而且穩定性差，是一個松散型的隊伍。要真正適應事業單位檔案工作的開展，還要做較大的努力。因此，加強事業單位檔案隊伍的建設尤為重要和迫切。

三、結論

綜上，事業單位電子檔案管理工作是一項專業性強、新興的管理業務。事業單位電子檔案工作具有特殊的規律性，探討事業單位電子檔案管理工作的有效方法，提高管理水平，是一項重要任務。

參考文獻：

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